Kontakteinträge und Adressbücher

Transkript

1 Kontakteinträge und Adressbücher Kontakte anlegen und speichern In den Ordner KONTAKTE wechseln und auf die Schaltfläche NEU klicken S n Die Kontaktdaten in die Formularfelder eingeben Die wichtigsten Kontaktdaten erscheinen als Vorschau in der VISITENKARTE In das Feld NOTIZEN können bei Bedarf zusätzlich Informationen zu dem Kontakt eingetragen werden Über die Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN den Kontakt schließen Sie möchten detaillierte Angaben zum Namen eingeben Auf die Schaltfläche NAME klicken Im eingeblendeten Dialogfenster NAMEN ÜBERPRÜFEN die Daten eintragen weitere -Adressen eingeben Telefonnummern eingeben Adressen eingeben Auf die Pfeilschaltfläche klicken Über die Einträge im Listenfeld können drei unterschiedliche -Adressen eingetragen werden Analog können später die eingetragen E- Mail-Adressen eingesehen werden Im Bereich TELEFONNUMMERN können die Telefonnummern des Kontaktes eingetragen werden Über die Pfeilschaltflächen kann die Art der Telefonnummern ausgewählt werden Auf die Schaltfläche mit dem Namen klicken, um das Dialogfenster einzublenden Auf die Pfeilschaltflächen neben dem Adressfeld klicken Im Listenfeld die Art der Adresse auswählen Auf die Namenschaltfläche klicken Im geöffneten Dialogfenster ADRESSE ÜBERPRÜFEN die Adressdaten des Kontaktes eingeben Für die Adresse, die als Standardadresse gelten soll, das Kontrollfeld DIES IST DIE POSTANSCHRIFT aktivieren Mit der Tastenkombination S H c können Sie, egal in welchem Ordner Sie gerade arbeiten einen neuen Kontakt eingeben 1

2 Wenn andere Personen auf Ihren Kontaktordner Zugriff haben (MS-Outlook als Exchange-Client) können Sie im Kontaktformular Register KONTAKT, Gruppe OPTIONEN mit der Schaltfläche für diese Personen ausblenden Kontakteinträge mit einem Bild versehen Auf eine der beiden Schaltflächen BILD klicken Im Dialogfenster KONTAKTBILD HINZUFÜGEN in den Ordner wechseln, in dem sich das Bild befindet Das Bild markieren und mit der Schaltfläche ÖFFNEN in das Kontaktformular einfügen Das Bild wird neben dem Adressfeld und in der Visitenkarte eingefügt den Kontakt Weitere Kontaktdetails eingeben Im Register KONTAKT, Gruppe KONTAKT auf die Schaltfläche DETAILS klicken Im veränderten Kontaktformular können jetzt weiter Informationen zum Kontakt eingegeben Im Beispiel der Geburtstag Auf die Pfeilschaltfläche des Listenfeldes GEBURTSTAG klicken Im geöffneten Listenfeld den Geburtstag einstellen Das Datum wird automatisch in den Kalender als Erinnerungsserie im Datumskopf des Kalendertages angezeigt Kontakte bearbeiten Vorhandene Kontakteinträge bearbeiten Über das alphabetische Register am rechten Rand des Anzeigebereiches kann ein Kontakt schnell über den Anfangsbuchstaben des Familiennamens gefunden und angezeigt werden Doppelt auf den Eintrag klicken, der bearbeitet werden soll Die Änderungen im geöffneten Kontaktformular vornehmen Die Änderungen durch Anklicken der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN Sie möchten eine -Adresse ändern Die -Adresse markieren und die Taste _ betätigen Die -Adresse doppelt anklicken und die Änderungen im Dialogfenster -EIGENSCHAFTEN vornehmen übernehmen 2

3 Sie möchten eine Web-Adresse ändern Die alte Web-Adresse markieren und die _ - Taste betätigen Geben Sie anschließend die neue Adresse ein Überschrift eines Kontaktes ändern Den Kontakt öffnen im Register KONTAKT das Listenfeld SPEICHERN UNTER öffnen Im Listenfeld den gewünschten Eintrag anklicken Die Änderungen mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN übernehmen Mit Kontakteinträgen arbeiten Eine Nachricht an eine Person aus der Kontaktliste senden Den Kontakt im Anzeigebereich markieren Den Menüpunkt AKTION ERSTELLEN NEUE NACHRICHT AN KONTAKT aktivieren Es wird ein Nachrichtenfenster geöffnet, in dem die -Adresse schon eingetragen ist Den Kontakt auf die Modulschaltfläche ziehen Aus einem Kontaktformular heraus können Sie im Register KONTAKT, Gruppe KOMMUNIZIEREN über die Schaltfläche eine an den Kontakt senden 3

4 Das Adressbuch Adressen in das Adressbuch aufnehmen Das Adressbuch als Sammelstelle von Adresslisten GLOBALE ADRESSLISTE: Enthält die Adressen von Benutzern und Gruppen innerhalb des Netzwerkes Auf einem Einzelplatzrechner ist die globale Adressliste nicht verfügbar OUTLOOK ADRESSSUCHE / KONTAKTE: Hier befinden sich alle Kontakte aus dem Ordner KONTAKTE, für die ein Eintrag im Feld bzw. Fax eingegeben wurden Adressbuch & Ordner Kontakte Für jeden Eintrag im Feld bzw. Fax im Kontaktformular gibt es einen entsprechenden Eintrag im Adressbuch Kontakte Adresse hinzufügen Um das Adressbuch zu öffnen, im Anwendungsfenster auf das Symbol klicken EXTRAS ADRESSBUCH S H b Über den Menüpunkt DATEI NEUER EINTRAG wird das Dialogfenster NEUER EINTRAG geöffnet Durch klicken auf die Schaltfläche OK wird ein neues Kontaktformular geöffnet Eine Nachricht aus dem Adressbuch heraus erstellen Das Adressbuch öffnen und die benötigte -Adresse in der Liste markieren Den Menüpunkt DATEI NEUE NACHRICHT aktivieren Das Nachrichtenfenster wird geöffnet und die -Adresse erscheint im Feld AN Kontaktformular öffnen Das Adressbuch öffnen und doppelt auf den Eintrag klicken Das Kontaktformular öffnen 4

5 Verteilerlisten Verteilerlisten im Adressbuch Kontakte Im Adressbuch den Menüpunkt DATEI NEUER EINTRAG aktivieren Im Listenfeld IN den Eintrag KONTAKTE einstellen Im Listenfeld WÄHLEN SIE DIE ART DER EINTRÄGE den Eintrag NEUE VERTEILERLISTE markieren und mit OK bestätigen Im Dialogfenster VERTEILERLISTE die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN anklicken Im Dialogfenster MITGLIEDER AUSWÄHLEN KONTAKTE im Listenfeld die gewünschten Kontakte markieren und die Schaltfläche MITGLIEDER anklicken Die Adressen werden in das Dialogfenster MITGLIEDER AUSWÄHLEN KONTAKTE eingetragen Das Dialogfenster schließen und die Speicherabfrage mit JA bestätigen Nachrichten an Verteilerlisten senden im Nachrichtenfenster den Namen der Verteilerliste direkt in das Feld AN und / oder CC einfügen und mit Ü bestätigen Nachricht an einen Teil einer Verteilerliste senden / Verteilerliste aktualisieren die Verteilerliste in das Feld AN und / oder CC eintragen Auf das Pluszeichen neben dem Verteilerlistennamen klicken und das Dialogfenster mit OK bestätigen Es werden die Namen aller Mitglieder der Verteilerlist eingetragen Nicht benötigte Adressen aus der Liste manuell entfernen, bzw. neue Adressen hinzufügen Die Nachricht wie gewohnt versenden 5

6 INHALTSVERZEICHNIS Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Kontakteinträge und Adressbücher... 1 Kontakte anlegen und speichern... 1 Kontakteinträge mit einem Bild versehen... 2 Weitere Kontaktdetails eingeben... 2 Kontakte bearbeiten... 2 Vorhandene Kontakteinträge bearbeiten... 2 Überschrift eines Kontaktes ändern... 3 Mit Kontakteinträgen arbeiten... 3 Eine Nachricht an eine Person aus der Kontaktliste senden... 3 Das Adressbuch... 4 Adressen in das Adressbuch aufnehmen... 4 Das Adressbuch als Sammelstelle von Adresslisten... 4 Adressbuch & Ordner Kontakte... 4 Adresse hinzufügen... 4 Eine Nachricht aus dem Adressbuch heraus erstellen... 4 Kontaktformular öffnen... 4 Verteilerlisten... 5 Verteilerlisten im Adressbuch Kontakte... 5 Nachrichten an Verteilerlisten senden... 5 Nachricht an einen Teil einer Verteilerliste senden / Verteilerliste aktualisieren