Handbuch AKSync. Inhaltsverzeichnis. Inhalt. Dienstag, 11. Juni 2013

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1 Handbuch AKSync Inhaltsverzeichnis Inhalt Inhaltsverzeichnis... 1 Grundsätzliches... 2 Begriffsdefinitionen... 2 Produktinformationen... 3 Einsatzgebiete... 3 AKSync-Portal... 3 Benutzeroberfläche... 4 Schaltflächen... 4 Installation... 5 Systemvoraussetzungen... 5 Outlook Termine... 6 Termin in Microsoft Outlook als Auftrag erstellen... 6 Änderung im Termin... 7 Duplizieren eines Termins... 7 Aufträge von TomTom WEBFLEET erhalten... 7 Kontakte... 8 Anlegen eines neuen Kontaktes... 8 Änderung im Kontakt Seite 1 von 10

2 Grundsätzliches AKSync ist eine Erweiterung für Outlook, mit der Sie Ihre Aufträge und Adressen in TomTom Business Solutions über Ihre Standardsoftware Microsoft Outlook verwalten können. AKSync ermöglicht Ihnen eine echte 2-Wege-Kommunikation zwischen Microsoft Outlook und TomTom Business Solutions. Begriffsdefinitionen Bei den Begriffen Termin/ Auftrag und Kontakt/ Adresse kann es leicht zu Missverständnissen kommen. Hier finden Sie die Definition, wie diese Begriffe im Handbuch verwendet werden: Termin: Auftrag: Kontakt: Adresse: Als Termin wird standardmäßig ein Eintrag im Kalender von Microsoft Outlook bezeichnet Ein Auftrag ist ein Termin mit Zielvorgabe in TomTom WEBFLEET Ein Kontakt ist eine Person bzw. Firma mit Anschrift in Microsoft Outlook Eine Adresse ist eine Person bzw. Firma mit Anschrift in TomTom WEBFLEET Diese Begriffe werden in Microsoft Outlook und TomTom WEBFLEET so definiert und deshalb je nach Ausgangsituation im Handbuch entsprechend eingesetzt. Seite 2 von 10

3 Produktinformationen Einsatzgebiete Mit AKSync haben Kunden von TomTom Business Solutions die Möglichkeit, alle Aufgaben von TomTom WEBFLEET schnell und einfach direkt mit Microsoft Outlook zu verwalten. Grundsätzlich kann also jeder, der TomTom Business Solutions und Microsoft Outlook verwendet diese Erweiterung zur einfachen Administration seiner Kontakte und Termine einsetzen. AKSync-Portal Als Nutzer von AKSync erhalten Sie Zugang zum Admin-Portal von AKSync. Hier können Sie die die Benutzerrechte der einzelnen Lizenzen in Ihrer Firma administrieren. Das Portal erreichen Sie unter: Seite 3 von 10

4 Benutzeroberfläche Schaltflächen Im Reiter Senden und empfangen : Seite 4 von 10

5 Installation Durch die Installation von AKSync erweitern Sie Microsoft Outlook um die Funktionalität, Termine und Kontakte von Microsoft Outlook an TomTom WEBFLEET von TomTom Business Solutions zu übergeben und entgegengesetzt Aufträge und Adressen von TomTom WEBFLEET in Microsoft Outlook zu empfangen. Je nach AKSync-Version ist der Funktionsumfang geringer. Systemvoraussetzungen Für die Installation von AKSync sind folgende technische Voraussetzungen erfüllen: Betriebssystem Windows XP oder höher mit aktuellem Servicepack Microsoft Outlook 2003 (eingeschränkt) Microsoft Outlook 2007 oder 2010 Microsoft.NET Framework in der aktuellen Version Damit AKSync mit TomTom WEBFLEET kommunizieren kann, benötigen Sie zudem von TomTom Business Solutions folgende Voraussetzungen: TomTom WEBFLEET Zugang Freischaltung der WEBFLEET.connect-Schnittstelle Outlook Stellen Sie sicher, dass Outlook geschlossen ist 2. Starten Sie die setup.exe von AKSync und folgen Sie den Installationsanweisungen 3. Öffnen Sie Outlook 4. Hier öffnet sich das Fenster für die Eingabe ihrer Zugangsdaten. 5. Geben Sie die Zugangsdaten für AKSync ein: a. Mandant b. Anmeldename c. Kennwort 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden 7. Nun können Sie unter den Einstellungen folgende Einstellungen vornehmen: a. Das Standardfahrzeug ist das Zielfahrzeug, an das Sie ohne zusätzliche Auswahl im Termin-Menü einen Auftrag senden können. Sie können das Feld leer lassen, dann wählen Sie bei jedem Auftrag das Fahrzeug aus einer Liste aus. Wenn Sie dort ein Fahrzeug einstellen, wird dieses standardmäßig vorausgewählt. Die Auswahl für andere Fahrzeuge steht Ihnen beim Erstellen eines Auftrages zusätzlich zur Verfügung. b. Standardland: Bei der Übertragung einer Adresse wird von TomTom Business Solutions eine Länderkennung benötigt. Wenn ihre Ziele hauptsächlich in Deutschland liegen, lassen Sie die Voreinstellung auf Deutschland. Eine manuelle Wahl ist im Kontaktmenü zusätzlich vorhanden. c. Kontakte: Wenn Sie in Outlook mehrere Kontaktordner führen, haben Sie hier die Auswahlmöglichkeit, auf welchen Ordner Sie zugreifen möchten. d. Termine: Wenn Sie in Outlook mehrere Kalender führen, haben Sie hier die Auswahlmöglichkeit, auf welchen Kalender Sie zugreifen möchten. e. Automatische Synchronisation: Bei der Auswahl dieser Option werden alle Termine und Kontakte nach dem Speichern in Outlook an AKSync übertragen. Ebenso werden Änderungen an einem Termin oder Kontakt nach dem Speichern an AKSync übertragen. Änderungen, die im WEBFLEET stattfinden, werden ebenfalls automatisch an Outlook übergeben. f. Verknüpfung im Portal löschen: Hier können Sie die Verbindung zu AKSync trennen um Ihre Lizenz z.b. beim Umzug Ihres Arbeitsplatzes auf einem anderen PC Seite 5 von 10

6 zu nutzen. Nach dreimaligem Trennen der Verknüpfung muss die Lizenz vom Support erneut freigeschaltet werden. Die Installation ist damit abgeschlossen und die grundsätzlichen Einstellungen sind ausgeführt. Sie können diese Einstellungen jederzeit über die Add-In-Optionen in Microsoft Outlook verändern. Nach dem Ändern der AKSync-Einstellungen muss Microsoft Outlook neu gestartet werden. Termine Ihre Termine in Outlook können Sie als Auftrag zu TomTom Business Solutions übermitteln und Aufträge aus TomTom WEBFLEET können Sie automatisiert als Termin in Microsoft Outlook eintragen lassen. Termin in Microsoft Outlook als Auftrag erstellen Termine in Microsoft Outlook können als Aufträge an TomTom WEBFLEET übermittelt werden. 1. Legen Sie wie gewohnt einen Termin in Microsoft Outlook an. Bei aktiviertem AKSync Add-In sehen Sie im rechten Bereich des Termins die Funktionserweiterung von AKSync. Benennen Sie den Termin im Betreff. Das Feld Ort: hat keinen Einfluss auf den Auftrag. Die Zieladresse, die Sie an TomTom WEBFLEET übergeben, stellen Sie im rechten Zusatzbereich von AKSync ein. 2. Bei der Übermittlung des Termins wird lediglich die Zeit Beginnt: übergeben, da TomTom WEBFLEET in der Planung nur den Tag der Ausführung und die geplante Ankunftszeit berücksichtigt. 3. Im oberen Bereich sehen Sie die Statusmeldung zum Auftrag aus TomTom WEBFLEET. Beim Erstellen eines neuen Auftrages ist der Status: AKSync: Nicht gesendet 4. Wählen Sie nun die Funktion Als Auftrag freigeben durch Anklicken des Kästchens. Durch das Setzen des Häkchens wird bei der Synchronisation der Termin zur Übermittlung freigegeben. 5. Die Zieladresse können Sie nun manuell eingeben oder über die Schaltfläche Aus Kontakten auswählen eine Adresse aus Ihren Kontakten auswählen. Sie sehen hier die Kontakte aus Ihrem währen der Installation ausgewählten Kontakte-Ordner. Bedingung ist, dass Sie in einem Outlook-Kontakt mindestens eine Adresse hinterlegt haben. 6. Unterhalb der Zieladresse wird eine Kartenansicht Ihres Ziels eingeblendet. Wenn Sie die Zieladresse manuell eingeben, erscheint diese Karte erst nach der Synchronisation des Auftrages. Wenn Sie die Zieladresse über die Schaltfläche Aus Kontakten auswählen bestimmen und dieser Kontakt bereits mit TomTom WEBFLEET als Adresse synchronisiert ist, sehen Sie die Zielkarte sofort. 7. Nun können Sie den Termin speichern und schließen. 8. Bei aktivierter automatischer Synchronisation wird der Termin sofort übermittelt. 9. Bei manueller Synchronisation haben Sie folgende Möglichkeiten den Termin zu übermitteln: a. Im Outlook-Reiter Senden/Empfangen befindet sich nach der Installation von AKSync das Symbol Synchronisieren. Ein in Microsoft Outlook erstellter Termin mit Auftragsfreigabe wird nach anklicken der Schaltfläche an TomTom WEBFLEET übermittelt. Seite 6 von 10

7 b. Im Bereich Termine werden beim Anklicken des zu übertragenden Termins im Bereich Kalendertools folgende Symbole sichtbar: Synchronisieren: manuelle Synchronisation zwischen Microsoft Outlook und TomTom WEBFLEET Als Auftrag freigegeben: hier können Sie sehen, ob der Termin bereits als Auftrag freigegeben ist. Die Freigabe können Sie hier nachträglich einstellen oder aufheben Fahrzeug. Sie sehen das ausgewählte Fahrzeug. Sie können die Auswahl hier über das Dropdown-Menü verändern. Hilfe: Aufruf des Handbuchs 10. Nach erfolgter Synchronisation finden Sie den Auftrag in TomTom WEBFLEET und der Auftrag wird automatisch an Ihr Fahrzeug übermittelt. 11. Bei der nächsten Synchronisation sehen Sie den neuen Auftragsstatus in Ihrem Outlook- Termin im oberen Bereich der AKSync-Leiste. Daran erkennen Sie auch, dass Ihr Auftrag übermittelt wurde. Änderung im Termin 1. Sie können den Termin in allen Bereichen von Microsoft Outlook wie gewohnt ändern, den Termin also öffnen und Datum und Uhrzeit verändern, eine neue Zieladresse auswählen oder den Termin in Ihrem Kalender mit der Maus verschieben. Alle Änderungen werden erneut an TomTom WEBFLEET übertragen und der geänderte Auftrag wird im Fahrzeug angezeigt. 2. Änderungen eines Auftrages, die direkt in TomTom WEBFLEET durchgeführt werden, werden auch in Microsoft Outlook ausgeführt. Duplizieren eines Termins 1. Bei Terminen, die Sie einfach kopieren wollen, haben Sie 2 Möglichkeiten: a. Durch Kopieren und Einfügen können Sie einen Termin am gewünschten Zeitpunkt duplizieren. b. Durch Verschieben mit der Maus bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste können Sie einen Termin an einem beliebigen Zeitpunkt in Ihrem Kalender als Kopie ablegen. c. Im Anschluss an a. oder b. erhalten Sie einen Hinweis, dass Sie den kopierten Termin neu als Auftrag freigeben müssen, damit er als Auftrag übermittelt wird. d. Bei einer Kopie bleiben die Beschreibung und Zieladresse erhalten, Sie haben aber die Möglichkeit, den Auftrag nach Bedarf zu ändern. Aufträge von TomTom WEBFLEET erhalten 1. Erstellen Sie In TomTom WEBFLEET einen neuen Auftrag und speichern ihn ab. 2. Bei der nächsten Synchronisation von AKSync in Microsoft Outlook werden alle Aufträge, die Ihrem Fahrzeug zugeordnet sind, bei Ihnen in Microsoft Outlook eingetragen und Sie können die Aufträge als Termine in Outlook sehen und auch bearbeiten. 3. Aufträge in Outlook können nun geändert werden. Sie können das Auftragsziel und den Zeitpunkt verändern. Alle Änderungen werden nach erneuter Synchronisation in TomTom WEBFLEET angepasst und im Fahrzeug aktualisiert. 4. Statusmeldungen aus TomTom WEBFLEET zum Auftrag, die sie in Ihrem TomTom PRO angeben, werden von AKSync in ihrem Termin in Microsoft Outlook eingetragen. Seite 7 von 10

8 Kontakte Beim Aufruf eines bestehenden oder beim Anlegen eines neuen Kontaktes in Microsoft Outlook finden Sie neue Bearbeitungsfelder in der Benutzeroberfläche. Dazu müssen Sie sich im voreingestellten AKSync-Kontakte Ordner befinden. Anlegen eines neuen Kontaktes 1. Wählen Sie Ihren Kontaktordner, den Sie zur Synchronisation mit AKSync voreingestellt haben und öffnen einen neuen Kontakt 2. Sie sehen im rechten Bereich neue Felder: a. Kontakt freigeben: Hier stellen sie ein, ob der Kontakt an TomTom WEBFLEET als Adresse übergeben werden soll. Es ist nicht notwendig, den Kontakt an TomTom WEBFLEET zu übermitteln, damit Sie einen Auftrag anlegen können. Die Kontaktauswahl für die Zielangabe in Outlook ist trotzdem möglich. Wenn Sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt im TomTom WEBFLEET die Standzeiten an einer Adresse auswerten möchten, ist dies nur nach vorheriger Übermittlung des Kontaktes möglich. b. Kartenfeld: hier sehen Sie erst mal nur eine Übersichtskarte. Nach der Synchronisation mit TomTom WEBFLEET werden die Geokoordinaten der Adresse übernommen und in Ihrem neuen Kontakt angezeigt. c. In WEBFLEET-Karte freigeben: hier entscheiden Sie, ob der Kontakt als Adresspunkt auf der Karte im TomTom WEBFLEET angezeigt wird Seite 8 von 10

9 3. Füllen Sie die Kontaktfeder wie gewohnt aus und setzen Sie den Haken bei Kontakt freigeben 4. Nun Speichern & schließen 5. Bei automatischer Synchronisation wird der Kontakt nun im Hintergrund mit TomTom WEBFLEET abgeglichen. Bei manueller Synchronisation müssen Sie den Button Synchronisieren klicken 6. Öffnen Sie nach der Synchronisation den Kontakt erneut. 7. Hier sehen Sie nun im rechten unteren Bereich auf einen Kartenausschnitt mit der Kontaktadresse. Dieser Ausschnitt dient auch als Hinweis, ob Ihre Kontaktdaten korrekt übermittelt wurden. Seite 9 von 10

10 8. Sie können diesen Kontakt nun wie gewohnt editieren. Änderungen werden bei erneuter Synchronisation übernommen. Änderung im Kontakt 1. Sie können den Kontakt in allen Bereichen von Microsoft Outlook wie gewohnt ändern.. Alle Änderungen werden erneut an TomTom WEBFLEET übertragen und der geänderte Kontakt wird im WEBFLEET als Adresse angezeigt. 2. Änderungen an einem zugeordneten Kontakt, die direkt in TomTom WEBFLEET durchgeführt werden, werden auch in Microsoft Outlook ausgeführt. Seite 10 von 10