Inhaltsverzeichnis Dokumentverwaltung Organisation von Dokumenten Ordner erstellen Dokumente im Dateisystem behandeln...

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Dokumentverwaltung... 2 Organisation von Dokumenten... 2 Die Dialogfenster ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER... 2 Ordner erstellen... 2 Dokumente im Dateisystem behandeln... 3 Dokumente in anderen Formaten speichern... 4 Dokumente in anderen Dateiformaten speichern... 4 Speichern als PDF... 4 Dokumente mit einem Fremdformat öffnen... 5 Dokumente aus anderen Anwendungen öffnen... 5 Dokumenteigenschaften... 5 Dokumenteigenschaften anzeigen... 5 Dokumente schützen... 6 Zugriffsberechtigungen einrichten... 6 Hinweise zu Passwörtern... 6 Abbildungsverzeichnis... 7 Index (Stichwortverzeichnis)... 7 Seite 1

2 Dokumentverwaltung Organisation von Dokumenten Die Dialogfenster ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER Abbildung 1 - Das Dialogfenster Speichern unter Zum Öffnen eines der beiden Dialogfenster klicken Sie im Register DATEI, auf die Schaltfläche SPEICHERN UNTER bzw. ÖFFNEN. ADRESSLEISTE SYMBOLLEISTE NAVIGATIONS- LEISTE INHALTSBEREICH Zeigt die aktuelle Position innerhalb der Ordnerstruktur an. Über die Schaltfläche der Symbolleiste können Sie die Darstellung der Dokumente einstellen. Dient zum schnellen Bewegen innerhalb der Ordnerstruktur. Über den Eintrag Computer wird die vollständige Ordnerstruktur des Computers eingeblendet. Sollte der Computer Bestandteil eines Netzwerkes sein, sind Sie in der Lage über den Eintrag Netzwerk auf das Netzwerk zuzugreifen. Der Inhalt des aktiven Ordners wird hier angezeigt. Ordner erstellen Wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen wollen. Aktivieren Sie die Schaltfläche NEUER ORDNER. Der neu eingefügte Ordner erhält standardmäßig den Namen Neuer Ordner vergeben Sie einen eindeutigen Namen für den Ordner und bestätigen Sie mit Ü. Seite 2

3 Dokumente im Dateisystem behandeln Abbildung 2 - Dokumente im Dateisystem behandeln Sie möchten ein Dokument kopieren/verschieben ein Dokument umbenennen ein Dokument löschen Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und aktivieren Sie im Kontextmenü den Eintrag AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN, um das Dokument in die Zwischenablage einzulegen. Wechseln Sie zu dem Ordner in den das Dokument eingefügt werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Inhaltsbereich und aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt EINFÜGEN. alternativ Aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt SENDEN AN. Aktivieren Sie im Untermenü den gewünschten Pfad. Klicken Sie den Dokumentnamen mit der rechten Maustaste an und aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt UMBENENNEN. Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit Ü. Markieren Sie das Dokument im Inhaltsbereich das Dokument und betätigen Sie die _ Taste. Bestätigen Sie die Sicherheitsrückfrage mit JA. Seite 3

4 Dokumente in anderen Formaten speichern Dokumente in anderen Dateiformaten speichern Abbildung 3 - Dateityp ändern Aktivieren Sie im Register DATEI den Kategorie SPEICHERN UND SENDEN. Aktivieren Sie hier den Eintrag DATEITYP ÄNDERN. Aktivieren Sie im eingeblendeten Bereich DATEITYP ÄNDERN den benötigten Eintrag. Beenden Sie den Vorgang mit der Schaltfläche SPEICHERN UNTER. Speichern als PDF Aktivieren Sie im Register DATEI den Eintrag SPEICHERN UNTER. Abbildung 4 - Speichern als PDF Seite 4

5 Öffnen Sie im Dialogfenster SPEICHERN UNTER das Listenfeld DATEITYP und aktivieren Sie den Eintrag PDF. Dokumente mit einem Fremdformat öffnen Dokumente aus anderen Anwendungen öffnen Aktivieren Sie im Register DATEI den Eintrag ÖFFNEN. Öffnen Sie das Listenfeld der Schaltfläche. Aktivieren Sie im Listenfeld den Eintrag ALLE DATEIEN oder eines der anderen Formate. Anschließend klicken Sie doppelt auf die gewünschte Datei. Im Inhaltsbereich werden nur noch die Dateien mit dem aktivierten Format angezeigt. Abbildung 5 - Dokumente aus anderen Anwendungen öffnen Word Dokumente werden im sogenannten Kompitibilätsmodus geöffnet. Dokumenteigenschaften Dokumenteigenschaften anzeigen Aktivieren Sie im Register DATEI die Kategorie INFORMATIONEN. Im rechten Bildschirmbereich wird eine Miniaturansicht mit den Eigenschaften des Dokumentes angezeigt. Es werden automatisch unter anderem folgende Informationen angezeigt: Dateigröße, Erstelldatum, Letzte Änderung, Informationen zum Autor Die automatisch erstellten Informationen können nicht verändert werden. Um weitere Dokumenteigenschaften einzublenden, aktivieren Sie den Eintrag ALLE EIGENSCHAFTEN ANZEIGEN. Abbildung 6 - Dokumenteigenschaften Seite 5

6 Dokumente schützen Zugriffsberechtigungen einrichten Aktivieren Sie im Register DATEI die Kategorie INFORMATIONEN. Aktivieren Sie die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN und wählen Sie die gewünschte Option aus. Abbildung 7 - Zugriffsberechtigungen einrichten ALS ABGESCHLOSSEN KENNZEICHNEN MIT KENNWORT VERSCHLÜSSELN BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN DIGITALE SIGNATUR HINZUFÜGEN Die Datei erhält einen Schreibschutz. Die Dokumenteigenschaften erhalten des Status ENDGÜLTIG und es sind keine Änderungen mehr in diesem Bereich möglich. Im Dokument erscheint eine Meldung in der Titelleiste. In der Statusleiste erscheint das Symbol Der Schreibschutz kann wieder entfernt werden. Es kann bei Aktivierung dieser Option ein Kennwort für das Dokument vergeben werden. Zum Öffnen des Dokumentes ist ab jetzt die Eingabe des Kennwortes notwendig. Es wird ein Aufgabenbereich geöffnet, in dem festgelegt werden kann, welche Änderungen von welchem Nutzer vorgenommen werden können. Auch für diese Option kann ein Kennwort vergeben werden. Wenn Sie eine digitale Signatur besitzen können Sie diese hier einfügen. Hinweise zu Passwörtern Ein Passwort muss mindestens 8 Zeichen enthalten. Die Groß- und Kleinschreibung muss eingehalten werden. Das Passwort muss alphanumerisch sein. Abbildung 8 - Passwort Seite 6

7 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Das Dialogfenster Speichern unter... 2 Abbildung 2 - Dokumente im Dateisystem behandeln... 3 Abbildung 3 - Dateityp ändern... 4 Abbildung 4 - Speichern als PDF... 4 Abbildung 5 - Dokumente aus anderen Anwendungen öffnen... 5 Abbildung 6 - Dokumenteigenschaften... 5 Abbildung 7 - Zugriffsberechtigungen einrichten... 6 Abbildung 8 - Passwort... 6 Index (Stichwortverzeichnis) Adressleiste 2 alphanumerisch 6 Dateiformaten 1, 4 Digitale Signatur 6 Format 5 Formate 5 Informationen 5, 6 Inhaltsbereich 2, 3, 5 Inhaltsverzeichnis 1 Kennwort 6 Kompitibilätsmodus 5 Kontextmenü 3 Lage 2 Listenfelder Listenfeldern 5 Ordner 1, 2, 3 Passwort 6, 7 Register 2, 4, 5, 6 Statusleiste 6 Symbolleiste 2 Titelleiste 6 Zugriffsberechtigungen 1, 6, 7 Zwischenablage 3 Seite 7