Word Grundkurs 89

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1 Word Grundkurs 89 Modul 8: Der letzte Schliff Kann auch nachträglich geprüft werden? Kann die Rechtschreibprüfung auch in anderen Sprachen durchgeführt werden? Kann ich die Sprachen auch innerhalb eines Dokuments wechseln? Was bedeuten die grünen Unterstreichungen in meinem Text? Welche Fehler kann die Grammatikprüfung erkennen? Wie kann ich eine Lesbarkeitsstatistik anzeigen lassen? Gibt es eine Möglichkeit, aus langen Dokumenten Schwerpunkte automatisch zusammenfassen zu lassen? Welche Unterstützung bietet Word etwa bei der Erstellung eines Exposees? Was kann ich tun, wenn mir kein weiteres Wort mehr für "Sessel" einfällt? Wer hilft mir, meinen Schreibstil zu verbessern? Gibt es den Thesaurus auch in fremden Sprachen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Erweiterte Optionen der Rechtschreibprüfung Grammatikprüfung AutoZusammenfassen Der Thesaurus Lernziel: Ein Dokument vor dem Ausdruck fehlerfrei und optisch einwandfrei gestalten können. Voraussetzungen: Kenntnis der Bezeichnungen und Funktionen der verschiedenen Elemente des Text-Arbeitsplatzes. Dokumente erstellen bzw. öffnen sowie speichern und schließen können. Text eingeben und bearbeiten können.

2 90 Modul 8: Der letzte Schliff Erweiterte Optionen der Rechtschreibprüfung Kann auch nachträglich geprüft werden? Kann die Rechtschreibprüfung auch in anderen Sprachen durchgeführt werden? Kann ich die Sprachen auch innerhalb eines Dokuments wechseln? Abb. 68: Die nachträgliche Überprüfung der Rechtschreibung Über Menü Extras, Rechtschreibung und Grammatik... ist eine nachträgliche Prüfung der Rechtschreibung möglich. Markierte Wörter, Textpassagen oder auch der gesamte Dokumenttext können überprüft werden. Ist nichts markiert, beginnt Word, den Text durchzulesen und hält an, sobald ein nicht im Wörterbuch enthaltenes Wort gefunden wurde. Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Verfügung: Ändern: Wird im oberen Feld eine manuelle Korrektur vorgenommen oder aus der Liste Vorschläge durch einen Mausklick gewählt, kann anschließend auf Ändern geklickt werden, um die Korrektur im Dokument durchzuführen. Alle ändern: Ersetzt das Wort an allen Fundstellen durch das korrigierte Wort. Einmal ignorieren: Überspringt das bezeichnete Wort. Alle ignorieren: Überspringt das bezeichnete Wort an allen Fundstellen. Zum Wörterbuch hinzufügen: Fügt das bezeichnete Wort dem Benutzer-Wörterbuch hinzu. Rückgängig: Macht die letzte Korrektur rückgängig. AutoKorrektur: Fügt das falsch geschriebene Wort und dessen Änderung in die AutoKorrektur-Liste ein. Optionen...: Führt in das Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik. Um Word zu veranlassen, fremdsprachige Texte zu prüfen, markieren Sie die fremdsprachigen Textpassagen und rufen Sie Menü Extras, Sprache, Sprache festlegen... auf. Nun wählen Sie eine Sprache. Die Rechtschreibprüfung ist dann in der Lage, je nach gewählter Sprache die landesspezifische Korrekturdatei aufzurufen. Rechtschreibprüfung aufrufen Optionen Fremdsprachige Textpassagen Wird vorwiegend in einer fremden Sprache geschrieben, kann diese in dem Dialogfenster Sprache als Standard gesetzt werden. Ist die Option Sprache automatisch erkennen aktiviert, so ist Word in der Lage, die im Text verwendeten Sprachen zu erkennen und beim Korrekturlesen richtig zuzuordnen.

3 Modul 8: Der letzte Schliff 91 Grammatikprüfung Was bedeuten die grünen Unterstreichungen in meinem Text? Welche Fehler kann die Grammatikprüfung erkennen? Wie kann ich eine Lesbarkeitsstatistik anzeigen lassen? Abb. 69: Zusätzlich zu den Korrekturvorschlägen bietet Word auch eine Erklärung dazu an Text wird teilweise bei der Eingabe nicht nur rot, sondern auch grün unterstrichen. Dies sind Kennzeichnungen für grammatikalische Konstruktionen, die Word als möglicherweise fehlerhaft erkannt hat. Wie bei der Rechtschreibprüfung kann mit der rechten Maustaste auf ein so unterstrichenes Wort geklickt werden, um den Korrekturvorschlag des Programms zu sehen. Sie haben die Möglichkeit, im Kontextmenü die vorgeschlagene Ersetzung zu übernehmen oder Einmal ignorieren zu wählen. Informationen zu diesem Satz bietet eine Erklärung des Korrekturvorschlages an. Grammatik... öffnet das gleich lautende Dialogfenster. Ähnlich wie bei der Rechtschreibprüfung werden Einmal ignorieren, Regel ignorieren und Ändern angeboten. Um die Rechtschreib- und Grammatikprüfung zu beschleunigen, können Sie bestimmte Texte, z.b. eine Liste mit Produktnamen oder Texte in anderen Sprachen von der Prüfung ausnehmen. Dazu markieren Sie den Text, der nicht geprüft werden soll, und wählen anschließend Menü Extras, Sprache, Sprache festlegen... und aktivieren im Dialogfenster Sprache das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen. Nach welchen Grammatik- und Stilregeln geprüft wird, können Sie über die Schaltfläche Optionen... (oder Menü Extras, Optionen..., Register Rechtschreibung und Grammatik), Einstellungen... festlegen. Im Dialogfenster Sprache, wie auch durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung (Statuszeile) kann die Kennzeichnung grammatikalischer Fehler ausgeblendet werden. Über Menü Extras, Rechtschreibung und Grammatik... kann die Prüfung nachträglich durchgeführt werden. Während der Eingabe Kontextmenü Keine Prüfung Einstellungen Ausschalten Nachträgliche Prüfung Ist im Register Rechtschreibung und Grammatik (Menü Extras, Optionen...) das Kästchen Lesbarkeitsstatistik anzeigen aktiviert, so wird am Ende der (nachträglichen) Rechtschreib- und Grammatikprüfung eine Einschätzung der Lesbarkeit des Dokuments angezeigt.

4 92 Modul 8: Der letzte Schliff AutoZusammenfassen Gibt es eine Möglichkeit, aus langen Dokumenten Schwerpunkte automatisch zusammenfassen zu lassen? Welche Unterstützung bietet Word etwa bei der Erstellung eines Exposees? Abb. 70: Optionen für die automatisch erstellte Zusammenfassung Die Funktion AutoZusammenfassen... im Menü Extras sucht thematische Schwerpunkte eines Dokuments und fasst diese automatisch zusammen. So kann eine Grundlage für eine Kurzfassung oder ein Exposee erstellt werden. Die Schwerpunkte werden ermittelt, indem jedem Satz des Textes eine Wertung zugewiesen wird: Sätze, die im Dokument häufig verwendete Wörter enthalten, erhalten z.b. eine höhere Wertung. Der Prozentsatz für die Sätze mit der höchsten Wertung kann vom Anwender gewählt werden. Die besten Ergebnisse werden bei gut bzw. detailliert gegliederten Dokumenten erzielt. Haben Sie die Funktion AutoZusammenfassen... gewählt, so beginnt Word unmittelbar mit der Analyse. Anschließend wird ein Dialogfenster eingeblendet, in dem Sie die Art der Anzeige des Ergebnisses bestimmen können: Schwerpunkte hervorheben zeigt die Zusammenfassung an, indem die Zusammenfassung im Text markiert wird. Der Rest des Dokuments wird grau angezeigt. Um die automatische Zusammenfassung weiterbearbeiten zu können, kann Neues Dokument erstellen, welches die Zusammenfassung enthält oder Kurzfassung oder Exposee am Anfang des Dokumentes einfügen gewählt werden. Nur die Zusammenfassung im aktuellen Dokument einblenden zeigt die Zusammenfassung an, indem der Dokumenttext mit Ausnahme der Kurzfassung ausgeblendet wird. Wenn Sie nun OK klicken, um die Zusammenfassung zu lesen, so erscheint die Symbolleiste AutoZusammenfassen. Über die Regler-Schaltfläche kann der Prozentsatz der Detailebene festgelegt werden, die die automatische Zusammenfassung enthalten soll. Funktion Analyse Anzeige Bearbeitung Die Option Dokumentstatistik aktualisieren bewirkt, dass die fünf obersten Stichwörter in das Feld Stichwörter und der Text der Zusammenfassung in das Feld Kommentare der Dokumenteigenschaften kopiert werden. Achtung: Mit diesem Befehl wird der bisherige Inhalt der Felder Stichwörter und Kommentare ersetzt.

5 Modul 8: Der letzte Schliff 93 Der Thesaurus Was kann ich tun, wenn mir kein weiteres Wort mehr für "Sessel" einfällt? Wer hilft mir, meinen Schreibstil zu verbessern? Gibt es den Thesaurus auch in fremden Sprachen? Abb. 71: Kontextmenü und eingeblendeter Aufgabenbereich zum Auffinden von Synonymen Der Thesaurus von Microsoft Word ist ein elektronisches Synonymwörterbuch. Mit seiner Hilfe können Wortwiederholungen vermieden werden. Beim Ersetzen durch Synonyme ist jedoch besondere Aufmerksamkeit geboten: Das Synonym hat möglicherweise einen anderen Artikel, Beugung etc. Ein genaues Korrekturlesen des betroffenen Satzes ist daher unerlässlich. Um den Thesaurus zu verwenden, markieren Sie das betroffene Wort und wählen Sie im Kontextmenü des Wortes Synonyme. Hier finden Sie eine Liste von Vorschlägen, die durch Anklicken an die Stelle des markierten Wortes gesetzt werden können. Der letzte Eintrag in der Liste der Synonyme ist Thesaurus... Alternativ kann Menü Extras, Sprache, Thesaurus... verwendet werden. Anschließend wird der Aufgabenbereich Recherchieren eingeblendet. Sollte dieses Wort mehrere Bedeutungen haben, werden entsprechende Vorschläge in einer Liste im Aufgabenbereich angeführt. Im Listenfenster des gewählten Begriffes können Sie dann zwischen Einfügen, Kopieren und Nachschlagen wählen. Mittels Befehl Einfügen können Sie das Synonym in den Text stellen, wobei das vorher markierte Wort gelöscht wird. Der Befehl Nachschlagen sucht wiederum für diesen Begriff Synonyme. Die beiden Pfeile (Vorherige Suche/Nächste Suche) im Aufgabenbereich ermöglichen Ihnen ein Zurück- und Vorwärtsblättern zu bereits angeklickten Synonymen. Ist ein Text als fremdsprachig festgelegt (Menü Extras, Sprache... bzw. automatische Spracherkennung), ruft der Befehl Thesaurus... die entsprechenden fremdsprachigen Synonyme auf. Einsatz des Thesaurus Kontextmenü Recherchieren Fremdsprachige Synonyme Um zu veranlassen, dass die Menüs, Befehle, Dialogfenster etc. und/oder die Hilfe von MS Word in einer anderen Sprache erscheinen, wird Menü Start, Alle Programme, Microsoft Office Tools und dort Microsoft Office XP-Spracheinstellungen aufgerufen.

6 94 Modul 8: Der letzte Schliff Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Der letzte Schliff 1. Die nachträgliche Prüfung der Rechtschreibung bietet Ihnen erweiterte Optionen gegenüber der automatischen Kontrolle während der Eingabe. Das Programm kann auch veranlasst werden, das Dokument in anderen Sprachen zu prüfen. 2. Die Grammatikprüfung kennzeichnet als fehlerhaft erkannte grammatikalische Konstruktionen durch grüne Unterstreichungen. Analog zur Rechtschreibprüfung können Sie über das Kontextmenü einen Korrekturvorschlag annehmen oder nicht. 3. Die Funktion AutoZusammenfassen analysiert Ihren Text nach inhaltlichen Schwerpunkten und bietet so eine Grundlage zur Erstellung von Exposees oder Zusammenfassungen. 4. Schauen Sie im Synonymwörterbuch nach, wenn Ihnen kein anderes passendes Wort mehr einfällt. Rechtschreibprüfung siehe Seite 90 Grammatikprüfung siehe Seite 91 AutoZusammenfassen siehe Seite 92 Thesaurus siehe Seite 93