Erstellung eines Seriendrucks MS WORD 2003 vs. MS WORD 2000

Transkript

1 Erstellung eines Seriendrucks MS WORD 2003 vs. MS WORD 2000 Starten Sie das Programm MS Word. Start(schaltfläche) Programme MS Office MSWord... Schritt 1: Erstellen sie ihren Brief, den sie sodann als Seriendruck ausführen möchten und speichern sie zunächst ihr Dokument. Schritt 2: Sichern bzw. erstellen sie ihre Datenquelle für den Seriendruck, dh. bspw. bei einer Briefsendung - eine Liste von Personen - mit den Datenfeldern Anrede, Name, Vorname, Anschrift usw. die dieses Schreiben erhalten sollten. Anmerkung: idr erfolgt die Erstellung entspr. Datenquellen im Excel, kann aber ohne weiteres auch in Access oder Word ausgeführt sein. Hier ein Beispiel für Excel: Seite 1 von 10

2 Schritt 3: Wählen Sie nun den Menüpunkt EXTRAS MS WORD 2003 zeigt folgendes Bild... MS WORD 2000 zeigt folgendes Bild... Seite 2 von 10

3 MS WORD 2003 startet nun den Seriendruck-Assistenten, bestehend aus 6 Teilschritten, wie folgende Abbildungen zeigen... Seite 3 von 10

4 Entsprechend den gewünschten Aktivitäten können um Anwender immer wieder entspr. Eingabeeinschränkungen bzw. eine Auswahl im Assistentenfenster vorgenommen werden... Dabei können sich immer wieder Dialogfenster öffnen wie bspw. folgende Empfängerliste... WORD 2003 sieht auch bereits vorgefertigte Elemente wie bspw. Adressblock, Grußzeile udgl. vor siehe Schritt 4 nebenbei. Möchte man keines der vorgefertigten Elemente verwenden, so wählt man einfach Weitere Elemente... die ins Dokument für den Seriendruck eingesetzt werden können siehe Abbildung auf folgender Seite 5! Seite 4 von 10

5 links ein Beispiel für einen entspr. Musterblock obere Abbildung zeigt erscheinendes Dialogfenster, sofern man Auswahl weitere Elemente trifft. Anmerkung: Je nach Datenquelle sieht dies natürlich unterschiedlich aus! Serienfeldelemente werden mit Hilfe von doppelten Pfeilzeichen eingegrenzt bzw. gekennzeichnet und können mit dem Symbol der Serienbriefsymbolschaltfläche in Echtdatenansicht leicht transformiert werden... Seriendruck-Tool-Leiste... Seite 5 von 10

6 folgende Optionen von links oben nach rechts unten stehen hierbei zur Verfügung: Hauptdokument setup Datenquelle öffnen Seriendruckempfänger Adressblock einfügen Grußzeile einfügen Seriendruckfelder einfügen Seriendruckvorschau Seriendruckfelder hervorheben Übereinstimmende Felder festlegen Etiketten übertragen Erster Datensatz Vorheriger Datensatz Gehe zu Datensatz Nächster Datensatz Letzter Datensatz Eintrag suchen Fehlerprüfung Seriendruck in neues Dokument Seriendruck an Drucker Seriendruckergebnis in Mail erstellen Seriendruckergebnis in Fax ausgeben Zur Fertigstellung des Seriendrucks stehen noch zwei Schritte aus. Dabei entsteht zum ursprünglichen Dokument ein neues Dokument, welches die Serienbriefdarstellung beinhaltet, sodass letztendlich zwei Dokumente gegeben sind! Seite 6 von 10

7 MS WORD 2000 startet im Gegensatz zu WORD 2003 nun den Seriendruck- Manager, der nur aus 3 Teilschritten besteht, die im folgenden noch kurz dargestellt werden sollten... Schritt1: Seite 7 von 10

8 Schritt2: Folgende Dialogfenster ergeben sich hierbei: Anmerkung: immer auf den auszuwählenden Dateitypen der Datenquelle achten am besten wählt man alle Dateien und nicht nur alle Word-Dokumente!!! Wird Hauptdokument bearbeiten aktiviert, so legt sich die bereits bekannte Seriendruck-Tool-Leiste automatisch in den Symbolleistenbereich von WORD! vgl. hierzu auch Symbolleiste von WORD 2003 Seite 8 von 10

9 Das Listenfeld Seriendruckfeld einfügen zeigt je nach Adressenvorlage ein unterschiedliches Bild nebenstehend ein Beispiel dafür... Durch einfaches Anklicken des jeweiligen Datenfeldes bspw. Familienname, Vorname... wird dieses in das Hauptdokument übernommen bzw. eingefügt... vgl. folgende Abbildung: Anmerkung: Die einzelnen Datenfelder können in gewohnter weise (markieren und Zeichenformatierung) formatiert werden, sprich: fett, kursiv, farblich, mit unterschiedlicher Schriftgröße und Schriftart usw. Wurde eine Datenquelle importiert bzw. dem Seriendruck zugedacht, so können die Daten auch bearbeitet werden (Schaltfläche von Schritt 2 wird aktiviert!) Seite 9 von 10

10 Schritt3: Nachdem nun das Ursprungsdokument und die Datenquelle erstellt wurde bzw. die Datenfelder im Ursprungsdokument definiert wurden müssen im dritten Schritt die Daten noch zusammengeführt bzw. der Seriendruck ausgeführt werden. Folgendes Dialogfenster öffnen sich bei Klick auf die Schaltfläche Ausführen. Mit Bestätigung der Schaltfläche Zusammenführen öffnet sich nun ein zweites Word bzw. drittes Dokument mit dem gewünschten Serienbriefergebnis! Ursprungsdokument und Serienbriefdokument können somit auch als zwei einzelne Word-Dateien abgespeichert werden. Anmerkung: Änderungen die auf einen gesamten Serienbrief sich beziehen sollen, werden somit erneut im Ursprungsdokument vorgenommen und der Seriendruck wird lediglich nochmals mit Schritt 3 zusammengeführt. Seite 10 von 10