Personalisierte versenden

Transkript

1 1. Starten Sie Excel und Word und klicken in der Word-Menüleiste auf Extras (WICHTIG: personalisierte s werden aus Word versendet) 2. wählen Sie nun Briefe und Sendungen 3. und starten den Seriendruck-Assistent. 4. Setzen Sie Ihre Auswahl auf -Nachrichten 5. und klicken dann auf Weiter: Dokument wird gestartet. 6. Wählen Sie nun, ob Sie dieses Dokument, eine Vorlage oder ein bereits erstelltes (bzw. vorhandenes) Dokument für Ihre nutzen möchten. 7. Jetzt klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen 8. Als nächstes wählen Sie bitte die Datenquelle mit Ihren Empfängern aus. Wenn Sie eine Datei (Excel etc.) nutzen möchten, so wählen Sie bitte Vorhandene Liste verwenden. Möchten Sie Ihre Outlook-Kontakte als Datenquelle nutzen, so wählen Sie bitte Von Outlook-Kontakten wählen. Die Auswahl Neue Liste eingeben ermöglicht eine manuelle Eingabe Ihrer Empfänger. 9. Klicken Sie nun auf Schreiben Sie Ihre 10. Je nach Ihrer Auswahl unter Punkt 8. werden Sie jetzt aufgefordert die jeweilige Datenquelle genau anzugeben. In diesem Beispiel wird eine Excel-Datei als Quelle genutzt. (Wie Sie so eine Datei anlegen wird im Abschnitt Tipps und Tricks näher erläutert) 11. Nun das Datenblatt (Tabelle) der Excel-Datei auswählen, in der sich die Daten Ihrer Empfänger befinden. 12. Jetzt wählen Sie bitte die gewünschten Empfänger aus. 13. Klicken Sie jetzt auf Weiter: Schreiben Sie Ihre Personalisierte versenden

2 Personalisierte versenden 14. Nun können Sie nach Wunsch auf Grußzeile klicken, um eine vorgefertigte personalisierte Grußzeile einzufügen. (WICHTIG: Möchten Sie Ihre Grußzeile selbst erstellen, übergehen Sie diesen Punkt und gehen direkt zu Punkt 16. über) 15. Sie können jetzt auswählen welchen Stil Ihre Grußzeile erhalten soll. (WICHTIG: Wenn Sie eine vorgefertigte Grußzeile nutzen, gehen Sie hiernach direkt zu Punkt 19. über) 16. Klicken Sie auf Weitere Elemente, um eine Grußzeile selbst zu erstellen. 17. Jetzt haben Sie die Möglichkeit einzelne Felder Ihrer Datenquelle in Ihre einzufügen. 18. Nachdem Sie alle gewünschten Datenfelder eingefügt haben, vergessen Sie bitte nicht, zwischen den einzelnen Feldern jeweils eine Leerzeile zu setzen. 19. Geben Sie nun Ihren gewünschten Text ein 20. und klicken auf Weiter: Vorschau auf Ihre -Nachricht 21. Nun sehen Sie die fertige mit den ergänzten Datenfeldern. Ist diese so in Ordnung: klicken Sie bitte auf Weiter: Seriendruck beenden (WICHTIG: Sollte noch Änderungsbedarf bestehen, so klicken Sie bitte auf Zurück: Schreiben Sie Ihre und gehen zu Punkt 19. zurück.) 22. Klicken Sie jetzt bitte auf 23. Passen Sie nun Ihre Versandoptionen an. Im Feld An wählen Sie bitte das Datenfeld aus in dem sich die -Adressen der Empfänger befinden. Dies ist jedoch nur notwendig, wenn Ihre Datenbank über mehrere -Adressen für die Empfänger verfügt. Geben Sie dann Ihren Betreff in der Betreffzeile ein. 24. Wenn Sie jetzt auf OK klicken, werden die Nachrichten versendet.

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4 4. 5.

5 6. { 7.

6 8. { 9.

7 10.

8 11.

9 12.

10 13.

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14 21.

15 22.

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17 Tipps und Tricks 1. Wie lege ich mir eine Excel-Datei mit meinen Empfängern an? Hierzu Bedarf es keiner großen Kunst. Die Datei muss lediglich über Überschriften verfügen und sollte von oben nach unten aufgebaut sein. Die Datenvielfalt und /-menge spielen dabei keine Rolle. Ein sehr einfaches Beispiel wird im Bild 1. dargestellt. (WICHTIG: wenn Sie in Ihre Excel-Datei eine Anrede aufnehmen, kann die personalisierte noch professioneller erstellt werden! Siehe hierzu Punkt 2.) 2. Bedingungsfeld wenn dann. sonst Wenn Ihre Datenquelle über eine Anrede verfügt, können Sie Ihre personalisierte noch professioneller gestalten. Hierzu erstellen Sie Ihre personalisierte bis einschließlich Punkt 13. Nun blenden Sie die Seriendruck-Symbolleiste ein in dem Sie in der Word-Menüleiste auf Extras klicken, dann Briefe und Sendungen wählen, um anschließend die Seriendruck-Symbolleiste einzublenden (siehe Bild 2.). Nun klicken Sie auf Bedingungsfeld Einfügen und anschließend auf Wenn Dann Sonst (siehe Bild 3.). Jetzt können Sie Ihre Grußzeile ganz individuell einrichten. Beispiel: Wenn die Anrede Frau ist, dann soll der Text Sehr geehrte Frau eingefügt werden, ansonsten der Text Sehr geehrter Herr (siehe Bild 4.). Nun setzen Sie Ihre personalisierte am Punkt 16. fort und fügen noch unter Weitere Elemente z.b. den Namen ein.

18 Tipps und Tricks - Bild 1.

19 Tipps und Tricks - Bild

20 Tipps und Tricks - Bild

21 Tipps und Tricks - Bild