Handbuch ECDL 2003 Basic Modul 3: Textverarbeitung Serienbrief erstellen - Datenquelle

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1 Handbuch ECDL 2003 Basic Modul 3: Textverarbeitung Serienbrief erstellen - Datenquelle Dateiname: ecdl3_05_01_documentation_standard.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung - Serienbrief erstellen - Datenquelle Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG SERIENDRUCK AUFGABENBEREICH SERIENDRUCK DATENQUELLE AUSWÄHLEN ZUSAMMENFASSUNG... 17

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5 Serienbrief erstellen - Datenquelle 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit dem Seriendruck und führen ein Dokument mit einer Datenquelle zusammen. 1

6 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung 2 Seriendruck Der Einsatz des Seriendrucks ist immer dann sinnvoll, wenn in gleich lautenden Texten einzelne Passagen variabel, d.h. austauschbar, sein müssen. Bei der Erstellung von Serienbriefen kann dadurch z.b. ein und derselbe Text mit verschiedenen Adressen ausgedruckt werden. Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie zwei Dateien. Zum Einen das so genannte Hauptdokument, Ihren Brief. Zum Anderen die Datenquelle, die in diesem Fall die Adressen enthält. 2

7 Serienbrief erstellen - Datenquelle Diese beiden Dateien wurden zu dem fertigen Seriendruck-Dokument verbunden. Die Daten aus der Datenquelle werden dabei in das Hauptdokument eingesetzt - also z.b. die jeweiligen Adressdaten in den Briefkopf. 3

8 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Die fertigen Serienbriefe können Sie dann entweder direkt ausdrucken... 4

9 Serienbrief erstellen - Datenquelle... oder aber in ein neues Dokument ausgeben. Dieses enthält dann sämtliche Serienbriefe und kann nach Belieben überprüft, ausgedruckt oder auch gespeichert werden. Mit der Erstellung von Serienbriefen ersparen Sie sich viel unnötige Schreibarbeit. 5

10 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung 3 Aufgabenbereich Seriendruck Doch wenden Sie sich nun dem aktuellen Brief zu. Standardmäßig wird in Word 2003 der Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand angezeigt. Über den Aufgabenbereich Seriendruck können Sie sich durch den kompletten Seriendruck führen lassen. > Öffnen Sie die Liste der Aufgabenbereiche mit einem Klick auf die Auswahlschaltfläche. > Wählen Sie hier den Listeneintrag aus. 6

11 Serienbrief erstellen - Datenquelle Der Aufgabenbereich hat sich entsprechend Ihrer Auswahl angepasst. Im oberen Bereich können Sie festlegen, um welche Art von Seriendruck es sich handelt. Die Option Briefe ist voreingestellt und kann auch beibehalten werden. Im unteren Bereich können Sie erkennen, dass Sie in mehreren Schritten durch den Seriendruck geführt werden. Die Wahl des Dokumententyps ist Schritt 1. > Klicken Sie auf den Hyperlink, um zum nächsten Bearbeitungsschritt zu gelangen und das Dokument. 7

12 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Im zweiten Schritt wird das Hauptdokument, auch Startdokument genannt, festgelegt. Hier kann wahlweise das aktuelle Dokument verwendet oder ein neues begonnen werden. Natürlich können Sie für die Erstellung eines neuen Dokuments auch eine Vorlage nutzen. > Klicken Sie auf den Hyperlink, um das aktuelle Dokument als Hauptdokument zu verwenden. 8

13 Serienbrief erstellen - Datenquelle 4 Datenquelle auswählen Das Hauptdokument ist nun festgelegt. Für die Erstellung eines Serienbriefes wird jedoch noch eine Datenquelle benötigt. Die soll in diesem Schritt festgelegt werden. Als Datenquelle kommen unterschiedliche Dateitypen in Frage. So kann die Datenquelle z.b. eine Excel- Tabelle, eine Word-Liste, eine Access-Datenbank oder auch die Einträge in den Outlook- Kontakten sein. > Nutzen Sie den Hyperlink, um Ihre Verzeichnisstruktur nach einer bestimmten Datei zu durchsuchen. 9

14 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung > Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche am rechten Rand des Auswahlfeldes Suchen in. > Wählen Sie das Netzlaufwerk aus. 10

15 Serienbrief erstellen - Datenquelle > Führen Sie einen Doppelklick auf den Ordner aus, um sich dessen Inhalt anzeigen zu lassen. 11

16 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung > Die gewünschte Datei befindet sich im Ordner. Öffnen Sie diesen mit einem Doppelklick. 12

17 Serienbrief erstellen - Datenquelle > Wählen Sie die Datei mit einem Klick mit der linken Maustaste aus. 13

18 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung > Öffnen Sie die Datei abschließend mit der Schaltlfäche. Da es sich um eine Excel-Datei handelt, die aus mehreren Arbeitsblättern besteht, muss an dieser Stelle noch das gewünschte Arbeitsblatt ausgewählt werden. Die Beispieldatei besteht jedoch nur aus einem. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Auswahl des Tabellenblatts zu bestätigen. 14

19 Serienbrief erstellen - Datenquelle Sehr schön. Vor Ihnen liegen nun die kompletten Seriendruckempfänger. Alle Spalten der Datenquelle wurden hier übernommen. Über die Schaltflächen im unteren Bereich des Dialogfensters Seriendruckempfänger können Sie diese Empfänger noch bearbeiten oder auch suchen. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl und verlassen das Dialogfenster mit. 15

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21 Serienbrief erstellen - Datenquelle 5 Zusammenfassung Mit Hilfe der Schaltflächen links können Sie die einzelnen Themen dieser Lerneinheit noch einmal Revue passieren lassen. Wenn Sie sich ausreichend informiert haben und die Lerneinheit beenden wollen, schalten Sie bitte weiter. Seriendruck Der Einsatz des Seriendrucks ist immer dann sinnvoll, wenn in ansonsten gleich lautenden Texten einzelne Passagen variabel, d.h. austauschbar, sein müssen. Bei der Erstellung von Serienbriefen kann dadurch z.b. ein und derselbe Text mit verschiedenen Adressen ausgedruckt werden. Serienbriefe bestehen aus zwei Dateien: Dem Hauptdokument, also dem eigentlichen Brief, und der Datenquelle, die z.b. die Adressen enthält. Diese beiden Dateien werden zu dem fertigen Seriendruck- Dokument verbunden. Die Daten aus der Datenquelle werden dabei in das Hauptdokument eingesetzt - also z.b. die jeweiligen Adressdaten in den Briefkopf. Die fertigen Serienbriefe können dann entweder direkt ausgedruckt oder aber in ein neues Dokument ausgegeben werden. Dieses enthält dann sämtliche Serienbriefe und kann nach Belieben überprüft, ausgedruckt oder auch gespeichert werden. Mit der Erstellung von Serienbriefen ersparen Sie sich viel unnötige Schreibarbeit. Aufgabenbereich Seriendruck Bei der Erstellung von Serienbriefen wird der Aufgabenbereich Seriendruck eingeblendet. Sie können ihn über die Schaltfläche der Titelleiste des Aufgabenbereichs oder über den Menübefehl Extras, Briefe und Sendungen, Serienbrieferstellung einblenden lassen. Im Aufgabenbereich Seriendruck werden Sie in sechs Schritten durch die komplette Erstellung des Serienbriefes geleitet. Hier werden z.b. das Hauptdokument und die Datenquelle festgelegt. 17

22 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Datenquelle auswählen Zur Erstellung des Serienbriefes werden im Aufgabenbereich Seriendruck mehrere Schritte durchlaufen. Im dritten Schritt wird die Datenquelle - also die Liste der Empfänger - ausgewählt. Es kann an dieser Stelle eine neue Liste erstellt, aber auch eine vorhandene Datei geöffnet werden. Wählen Sie dazu den Eintrag Durchsuchen im Aufgabenbereich aus und wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die gewünschte Datei aus. Diese wird Ihnen dann im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt und kann hier noch weiter bearbeitet werden. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, bestätigen Sie dieses Dialogfeld und setzen Ihre Arbeit an dem Brief fort. Die Datenquelle ist damit mit dem Hauptdokument verbunden. 18