Microsoft PowerPoint 2013 Folien gemeinsam nutzen

Transkript

1 Hochschulrechenzentrum Justus-Liebig-Universität Gießen Microsoft PowerPoint 2013 Folien gemeinsam nutzen

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3 Folien gemeinsam nutzen in PowerPoint 2013 Seite 1 von 4 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 Einzelne Folien abspeichern... 2 Veröffentliche Folien einfügen... 3 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Dialogfeld Folien veröffentlichen... 3 Abb. 2: Aufgabenbereich Folien wiederverwenden... 3 Abb. 3: Folie im Aufgabenbereich Folien wiederverwenden... 4

4 Folien gemeinsam nutzen in PowerPoint 2013 Seite 2 von 4 Einleitung Es gibt immer wieder Situationen, wo mehrere Personen (z.b. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Abteilung) Präsentationen erstellen sollen (z.b. für eine Produktpräsentation). Dabei erstellen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwar zum selben Hauptthema, aber zu unterschiedlichen Teilthemen ihre jeweiligen Präsentationen. Jede Präsentation enthält dann natürlich auch Folien mit unterschiedlichem Inhalt, evtl. aber auch Folien mit identischem Inhalt (z.b. die letzte Folie mit Firmenlogo und -adresse). Es wäre zu viel Arbeit, wenn eine (oder auch mehrere) bestimmte Folie(n) von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt wird, aber jeder muss diese Folie(n) für sich selbst erstellen. Einfacher wäre es, diese gemeinsam genutzten Folien werden einmal erstellt und an einem Speicherort mit gemeinsamen Zugriff abgelegt (z.b. auf einem Server). Dann kann jede(r) sich diese Folien bei Bedarf in die eigene Präsentation einfügen. PowerPoint bietet diesbezüglich zwei unterschiedliche Möglichkeiten: Sie können die gemeinsamen Folien in einer Folienbibliothek auf einem Microsoft SharePoint-Server ablegen oder Sie legen jede einzelne Folie in jeweils einer einzelnen PowerPoint-Datei ab, die dann auf einem normalen File- Server (oder einem anderen Speicherort mit gemeinsamen Zugriff) gespeichert werden können. In diesem Skript wird lediglich die zweite Möglichkeit gezeigt, da nicht sichergestellt ist, dass jede(r), der dieses Skript liest, auch Zugriff auf einen Microsoft SharePoint-Server besitzt. In diesem Skript wird zwar die PowerPoint-Version 2013 behandelt, aber die einzelnen Schritte können Sie auch mit PowerPoint 2010 durchführen. Einzelne Folien abspeichern Wenn Sie Folien für den gemeinsamen Zugriff abspeichern wollen, müssen Sie zunächst einmal die Präsentation, die diese Folien enthält, öffnen oder neu erstellen. Wenn Sie Folien aus unterschiedlichen Präsentationen nehmen wollen, müssen Sie den gesamten Vorgang für jede einzelne Präsentationsdatei wiederholen. Bewegen Sie das Maussymbol auf der linken Seite in der Folienübersicht auf eine beliebige Folie (es spielt an dieser Stelle zunächst noch keine große Rolle, ob die Folie, auf die Sie klicken, auch zu den gemeinsam genutzten Folien gehört oder nicht) und klicken die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Folien veröffentlichen. Im Dialogfeld Folien veröffentlichen (siehe Abbildung 1, Seite 3) können Sie nun ganz konkret die Folien auswählen, auf die später jeder zugreifen darf. Dazu müssen Sie nur vor jedem Miniaturbild das zugehörige Kontrollkästchen einschalten. Mit der Schaltfläche können Sie alle Folien auswählen, bzw. die gesamte Auswahl mit der Schaltfläche aufheben. In das Text-/Listenfeld Veröffentlichen in tragen Sie den gemeinsam genutzten Speicherort ein (gegebenenfalls klicken Sie die Schaltfläche an und wählen den Speicherort mit der Maus im Dialogfeld Wählen Sie eine Folienbibliothek aus). Zum Schluss bestätigen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche. PowerPoint speichert nun jede einzelne (markierte) Folie als eigenständige PowerPoint- Datei ab. Der Name dieser PowerPoint-Dateien besteht aus dem Dateinamen der originalen Power- Point-Datei, aus der diese Folien entnommen worden sind, gefolgt von einem Unterstrich und einer dreistelligen Zahl (das ist die Nummer der Folie in der originalen PowerPoint-Datei). Wenn die originale PowerPoint-Datei beispielsweise den Namen Produkt.pptx trägt und Sie haben die Folien 3, 7 und 15 veröffentlicht, dann lauten die Namen dieser drei PowerPoint-Dateien Produkt_003.pptx, Produkt_007.pptx und Produkt_015.pptx.

5 Folien gemeinsam nutzen in PowerPoint 2013 Seite 3 von 4 Abb. 1: Dialogfeld Folien veröffentlichen Veröffentliche Folien einfügen Wenn Sie jetzt eine neue Präsentation erstellen und wollen eine (oder auch mehrere) der veröffentlichten Folien einfügen, wählen Sie im Register Start in der Gruppe Folien den unteren Teil des Symbols Neue Folie und wählen dann den Befehl Folien wiederverwenden. PowerPoint blendet am rechten Fensterrand den Aufgabenbereich Folien wiederverwenden ein. Sie haben nun zwei Möglichkeiten: klicken Sie auf den Link Folienbibliothek öffnen, wenn Sie auf eine entsprechende Datei auf einem Microsoft Share- Point-Server zugreifen wollen oder klicken Sie auf den Link PowerPoint-Datei öffnen (siehe Abbildung 2), wenn Sie auf eine Datei zugreifen wollen, die sich auf einem allgemeinen File-Server befindet (so wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben). Alternativ können Sie auch die Liste anklicken und entweder den Befehl Folienbibliothek durchsuchen oder Datei durchsuchen wählen. Abb. 2: Aufgabenbereich Folien wiederverwenden Im Dialogfeld Durchsuchen (wenn es sich um eine PowerPoint-Datei handelt) wählen Sie dann den gemeinsamen Speicherort und die PowerPoint-Datei aus. Zurück im Aufgabenbereich sehen Sie nun ein kleines Miniaturbild der Folie (siehe Abbildung 3, Seite 4). Klicken Sie das Miniaturbild an, um die Folie in die Präsentation einzufügen. Dabei passt sich das Design automatisch dem Design der aktuellen Präsentation an. Wenn Sie vor dem Einfügen im Aufgabenbereich das Kontrollkästchen

6 Folien gemeinsam nutzen in PowerPoint 2013 Seite 4 von 4 Ursprüngliche Formatierung beibehalten einschalten, wird die Folie mit dem gespeicherten Design und Formatierungen übernommen. Abb. 3: Folie im Aufgabenbereich Folien wiederverwenden Anmerkung: Bedenken Sie bitte, dass im Aufgabenbereich immer nur eine Folie zu sehen ist. Wenn Sie also noch weitere veröffentlichte Folien einfügen wollen, müssen Sie erneut das Dialogfeld aufrufen und die entsprechende PowerPoint-Datei auswählen und öffnen. Sie können aber auch eine komplette Präsentationsdatei, die mehrere Folien enthält, öffnen. Dann bekommen Sie gleich mehrere Miniaturbilder der Folien angezeigt und können sofort verschiedene Folien einfügen.