DOKUMENTATION. Outlook Vorlagen. in Microsoft Office Outlook 2007 einrichten.

Transkript

1 Outlook Vorlagen in Microsoft Office Outlook 2007 einrichten.

2 Die Arbeitsschritte A. B. C. D. Vorlagen sicher ablegen. Signaturen entfernen. Menüpunkt Vorlagen einfügen. Untermenüpunkt mit Link auf die Vorlage erstellen.

3 A. Vorlagen sicher abstellen A.1 Legen Sie den Ordner mit den Vorlagen an einem sicheren Ort ab, nicht etwa in einem temporären Verzeichnis wie Eigene Dateien. Legen Sie die Vorlagen dort ab, wo Sie auch andere wichtige Dokumente speichern würden und so, dass Outlook auch jederzeit darauf zugreifen kann. B. Signaturen entfernen B.1 Klicken Sie im Outlook auf Extras -> Optionen. Wechseln Sie in den Kartei-Reiter Format (1) und klicken Sie dort auf Signaturen (2). 1 2 B.2 Wählen Sie im Kartei-Reiter Signatur (3) das entsprechende Konto aus (4). Löschen Sie im Feld Signatur bearbeiten die bisher verwendete Signatur (5). Klicken Sie abschließend auf OK (6). Klicken Sie im Fenster Optionen (aus Schritt B.1) ebenfalls auf OK (7)

4 C. Menüpunkt Vorlagen einfügen C.1 Klicken Sie im Menü auf Extras -> Anpassen. C.2 Im Fenster Anpassen klicken Sie als erstes auf den Kartei-Reiter Befehle (1) und wählen dann unter Kategorien den Punkt Neues Menü (2). Fassen Sie den Befehl Neues Menü (3) an und ziehen ihn per Drag&Drop (Anfassen und Fallenlassen) an einen beliebigen Punkt in Ihrer Menüleiste (4) f C.3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das im Schritt C.2 eingefügte Neue Menü (5) und ändern Sie im Feld Name die Beschriftung des Menüpunktes in Vorlagen (6) Hinweis: Achten Sie darauf das Fenster Anpassen immer während der Bearbeitungsschritte aufzulassen, da sonst einige Bearbeitungsfunktionen der folgenden Schritte nicht möglich sind.

5 D. Untermenüpunkt mit Link auf die Vorlage erstellen D.1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Menüpunkt Vorlagen (1), sodass ein Mini- Aufklappmenü entsteht (2). 1 2 D.2 Klicken Sie im Fenster Anpassen unter Kategorien auf Aktionen (3) und wählen Sie den Befehl Formular auswählen (4). 3 4

6 D.3 Ziehen Sie den Befehl Formular wählen in das Mini-Aufklappmenü aus Punkt D.1 (5). 5 f D.4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Formular wählen (6) und tragen Sie im Feld Name die neue Menübeschriftung ein, zum Beispiel Vorlage 1 (7)

7 D.5 Klicken Sie in diesem Aufklappmenü auf den letzten Menüpunkt Hyperlink zuweisen (8) und dann auf Öffnen (9). 8 9 D.6 In dem nun erschienen Fenster wählen Sie unter Link zu den Punkt Datei oder Webseite (10) und navigieren dann zu dem Ordner auf Ihrem PC/Server auf den Sie die Vorlagen abgelegt haben (siehe Punkt A.1) (11). Markieren Sie die Vorlage (12) und klicken Sie abschließend auf OK (13)

8 D.7 Klicken Sie im Fenster Anpassen nur noch auf Schließen (14). Sie können nun durch wählen des Menüpunktes Vorlagen -> Vorlage 1 Ihre Vorlage öffnen. 14 D.8 Beim Öffnen kommt es unter Windows zu einer Fehlermeldung. Diese einfach ignorieren und auf Öffnen klicken (15). Unter Windows XP kann man durch Herausnehmen des Häkchens unter Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen (16) das weitere Auftreten der Fehlermeldung verhindern. Unter Windows Vista ist dies leider nicht möglich. Hier muss immer auf Öffnen geklickt werden D.9 Um weitere Vorlagen einfügen zu können wiederholen Sie einfach den kompletten Schritt D.