FreePDF XP. Dokumentation

Transkript

1 FreePDF XP Dokumentation

2 Impressum Herausgeber: Verfasser: Essener Systemhaus, Betrieb der Stadt Essen, Benutzerservice Andreas Walter August 2007, 1. Auflage

3 Inhaltsverzeichnis Seite Vorwort 1 Erstellung eines PDF-Dokumentes, (Beispiel: Word) 2-4 Besonderheiten bei Excel-Dokumenten 5-7

4 Vorwort Das PDF-Dateiformat hat sich in den letzten Jahren zu einem Standard für das elektronische Verbreiten von Dokumenten entwickelt. Man kann davon ausgehen, dass es auf fast jedem Computer angezeigt werden kann. Der Hauptvorteil des Formates liegt darin, dass ein Dokument nahezu perfekt auf verschiedenen Computern und anderen Ausgabegeräten (wie Druckern) reproduziert werden kann. Damit eignet sich das PDF-Format auch zum Archivieren von Dokumenten und Unterlagen. Einen einfachen Weg hierbei geht das Programm FreePDF XP, indem es einen zusätzlichen Drucker auf Ihrem PC installiert. Wird dieser Drucker zum Ausdruck ausgewählt, erfolgt die Ausgabe des Dokumentes nicht auf einem Drucker, sondern es wird ein PDF-Dokument erstellt. So können Sie ein PDF-Dokument aus jeder beliebigen Anwendung heraus erstellen. Diese Dokumentation soll Ihnen einen Einblick in die Anwendung von FreePDF XP geben. Sollte FreePDF XP noch nicht auf Ihrem PC installiert sein, wenden Sie sich bitte an den First-Level-Support unter NA FreePDF XP Dokumentation

5 Erstellung eines PDF-Dokumentes, (Beispiel: Word) Zunächst starten Sie die Anwendung Microsoft Word. Öffnen Sie über das Menü Datei/Öffnen Ihr Dokument. Um FreePDF XP aufzurufen, klicken Sie nicht auf das Druckersymbol, sondern wählen Sie den Befehl Datei/Drucken, um zur Druckerauswahl zu gelangen. FreePDF XP Dokumentation

6 Hier wählen Sie aus der Liste der ansteuerbaren Drucker den Eintrag FreePDF XP aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Daraufhin öffnet sich der FreePDF XP -Assistent. Empfohlen werden die dort bereits ausgewählten Standardeinstellungen, so dass Sie nur noch in der Eingabezeile PDF-Dateiname einen Namen vergeben und über die Schaltfläche Ablegen den Speicherort für das zu erstellende PDF-Dokument auswählen müssen. FreePDF XP Dokumentation

7 Bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern. Nun wird FreePDF XP Ihr Dokument umwandeln. Je nach Größe des gewählten Ursprungsdokumentes dauert dieser Vorgang unterschiedlich lang. Zur Bestätigung, dass das Ursprungsdokument in ein PDF-Dokument umgewandelt wurde, öffnet sich nun der Adobe Acrobat Reader. FreePDF XP Dokumentation

8 Besonderheiten bei Excel-Dokumenten Bei der Umwandlung von Microsoft Excel-Dokumenten gilt es zu beachten, dass das Layout der Tabellenblätter, wie bei einem normalen Ausdruck auch, vorher entsprechend angepasst werden muss. Prüfen Sie daher zunächst mit Hilfe des Befehls Datei/ Seitenansicht, ob sich Ihre Tabelle über mehrere Blätter erstreckt. Sollte dieses der Fall sein, passen Sie die Ausgabe Ihres Dokumentes mit Hilfe der Instrumente Seitenansicht/Layout oder der Seitenumbruchvorschau entsprechend an. Sollte sich Ihre Tabelle über mehrere Seiten verteilen, wählen Sie bitte vor dem Drucken den Befehl Datei > Seite einrichten : FreePDF XP Dokumentation

9 Setzen Sie nun den Punkt unter Skalierung vor Anpassen. Dann wählen Sie bei der Druckqualität den Eintrag 600 dpi aus. Im Anschluss senden Sie das Dokument an FreePDF, indem Sie auf die Schaltfläche Drucken klicken. FreePDF Wählen Sie unter dem Punkt Name den Drucker FreePDF aus. Bitte beachten Sie darüber hinaus, ob Sie nur das aktuelle Arbeitsblatt, sprich Ausgewählte Blätter (Standardeinstellung) oder alle Arbeitsblätter, also die Gesamte Arbeitsmappe ausdrucken möchten. FreePDF XP Dokumentation

10 Tipp: Sollten Sie z.b. eine Tabelle erstellt haben, welche zwar in der Breite dem Format A4 entspricht, sich jedoch in der Länge über mehrere Seiten erstreckt, so wählen Sie auf der Registerkarte Tabelle die Funktion Wiederholungszeilen oben aus. Um diese Funktion zu nutzen wählen Sie zunächst den Befehl Datei/Seite einrichten. Klicken Sie rechts neben dem Eingabefeld auf das Tabellensymbol und wählen Sie im Anschluss aus Ihrer Tabelle die gewünschte Zeile mit den Spaltenüberschriften (in der Regel die erste Zeile Ihrer Tabelle) aus. Hierzu klicken Sie auf die Nummerierung der Zeile. Bestätigen Sie dann die Enter -Taste um Ihre Auswahl zu übernehmen. Somit wird nun die Kopfzeile mit Ihren Spaltenüberschriften auf jeder Seite Ihrer Tabelle im Ausdruck in das PDF-Dokument übernommen. FreePDF XP Dokumentation