Im Folgenden wird Ihnen an einem Beispiel erklärt, wie Sie Excel-Anlagen und Excel-Vorlagen erstellen können.

Transkript

1 Excel-Schnittstelle Im Folgenden wird Ihnen an einem Beispiel erklärt, wie Sie Excel-Anlagen und Excel-Vorlagen erstellen können. Voraussetzung: Microsoft Office Excel ab Version 2000 Zum verwendeten Beispiel: Um die Renten und damit verbundene Kranken- und Pflegeversicherung besser überblicken zu können, haben wir eine Excel-Datei (ÜbersichtRenten.xls) erstellt. Im ersten Tabellen-Blatt Übersicht können wir die Summen der einzelnen Renten einsehen. (Abb. 79) Seite 1 von 21

2 Die Daten der einzelnen Renten werden über die Tabellen-Blätter Rente 1 4 ermittelt. (Abb. 80) Im Tabellen-Blatt Rente 1 können wir sehen, dass sich die Summe der einzelnen Renten aus den monatlich erhaltenen Renten bildet. Hier können wir festhalten, wann sich eine Rente oder die Kranken- und Pflegeversicherung geändert hat (Rentenerhöhung bzw. Erhöhung der Pflegeversicherung). Die Werte aus dem Tabellen-Blatt Übersicht übertragen wir von Hand ins ESt-PLUS (B8 B11 in die Spalten der Anlage R Zeile 5; D12 in Mantelbogen Zeile 70). Um die Verwaltung der Datei müssen wir uns selbst kümmern (Datei-Verwaltung, Zuordnung zum Mandanten, Sicherung, usw.). Seite 2 von 21

3 Erstellen einer Excel-Anlage am Beispiel: Um die Excel-Datei (ÜbersichtRenten.xls) als Excel-Anlage in verwenden zu können, gehen wir wie folgt vor: Wir starten und öffnen die Akte des Mandanten, zu dem die Excel-Anlage erstellt werden soll, in der Formular-Ansicht. Die Werte der Excel-Datei sollen in die Eingabefelder der Anlage R Zeile 5 und Mantelbogen Zeile 70 geschrieben werden. Wir suchen uns eines der Eingabefelder aus und klicken mit der linken Maustaste hinein. Anschließend klicken wir mit der rechten Maustaste hinein, das Kontext-Menü öffnet sich. Über Anlagen klicken wir auf den Menüpunkt Neue Excel-Anlage. (Abb. 81) Seite 3 von 21

4 Es öffnet sich nun der Dialog Neue Excel-Anlage erstellen. (Abb. 82) Da wir eine fertige Excel-Datei besitzen klicken wir auf Vorhandenes Dokument. Seite 4 von 21

5 Zuerst vergeben wir der Excel-Anlage einen Namen, in unserem Beispiel wäre dies Anlage Renten. Anschließend müssen wir unsere Excel-Datei (ÜbersichtRenten.xls) auf unserem Rechner über das Lupensymbol. (Abb. 83) Wir können nun auf Weiter klicken. Seite 5 von 21

6 Nun müssen wir alle Eingabefelder in auswählen, in die wir die Werte der Excel-Anlage schreiben möchten. Das Feld Anlage R Zeile 5 Spalte Rente 1 ist bereits vorbelegt. Uns fehlen also noch 4 Felder: Anlage R Zeile 5 Spalte Rente 2 4 und Mantelbogen Zeile 70. Um ein weiteres Feld hinzufügen zu können, schieben wir einfach den Dialog zur Seite und klicken mit der linken Maustaste in das nächste Feld. Anschließend klicken wir in unserem Dialog mit der rechten Maustaste auf den Ordner Markierungen, ein Kontext-Menü öffnet sich, in dem wir auf Markiertes Feld hinzufügen klicken. (Abb. 84) Diesen Vorgang wiederholen wir solange, bis alle Felder markiert worden sind. Seite 6 von 21

7 Damit wir die markierten Felder besser voneinander unterscheiden können, vergeben wir Ihnen nun andere Namen. Dies können wir, indem wir mit der rechten Maustaste auf eine Markierung klicken und im Kontext-Menü auf Bearbeiten klicken. (Abb. 85 Die erste Markierung der Anlage R Zeile 5 benennen wir in Rente1 Rentenbetrag um. Seite 7 von 21

8 Gleiches machen wir mit den restlichen Markierungen. (Abb. 86 Wir können nun auf Weiter klicken. Seite 8 von 21

9 Die Excel-Anlage wird nun geöffnet. Wir werden nun die einzelnen Excel-Zellen mit den Markierungen von verbinden. Wir beginnen mit der Markierung Rente1 Rentenbetrag. Mit der linken Maustaste klicken wir in die entsprechende Excel-Zelle unserer Excel-Anlage. Im Kontext-Menü von Excel finden wir die Markierung Rente1 Rentenbetrag unter ESt-Plus Markierungen. Da der Wert von der Excel- Anlage in geschrieben werden soll, klicken wir nun auf Wert nach ESt-Plus schreiben. (Abb. 87 Seite 9 von 21

10 Die Excel-Zelle wird gelb markiert und erhält einen Kommentar. Diesen Vorgang wiederholen wir für die restlichen Markierungen. (Abb. 88 Die Excel-Anlage ist vorerst fertig. Wir können Excel nun speichern und schließen. Beim Schließen können wir nun angeben, ob die Werte der Excel-Anlage an übermittelt werden sollen. Dies haken wir an und klicken auf Ja. (Abb. 89) Die Excel-Anlage wird nun geschlossen. Seite 10 von 21

11 Im können wir in den markierten Feldern die übertragenen Werte sehen. (Abb. 90) Sie können die Excel-Anlage nun durch klicken auf das neue Symbol öffnen oder über das Kontext-Menü. neben den Eingabefeldern Seite 11 von 21

12 (Abb. 91 Ändern einer existierenden Excel-Anlage am Beispiel: Da wir die Excel-Anlage auch für andere Mandanten verwenden möchten (als Vorlage) wäre es schön, den Vornamen und Nachnamen des Mandanten von zu erhalten. Um uns Arbeit zu sparen führen wir die nötigen Änderungen direkt in unserer Excel-Anlage durch. Wir öffnen nun den Mantelbogen, da dieser Vorname und Nachname des Mandanten enthält. Über Eingabe -> Anlagen Verwalten -> Excel-Anlagen öffnen wir den Excel-Manager. (Abb. 92 Seite 12 von 21

13 Im Excel-Manager können wir über die Registerkarte Excel-Anlagen unsere Anlage Renten sehen. Wenn wir nun auf die Anlage Renten klicken, können wir auf der rechten Seite die zugehörigen Markierungen sehen. Wir fügen nun die Markierungen der Felder Vorname und Nachname hinzu und benennen die Markierungen um (siehe Erstellen einer Excel-Anlage). (Abb. 93 Wenn wir nun auf den Knopf Excel-Anlage öffnen / bearbeiten (Werkzeugsymbol) klicken wird die Excel-Anlage geöffnet. Seite 13 von 21

14 Wir klicken nun mit der rechten Maustaste in die Excel-Zelle für den Mandanten Vorname und wählen über das Kontext-Menü die Markierung Mandant Vorname aus. Da wir den Wert von lesen möchten, klicken wir auf Wert von ESt-Plus lesen. (Abb. 94) Die Excel-Zelle wird nun mit einer grünen Farbe markiert. Der Vorname wird von gelesen und in die Excel-Zelle geschrieben. Seite 14 von 21

15 Diesen Schritt wiederholen wir ebenfalls für den Nachnamen. (Abb. 95) Wir können nun die Excel-Anlage speichern und schließen. Seite 15 von 21

16 Im Excel-Manager können wir nun sehen, dass die Markierungen, die gelesen werden, mit grünen und die Markierungen, die geschrieben werden, mit gelben Fähnchen gekennzeichnet sind. (Abb. 96) Seite 16 von 21

17 Erstellen einer Excel-Vorlage am Beispiel: Um aus unserer Excel-Anlage Anlage Renten eine Excel-Vorlage zu erzeugen gehen wir wie folgt vor: Wir öffnen den Excel-Manager (siehe Ändern einer existierenden Excel-Anlage) und klicken auf die Registerkarte Excel-Vorlagen. Anschließend klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Ordner Vorlagen. Im Kontext-Menü wählen wir den Punkt Neue Vorlage. Der Dialog Neue Excel-Vorlage erstellen ist nun geöffnet. (Abb. 97 Da wir unsere Excel-Vorlage aus unserer Anlage Renten erzeugen möchten klicken wir auf Vorhandene Anlage. Seite 17 von 21

18 Wir sehen nun unsere Anlagen für den aktuell geöffneten Mandanten. (Abb. 98) Nachdem wir Anlage Renten ausgewählt haben und unsere Vorlage den Namen Vorlage Renten gegeben haben, klicken wir auf Weiter. Seite 18 von 21

19 Die Markierungen der Anlage Renten wurden übernommen und werden uns nun angezeigt. (Abb. 99) Wir möchten diese unverändert beibehalten und klicken auf Weiter. Seite 19 von 21

20 Die Excel-Datei wird nun geöffnet (Es handelt sich hierbei um eine Kopie der Anlage Renten). Um die Vorlage Renten neutral zu gestalten löschen wir die bisher eingetragenen Werte. Die Werte in den lesenden Excel-Zellen (grün) brauchen wir nicht zu löschen, da diese beim Öffnen immer wieder neu eingelesen werden. Anschließend schließen wir die Excel-Vorlage. (Abb. 100) Seite 20 von 21

21 Hinweise: Excel-Anlagen Allgemein: Eine Excel-Anlage ist immer einem Mandanten für einen Veranlagungszeitraum in einer Steuerart zugeordnet. Öffnet man z.b. die Akte des Mandanten in einer anderen Steuerart, sind die Excel- Anlagen aus der vorherigen Steuerart nicht vorhanden. Beim Sichern, Import, Export, Einlagern und Auslagern einer Akte werden die Excel-Anlagen berücksichtigt! Erstellen von Excel-Anlagen: Sie können Excel-Anlagen aus leeren und vorhandenen Excel-Dokumenten, sowie aus einer Excel- Vorlage erstellen. Öffnen von Excel-Anlagen: Excel-Anlagen können über drei Wege geöffnet werden: Über das Symbol hinter dem entsprechenden Formularfeld Über das Kontext-Menü - Anlagen Über den Excel-Manager Das Symbol hinter dem entsprechenden Formularfeld und das Kontext-Menü Anlagen erscheinen nur bei Eingabefeldern, deren Wert durch eine Excel-Anlage geschrieben werden. Excel-Vorlagen Allgemein: Eine Excel-Vorlage kann für jeden Mandanten in jedem Veranlagungszeitraum und in jeder Steuerart verwendet werden. Sollten markierte Eingabefelder nicht existieren, werden diese beim Umwandeln in eine Excel-Anlage entfernt. Erstellen von Excel- Vorlagen: Sie können Excel-Vorlagen aus leeren und vorhandenen Excel-Dokumenten, sowie aus einer Excel- Anlage erstellen. Öffnen von Excel-Vorlagen: Excel-Vorlagen können nur über den Excel-Manager geöffnet werden. Seite 21 von 21