Whitepaper. Produkt: combit address manager / combit Relationship Manager. Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server

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1 combit GmbH Untere Laube Konstanz Whitepaper Produkt: combit address manager / combit Relationship Manager Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server

2 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Inhalt Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server 3 Dateien synchronisieren 3 Synchronisieren der im Dokumentencontainer verknüpften Dateien 3 Konfiguration auf dem Notebook 3 Offlinedateien-Assistent 4 Erweiterte Synchronisationseinstellungen 5 Konfiguration der erweiterten Synchronisationseinstellungen 6 Synchronisation automatisieren 8

3 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Dateien synchronisieren Ab Microsoft Windows 2000 ist die Zubehöranwendung Aktenkoffer durch eine Synchronisationsfunktion in der Dateiverwaltung ersetzt worden. Sie bietet deutlich mehr Möglichkeiten als die vorgenannte Anwendung aus Windows 9x und erlaubt etwa das automatische Aktualisieren von Dateien. Synchronisieren der im Dokumentencontainer verknüpften Dateien Damit Sie auch auf Ihrem Notebook außerhalb Ihres Netzwerkes alle Dateien des Dokumentencontainers zur Verfügung haben, zeigt Ihnen dieses Whitepaper die notwendigen Konfigurationseinstellungen. Der einfachheithalber gehen wir in diesem Whitepaper von einem Unterverzeichnis \DokuDaten\ aus, in dem alle Dateien des Dokumentencontainers gespeichert sind. Konfiguration auf dem Notebook Stellen Sie die gewohnt Verbindung über das eingerichtete Laufwerksmapping mit den address manager / crm Dateien über den Windows Explorer her. Klicken Sie den gewünschten Ordner oder einzelne Dateien darin mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Offline verfügbar machen. Sollte die Menüfunktion nicht vorhanden sein, so können Sie diesen unter Extras > Ordneroptionen auf der Registerkarte Offlinedateien aktivieren. [ Menüpunkt im Windows Explorer]

4 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Über diesen Menüpunkt wird ein Assistent gestartet, der Sie weiterführt. Offlinedateien-Assistent Im zweiten Schritt des Assistenten aktivieren Sie bitte die Option Offlinedateien bei der An- und Abmeldungen automatisch synchronisieren, um die Dateien automatisch mit dem An- und Abmeldem an Ihrem Arbeitsplatz auf dem aktuellen Stand zu haben. Im nächsten Schritt aktivieren Sie die beiden Optionen Erinnerungen aktivieren und Verknüpfung zum Ordner Offlinedateien auf dem Desktop erstellen an. Anschließend kann der Assistent über Fertig stellen abgeschlossen werden.

5 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Nach dem Klick auf Fertig stellen kopiert Windows automatisch die zu synchronisierenden Dateien in den Ordner Offline Files Folder. Diesen erreichen Sie über das Icon Verknüpfung mit Offlinedateien auf dem Desktop. Zum Bearbeiten klicken Sie eine Datei darin doppelt an und öffnen die zugehörige Anwendung. Um später die Dateiversionen abzugleichen, klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen den Befehl Synchronisieren. [ Geöffneter Ordner Offlinedateien ] Nach der erfolgreichen Synchronisation werden bei getrennter Netzwerkverbindung die synchronisierten Dateien im gemappten Laufwerk angezeigt. Zur besseren Unterscheiden werden Synchronisationsdateien mit einem Pfeil dargestellt. [ Anzeige von synchronisierten Dateien ] Erweiterte Synchronisationseinstellungen Nach dem Synchronisieren der Offlinedateien erscheint für kurze Zeit ein Fenster, der den Erfolg der Aktion meldet. Klicken Sie in diesem Dialog Sie auf den Button Setup um in die Synchronisationseinstellungen zu gelangen.

6 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Konfiguration der erweiterten Synchronisationseinstellungen In diesem Dialog sind die durch den Assistenten eingestellten Optionen Bei An- Abmeldung am/vom Computer [ 1 ] aktiv. Desweitern können Sie eine andere bereits konfigurierte Netzwerkverbindung [ 2 ] auswählen. Im Fenster [ 3 ] darunter wählen Sie dann aus, welche Ordner das Betriebssystem automatisch synchronisieren soll. Um einen Ordner aus der Auswahl zu entfernen, muss lediglich die Option dafür über die Checkbox deaktiviert werden.

7 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server [ Erweiterte Synchronisationseinstellungen ] Mit der Option Synchronisation von Objekten bestätigen legen Sie fest, dass Windows vor dem Kopieren der Files jeweils noch einmal nachfragt. Wechseln Sie nun zur Registerkarte Bei Leerlauf. In diesem Fenster legen Sie fest, ob und wann Ihr Notebook die Dateien während des laufenden Betriebs synchronisieren soll. Diese Funktion ist weniger für den Datenabgleich zwischen stationären und mobilen Rechnern als vielmehr für die Synchronisation von Dateien verschiedener PCs in einem Netzwerk gedacht. Wählen Sie zuerst die Verbindung und die abzugleichenden Ordner aus. Im Anschluss daran aktivieren Sie die Funktion, indem Sie die Option Objekte synchronisieren, wenn der Computer im Leerlauf ist ankreuzen. Der Button Erweitert führt Sie dann zu einem Fenster, in welchem Sie die Leerlaufzeit und die anschließenden Intervalle bis zum nächsten Datenabgleich einstellen. Um Strom zu sparen, schalten Sie die Funktion Keine Synchronisation, wenn der Computer im Akkubetrieb läuft an.

8 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Synchronisation automatisieren Die letzte Registerkarte Geplante Tasks, es ist zunächst leer. Mit dieser Funktion können Sie die Synchronisation von Dateien bzw. Ordnern genau planen. Der Klick auf Hinzufügen startet wiederum einen Assistenten, der Ihnen bei den notwendigen Einstellungen hilfreich zur Seite steht. Bestätigen Sie zunächst mit Weiter. Im nächsten Schritte geht es die Auswahl der Verbindung und der zu synchronisierenden Ordner. Darunter finden Sie die Option Verbindung automatisch herstellen. Über diese Option können Sie z.b. eine Verbindung über das DFÜ-Netzwerk mit dem Hauptrechner erzwingen, falls diese noch nicht aktiv sein sollte. Nach dem Klick auf Weiter erreichen Sie einen Taskplaner, mit dem Sie den Zeitpunkt der Synchronisation planen können.

9 Datenabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server Über Weiter können Sie dem angelegten Synchronisationstask einen Namen zuweisen. Anschließend müssen Sie lediglich über Weiter und Fertig stellen Task erstellen. Alle angelegten Synchronisationstasks werden nun auf der Registerkarte Geplante Tasks angezeigt und können ggf. später über Bearbeiten entsprechenden geändert werden. Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.