Hilfe zur Urlaubsplanung und Zeiterfassung

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1 Hilfe zur Urlaubsplanung und Zeiterfassung Urlaubs- und Arbeitsplanung: Mit der Urlaubs- und Arbeitsplanung kann jeder Mitarbeiter in Coffee seine Zeiten eintragen. Die Eintragung kann mit dem Status anfragen, genehmigt oder abgelehnt versehen werden. Damit ist auch ein kleines Bestätigungsverfahren möglich. Die ersten Schritte: Kontrollieren Sie den Mitarbeiterstamm. Beim ersten Start werden automatisch die Benutzer von Coffee als Mitarbeiter übertragen. Die Unterscheidung zwischen Mitarbeiter und Benutzer hat folgende Gründe: 1. Benutzer sind wirklich nur die Personen die das CRM System vollständig oder in weiten Teilen nutzen. 2. Mitarbeiter die nur die Zeitenerfassung und Urlaubsplanung benutzen, können hier hinzugefügt werden. 3. Die Mitarbeiterverwaltung enthält zusätzlich eine Rechteverwaltung, welche in diesem Programm benötigt werden. HINWEIS: Bei der ersten Übertragung der Benutzer sind alle Rechte freigeschaltet. Dies müsste angepasst werden. Als nächstes sind die Zeitgruppen zu definieren. Sie können Zeiten wie z.b. Dienstreise, Zeitausgleich usw. frei mit Farbe und dem angezeigtem Symbol definieren. Die Bedienung: Wählen Sie zunächst den Zeitraum (Monat und Jahr) und den Mitarbeiter aus. Dies wird normalerweise schon richtig vorbelegt auf die aktuelle Zeit und dem Benutzer, welcher das System aktuell benutzt. Für eine vorzeitige Urlaubsplanung wird die Zeit aber meisten wohl eher nicht passen. IT-Reiners 2014 Seite 1

2 Zeiten eintragen: Drücken Sie in der Tabelle die linke Maustaste und ziehen Sie dann die Maus nach rechts oder links. So werden die gewünschten Tage markiert. Bei bereits markierten Tagen wird über den gleichen Vorgang die Markierung wieder aufgehoben. Sie können auch einzelne Tage mit einem kurzen linken Mausklick markieren. Drücken Sie nun die rechte Maustaste um folgenden Menü einzublenden. Hier können Sie auswählen, welche Zeit eingetragen werden soll. Die Reihenfolge der Auflistung können Sie bei der Erfassung der Zeit-Gruppen über die Sort Nummer beeinflussen. Für das Genehmigungsverfahren können Sie anfragen, genehmigen, oder ablehnen auswählen. Die muss jedoch in einem zweiten Schritt erfolgen. Möchten Sie im Coffee Terminkalender ebenfalls eine Eintragung vornehmen, z.b. eine Dienstreise, so können Sie dies mit dem Menüpunkt unten vornehmen. Das war s schon! Lesen Sie ggf. unten den Kapitel Stammdaten. Jahresansicht der Urlaubs- Arbeitsplanung: IT-Reiners 2014 Seite 2

3 Zeiterfassung: Mit der Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeiten erfassen. Die Tabelle wird automatisch vorbelegt mit allen Tagen des aktuellen Monats. Klicken Sie auf einen Tag um den Dialog für die Zeiterfassung zu öffnen. Sie können bei der Eingabe die Arbeitszeit einem Arbeitsbereich, einem Projekt, oder einem Team Zuordnungen. Diese drei Bereiche können unter Stammdaten frei definiert werden. HINWEIS: Wenn Sie für einen Tag weitere Zeiten erfassen möchten, z.b. 2 Stunden auf ein anderes Projekt, so wählen Sie das gewünschte Datum (Eingabe oben, oder mit Mausklick in der Tabelle) und anschließend den Button Neu. IT-Reiners 2014 Seite 3

4 Über den Monatsbericht kann eine Liste für die Arbeitszeit eines Monats ausgegeben werden. Die erhalten eine Vorschau, können eine PDF File erstellen, oder die Liste drucken. d Sollte die Liste nicht ihren Wünschen entsprechen, so kann mit einem Formulardesigner die Liste angepasst werden. Es ist auch möglich, dass Sie mehrere Vorlagen für verschiedene Zwecke erstellen. IT-Reiners 2014 Seite 4

5 Auswertungen: Mit der Monatsliste erhalten Sie für jeden Monat eine Zusammenfassung der Stunden. In der Projekt Liste erhalten Sie eine monatliche Zusammenfassung der verbrauchten Stunden auf die jeweiligen Projekte Stammdaten: Diese Stammdaten können erfasst werden. Wichtig ist die Erfassung und Rechte Vergabe der Mitarbeiter. Mit den Stammdaten Projekte und Teams können Sie für die Zeiterfassung die Projekte und Teams festlegen. Mitarbeiter erfassen: Achten Sie auf die Rechte, i.r. sollte nur eine Person über obige Rechte verfügen. Die Felder Login Name und Passwort sind bei der ersten Übertragung der Coffee Benutzer identisch. Für zusätzliche Mitarbeiter sollte entsprechende Login Namen und Passwörter verwendet werden. IT-Reiners 2014 Seite 5

6 Viel Spaß bei der Anwendung Sie haben noch Fragen? Besuchen Sie unsere FAQ auf Melden Sie sich an und erfassen Sie ihre Frage. Dies ist uns sehr wichtig. Wir werden dann unsere Hilfedateien entsprechend ergänzen. IT-Reiners 2014 Seite 6