Tutorial. Wie kann ich meinen Kontostand von meinen Tauschpartnern in. übernehmen? Zoe.works - Ihre neue Ladungsträgerverwaltung

Transkript

1 Wie kann ich meinen Kontostand von meinen Tauschpartnern in Tutorial übernehmen?

2 1. Schritt : Legen Sie ein Startdatum fest Im ersten Schritt legen Sie für Ihr Unternehmen ein Startdatum fest, an dem Sie Ihre Ladungsträgerverwaltung komplett auf Zoe.works umstellen.

3 2. Schritt : Sortieren Sie Ihre Tauschbelege Im zweiten Schritt werden alle Tauschbelege nach dem Bearbeitungsstatus sortiert. Unser Tipp: Legen Sie sich dazu zwei Ablagefächer an und beschriften Sie diese mit dem Bearbeitungsstatus. Offene Belege sind alle Tauschbelege, die noch nicht verbucht wurden. Erledigte Belege sind alle Tauschbelege, die schon auf Ihr Konto verbucht wurden.

4 3. Schritt : Alle Belege bis zum Startdatum verbuchen Verbuchen Sie wie gewohnt alle offenen Belege.

5 4. Schritt : Kontostand abstimmen Halten Sie Rücksprache mit Ihren Tauschpartnern über die Höhe des Kontostandes. Um ganz sicher zu gehen, dass alle Kontostände von Beginn an korrekt sind, empfehlen wir Ihnen, den aktuellen Kontostand mit Ihrem jeweiligen Tauschpartner abzustimmen. Somit werden etwaige Diskussionen über die Höhe des Kontostandes zu einem späteren Zeitpunkt vermieden.

6 5. Schritt : Kontostand für registrierte Zoe.works Tauschpartner* übertragen * registrierte Tauschpartner sind Unternehmen, die auch bei Zoe.works angemeldet sind. Um den Kontostand in Zoe.works zu übernehmen, füllen Sie einfach einen Tauschbeleg aus. Erstellen Sie in Zoe.works einen Tauschbeleg 5.1

7 5. Schritt : Kontostand für registrierte Zoe.works Tauschpartner übertragen Wenn Sie Guthaben bei Ihrem Tauschpartner haben, geben Sie diese Menge für den jeweiligen Ladungsträger bei Ausgang ein. Wenn Sie Schulden bei Ihrem Tauschpartner haben, dann geben Sie diese Menge für den jeweiligen Ladungsträger bei Eingang ein. 5.2

8 5. Schritt : Kontostand für registrierte Zoe.works Tauschpartner übertragen Wenn alle Angaben korrekt sind, unterschreiben Sie diesen Tauschbeleg mit Ihrem Unterschriften-PIN. Ihr Tauschpartner wird nach Ihrer Unterschrift automatisch per benachrichtigt, dass Sie diesen Tauschbeleg unterschrieben haben. 5.3

9 6. Schritt : Kontostand für nicht-registrierte bzw. selbst angelegte Tauschpartner* übertragen * nicht-registrierte bzw. selbst angelegte Tauschpartner sind die Unternehmen, die Sie selber als Tauschpartner angelegt haben. Um den Kontostand in Zoe.works zu übernehmen, füllen Sie einfach einen Tauschbeleg aus. Erstellen Sie in Zoe.works einen Tauschbeleg 6.1

10 6. Schritt : Kontostand für nicht-registrierte bzw. selbst angelegte Tauschpartner übertragen Wenn Sie Guthaben bei Ihrem Tauschpartner haben, geben Sie diese Menge für den jeweiligen Ladungsträger bei Ausgang ein. Wenn Sie Schulden bei Ihrem Tauschpartner haben, dann geben Sie diese Menge für den jeweiligen Ladungsträger bei Eingang ein. 6.1

11 6. Schritt : Kontostand für nicht-registrierte bzw. selbst angelegte Tauschpartner übertragen Wenn alle Angaben korrekt sind, unterschreiben Sie diesen Tauschbeleg mit Ihrem Unterschriften-PIN. 6.2

12 6. Schritt : Kontostand für nicht-registrierte bzw. selbst angelegte Tauschpartner übertragen Um den Kontostand nun vollständig zu übertragen, klicken Sie auf weiter und dann auf weiter ohne PIN. Dann laden Sie zur Bestätigung des Kontostandes ein PDF oder ein Foto hoch, dass den Kontostand bestätigt (z.b. einen Kontoauszug oder eine Ihres Tauschpartners (in PDF umgewandelt), in der Ihnen bestätigt wird, dass der Kontostand korrekt ist). Geben Sie zusätzlich den Namen/ die Nummer des Kontoauszuges oder der an. 6.3

13 7. Tauschbelege kontrollieren Sie können den Status Ihrer Tauschbelege jederzeit in der Belegübersicht nachverfolgen. Sobald der Tauschbeleg von Ihrem Tauschpartner unterschrieben wurde, wird dieser automatisch in Ihrer Auswertung angezeigt. Dieser Beleg wurde noch nicht vom Tauschpartner unterschrieben. Dieser Beleg wurde vom Tauschpartner unterschrieben.

14 Prozessstabilität für Speditionen Um ganz sicherzugehen, dass alle Ihre Mitarbeiter auch externe handschriftliche Papierbelege in Zukunft in Zoe.works erfasst haben, empfehlen wir Ihnen, auf jedem externen Papierbeleg die Zoe.works Belegnummer zu vermerken. Somit haben Sie sichergestellt, dass dieser Tauschbeleg auch in Zoe.works erfasst wurde. Außerdem haben Sie so eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller handschriftlichen Belege und es rutscht kein Beleg mehr durch. Zoe.works Übrigens: Als kostenlosen Service für Sie, haben wir vorgefertigte Papierbelege für Ihre LKW-Fahrer auf unserer Internetseite ( bereitgestellt, die bereits ein Feld für die Zoe.works Belegnummer enthalten. Sie können diese Papierbelege einfach herunterladen und für Ihre Fahrer ausdrucken.

15 Checkliste: Kontostand in Zoe.works übertragen 1. Schritt Startdatum festlegen Schritt Belege sortieren offene Belege erledigte Belege 3. Schritt Verbuchen Sie alle offenen Belege wie gewohnt. 4. Schritt Stimmen Sie Ihre Kontostände mit Ihren Tauschpartnern ab. 5. Schritt Übertragen Sie Ihren Kontostand für Ihre registrierten Zoe.works Tauschpartner 6. Schritt Übertragen Sie Ihren Kontostand für Ihre eigens angelegten Tauschpartner. 7. Schritt Kontrollieren Sie den Status der Unterschriften Ihrer Tauschbelege

16 Zoe.works - Ihre neue Ladungsträgerverwaltung