Rechnung Angebot Zeiterfassung

Transkript

1 Rechnung Angebot Zeiterfassung Zeitangebot Inhalt Allgemeines Einen Zeitauftrag aus einem Angebot erstellen Zeitangebot in Rechnung stellen Zeitangebot drucken_ Berichte über Zeitangebote Anwenderberechtigungen h.1fob9te h.3znysh7 h.2et92p0 h.tyjcwt h.3dy6vkm - _Toc Allgemeines Zeitangebote sind eine neue Funktion für Benutzer, die sowohl über Angebot als auch über Zeiterfassung verfügen. Mithilfe von Zeitangeboten können Sie Ihren Kunden nach Zeit abgerechnete Aufträge anbieten. Wird das Angebot angenommen, so können Sie es in Zeiterfassung mit einem einfachen Klick in einen Auftrag umwandeln und die Zeit für diesen Auftrag dann in einem Bericht erfassen. Wenn Sie über Fortnox Rechnung verfügen, können Sie dem Kunden Ihre Zeit in Rechnung stellen. Hinweis: Zurzeit können Zeitangebote nur in Stunden (Std) angegeben werden. Einen Zeitauftrag aus einem Angebot erstellen Um aus einem Angebot einen Zeitauftrag zu erstellen, öffnen Sie Angebot Angebote Neues Angebot und aktivieren den Optionsschalter Auftrag im Kopf des Angebots (siehe unten). 1

2 Erstellen Sie das Angebot nun wie gewohnt. - Wählen Sie einen Kunden aus. - Geben Sie die Anzahl der Stunden (Std) ein. - Speichern Sie das Angebot. 2

3 Wenn der Kunde das Angebot annimmt, können Sie in Zeiterfassung einen Auftrag daraus erstellen, indem Sie einfach auf Speichern und Auftrag (Zeiterf.) erstellen klicken. Nachdem Sie gespeichert haben, werden Sie automatisch zu Zeiterfassung Register Aufträge geführt. Dort ist bereits ein neuer Auftrag auf der Grundlage des Angebots erstellt worden (siehe unten). In dem Auftrag ist ein Link angegeben, der zu dem Angebot zurückführt. Wechseln Sie nun zu Angebot Angebote Auflisten. 3

4 Das Angebot wird jetzt als Akzeptiert gekennzeichnet und mit grünem Hintergrund angezeigt. Klicken Sie unter Zeiterfassung Register Aufträge auf den Auftrag, um ihn zu öffnen. Wenn der Auftrag auf der Grundlage eines Angebots erstellt wurde, wird die Angebotsmenge in einer eigenen Spalte angezeigt. Sie können bei diesem Auftrag jetzt wie üblich die Zeit berichten und in Rechnung stellen. Zeitangebot in Rechnung stellen In der Rechnungsansicht können Sie verfolgen, wie viele Ihrer angebotenen Stunden bereits in Rechnung gestellt wurden und wie viele noch in Rechnung gestellt werden müssen (siehe unten). 4

5 Wenn Sie angebotene Zeit in Rechnung stellen, erscheint die Rechnung (wie alle anderen Zeitrechnungen) im Rechnungsmodul. Sie wird in der Liste als RZ (für Rechnung nach Zeit) gekennzeichnet (siehe unten). 5

6 Wenn Sie die Rechnung öffnen und auf das Symbol Nachverfolgung klicken, wird ein Link zurück zu dem Angebot angegeben, das dem Auftrag in Zeiterfassung zu Grunde liegt, aus dem die Rechnung erstellt wurde. Hinweis: Rechnungen für Zeitangebote können nicht massenverarbeitet werden. Zeitangebot drucken Wenn die Angebotsnummer, auf deren Grundlage der Zeitauftrag erstellt wurde, auf der gedruckten Rechnung erscheinen soll, fügen Sie der Druckvorlage die Variable {OUR_QUOTE_NO} hinzu. Mehr darüber erfahren Sie im Abschnitt: Create Custom Print Templates. Berichte über Zeitangebote 6

7 Ein Bericht zeigt den Status der angebotenen Zeit. Wählen Sie im Dropdownmenü von Berichte den Punkt Quoted time (Angebotene Zeit) und füllen Sie die Felder für die Filter wie gewünscht aus (siehe unten). Die Berichte können als PDF- Dateien ausgegeben oder in Excel exportiert werden. Anwenderberechtigungen Unter Einstellungen Anwender müssen Anwender, die einen Auftrag aus einem Angebot erstellen sollen, über die Zugriffsberechtigung Auftrag aus Angebot erstellen verfügen. 7