Outlook 2010 Daten importieren und exportieren

Transkript

1 OU.018, Version Kurzanleitung Outlook 2010 Daten importieren und exportieren Alle Outlook-Elemente wie Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben speichert Outlook in sogenannten Datendateien, die auch als Persönliche Ordner-Dateien bezeichnet werden. Die Outlook-Datendateien weisen die Endung ".PST" auf (Personal Storage). Möchten Sie Outlook-Daten wie beispielsweise Ihre Kontakte einer anderen Person zur Verfügung stellen oder auf einem anderen Computer nutzen, müssen Sie sie in eine Outlook-Datendatei exportieren und diese der anderen Person übermitteln oder auf einen externen Datenträger speichern. Die andere Person muss die Outlook-Datendatei auf ihrem eigenen Computer speichern und anschliessend in ihr Outlook importieren. Daten in Outlook-Datendatei exportieren > Klicken Sie im Register Datei auf den Befehl Öffnen und anschliessend auf Importieren. > Damit starten Sie den Import/Export-Assistenten. > Markieren Sie im ersten Schritt des Import/Export-Assistenten den Eintrag In Datei exportieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

2 Outlook 2010, Daten importieren und exportieren 2 > Markieren Sie im zweiten Schritt des Import/Export-Assistenten den Eintrag Outlook- Datendatei (.pst) und bestätigen Sie mit Weiter. > Markieren Sie im dritten Schritt des Assistenten im Bereich Ordner, aus dem Sie exportieren möchten den gewünschten Outlook-Ordner beispielsweise den Ordner Kontakte und aktivieren Sie die Option Unterordner einbeziehen, wenn Sie allfällige Unterordner ebenfalls exportieren möchten. > Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, wenn Sie nur Elemente exportieren möchten, die bestimmte Kriterien erfüllen und geben Sie die entsprechenden Kriterien im Fenster Filtern ein.

3 Outlook 2010, Daten importieren und exportieren 3 > Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und klicken Sie anschliessend auf Weiter. > Geben Sie im vierten Schritt im Feld Exportierte Datei speichern unter den Pfad und den Namen an, unter dem die exportierte Datendatei gespeichert werden soll oder lokalisieren Sie diesen mit der Schaltfläche Durchsuchen. > Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Fertig stellen. > Das Fenster Outlook-Datendatei erstellen wird eingeblendet. Ein Kennwort ist nur erforderlich, wenn Sie einen Zugriff unberechtigter Personen auf Ihre Daten befürchten müssen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

4 Outlook 2010, Daten importieren und exportieren 4 > Die Outlook-Datendatei wird im gewünschten Ordner erstellt. Sie kann nun auf einen anderen Datenträger kopiert oder per übermittelt werden. Outlook-Datendatei importieren Haben Sie eine Outlook-Datendatei (Datei mit der Endung *.PST) per -Nachricht oder auf einem Datenträger erhalten, können Sie diese in Outlook importieren. Beachten Sie dabei, dass fremde Daten nur in Ausnahmefällen importiert werden sollten. > Speichern Sie die Outlook-Datendatei auf Ihrem Computer. > Klicken Sie in Outlook im Register Datei auf den Befehl Öffnen und anschliessend auf den Befehl Importieren. > Damit wird der Import/Export-Assistent gestartet. > Stellen Sie sicher, dass der Eintrag Aus anderen Programmen oder Dateien importieren markiert ist und klicken Sie auf Weiter. > Blättern Sie im zweiten Schritt zum Eintrag Outlook-Datendatei (.pst), markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf Weiter.

5 Outlook 2010, Daten importieren und exportieren 5 > Im nächsten Schritt wählen Sie über Durchsuchen die gewünschte Datei aus und bestimmen, wie allfällige Duplikate behandelt werden sollen. Normalerweise sollten keine Duplikate importiert werden. Klicken Sie anschliessend auf Weiter. > Legen Sie die Optionen für den Import fest. Möchten Sie nur bestimmte Outlook- Ordner oder -Elemente aus der Datendatei importieren, können Sie diese über die Schaltfläche Filter selektieren. Ist die Option Elemente in denselben Ordner importieren in aktiviert, werden die ausgewählten Elemente in dieselben Ordner in Outlook importiert. Ist ein Ordner in Outlook nicht vorhanden, wird er beim Importvorgang erstellt. > Starten Sie den Importvorgang mit einem Klick auf Fertig stellen. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "Outlook 2010 Vertiefung" lernen Sie fortgeschrittene Funktionen von Outlook im Detail kennen.