Kommunikations-Management

Transkript

1 Tutorial: Wie importiere und exportiere ich Daten zwischen myfactory und Outlook? Im vorliegenden Tutorial lernen Sie, wie Sie in myfactory Daten aus Outlook importieren Daten aus myfactory nach Outlook exportieren Die folgenden Themen werden behandelt: Kurzbeschreibung...1 Profileinstellungen...2 So legen Sie ein Profil an...7 So starten Sie den Datenaustausch...9 Kurzbeschreibung Achtung Beim Datenaustausch zwischen myfactory und Outlook ist Folgendes zu beachten: Die Geschäftsadresse eines Kontakts in Outlook wird in myfactory unter der Adresse (Dialog Adresse, Register Grundlagen) angelegt. Die Privatadresse eines Kontakts in Outlook wird in myfactory unter dem Ansprechpartner (Dialog Adresse, Register Ansprechpartner) angelegt. myfactory bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten zwischen myfactory und Outlook auszutauschen, um so einen gleichen Datenbestand in Outlook und in myfactory zu erreichen. Sie können in myfactory Daten (Kontakte, s, Termine, Aufgaben) aus Outlook importieren. Daten (Ansprechpartner, Termine, Aufgaben) aus myfactory nach Outlook exportieren. Der Datenaustausch, also der Export oder der Import, besteht aus den Schritten Profil-Erstellung und Datenaustausch, die nachfolgend kurz erläutert werden. Profil erstellen Um einen Datenaustausch durchzuführen, müssen Sie zuerst die Einstellungen des Datenaustauschs vornehmen, wie z. B. folgende: Sollen Kontakte, s, Aufgaben und Termine aus Outlook in myfactory importiert werden? Sollen nur Ansprechpartner nach Outlook exportiert werden? Welcher Zeitraum soll für den Datenaustausch berücksichtigt werden? Welcher ordner in Outlook und welcher ordner in myfactory soll berücksichtigt werden? Sollen beim Import aus Outlook alle Aufgaben berücksichtigt werden oder nur solche, die einer bestimmten Kategorie angehören? Sollen beim Export nach Outlook private Termine und private Aufgaben berücksichtigt werden? Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese in einem so genannten Profil. Sie können verschiedene Profile anlegen. Diese Profile können Sie wieder verwenden, d.h. Sie brauchen die Einstellungen nicht jedes Mal neu festzulegen. Datenaustausch starten Nachdem Sie ein oder mehrere Profile angelegt haben, können Sie ein Profil auswählen und den Datenaustausch starten. Nach Ende des Datenaustauschs wird Ihnen die Datenmenge angezeigt myfactory International GmbH Seite 1 von 11

2 Profileinstellungen Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über die möglichen Profileinstellungen. Diese Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Dialog Outlookprofile. Die Einstellungen sind dort nach Themen auf Registern gruppiert. Hinweis Wie Sie zum Dialog Outlookprofile gelangen, lernen Sie im Abschnitt So legen Sie ein Profil an. Grundlagen Im Register Grundlagen legen Sie ein Profil an. Neben dem Namen und einer Beschreibung des Profils legen Sie dabei fest, wie Zeitraumangaben interpretiert werden. Darüber hinaus können Sie festlegen, dass der Datenaustausch nur simuliert wird. Simuliert bedeutet, dass Ihnen nur die Datenmenge des Datenaustauschs angezeigt wird. Ein tatsächlicher Datenaustausch findet jedoch nicht statt. Feld Kürzel Bezeichnung Nur zur Simulation Zeitraum Funktion Kurzname des Profils Beschreibung des Profils (maximal 50 Zeichen) Simulation des Datenaustauschs. Bewirkt, dass nach der Ausführung des Profils, die Datenmenge des Datenaustauschs im Fenster Protokoll (Dialog Profil ausführen) angezeigt wird (siehe So starten Sie den Datenaustausch). Legt die Einstellung des Zeitraums fest: Wenn der Eintrag feste Zeiträume ausgewählt ist, können Sie in den weiteren Registern den Zeitraum durch ein Anfangs- und ein Enddatum definieren. Bei allen weiteren Zeitraum-Einstellungen (z. B. 1 Tag/ + 1 Tag) ist das Buchungsdatum (das Datum, welches Sie bei der Anmeldung in myfactory angeben) die Grundlage für den Zeitraum. Der Zeitraum besteht aus der ausgewählten Anzahl von Tagen vor und nach dem Buchungsdatum myfactory International GmbH Seite 2 von 11

3 Ansprechpartner Im Register Ansprechpartner können Sie einstellen, ob in myfactory Kontakte aus Outlook importiert werden oder Ansprechpartner aus myfactory nach Outlook exportiert werden. Des Weiteren können Sie das Outlook-Postfach und den Outlook-Kontaktordner auswählen. Es stehen dabei alle Postfächer und Kontaktordner, die in Outlook verfügbar sind, zur Auswahl. Mit Hilfe der Kategorie können Sie festlegen, dass nur Kontakte mit einer bestimmten Kategorie aus Outlook importiert werden. Hinweis Wenn Sie in myfactory Kontakte aus Outlook importieren, werden diese in myfactory als Mein Favorit gekennzeichnet. Wenn Sie Ansprechpartner und Adressen aus myfactory nach Outlook exportieren, werden nur solche Ansprechpartner und Adressen exportiert, die das Kennzeichen Mein Favorit haben. Feld Richtung Funktion Option: Kein Datenaustausch Import von Kontakten aus Outlook Export von Kontakten und Ansprechpartnern aus myfactory nach Outlook Postfach in Outlook Kontaktordner in Outlook Kategorie in Outlook Auswahl des Postfachs in Outlook. Auswahl des Kontaktordners in Outlook. Auswahl der Kategorie in Outlook myfactory International GmbH Seite 3 von 11

4 Im Register können Sie einstellen, dass in myfactory s aus Outlook importiert werden. Zudem können Sie ein Postfach und einen -Ordner in Outlook sowie einen -Ordner in myfactory auswählen. Die Menge der zu importierenden/exportierenden s können Sie einschränken, indem Sie festlegen, dass nur die s aus einem bestimmten Zeitraum berücksichtigt werden. Ein weiteres Mittel zur Eingrenzung der -Menge ist die Kategorie. Sie können einstellen, ob s mit oder ohne Anhängen importiert werden. Wenn Sie s mit Anhängen importieren möchten, müssen Sie einen bestehenden lokalen Ordner angeben, in dem die Anhänge zwischengespeichert werden. Feld Richtung Funktion Option: Kein Datenaustausch Import von s aus Outlook Postfach in Outlook ordner in Outlook ordner in myfactory Kategorie in Outlook Empfangen von Bis Mit Anhängen lokaler Ordner zur Zwischenspeicherung (z.b. c:\temp) Auswahl des Postfachs in Outlook Auswahl des ordners in Outlook Auswahl des ordners in myfactory Auswahl der Kategorie in Outlook. Wenn Sie eine Kategorie auswählen, werden nur s mit dieser Kategorie aus Outlook importiert. Ausschließlich s, die in dem durch Anfangs- und Enddatum eingegrenzten Zeitraum gesendet wurden, werden beim Datenaustausch berücksichtigt. Achtung: Die Datumsangaben, die Sie hier machen können, werden nur wirksam, wenn Sie im Register Grundlagen im Listenfeld Zeitraum den Eintrag feste Zeiträume ausgewählt haben. s werden mit Anhängen importiert. Angabe eines bestehenden lokalen Ordners, in dem -Anhänge beim Import aus Outlook gespeichert werden myfactory International GmbH Seite 4 von 11

5 Aufgaben Im Register Aufgaben können Sie einstellen, ob in myfactory Aufgaben aus Outlook importiert werden oder Aufgaben aus myfactory nach Outlook exportiert werden. Zudem können Sie ein Postfach und einen Aufgabenordner in Outlook auswählen. Um die Menge der zu importierenden/exportierenden Aufgaben einzugrenzen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl: Sie können festlegen, dass nur die Aufgaben berücksichtigt werden, deren Fälligkeitsdatum in einem bestimmten Zeitraum liegt. Sie können festlegen, dass nur Aufgaben mit einer bestimmten Kategorie berücksichtigt werden. Sie können festlegen, ob Aufgaben, die als privat gekennzeichnet sind, berücksichtigt werden. Feld Richtung Funktion Option: Kein Datenaustausch Import von Aufgaben aus Outlook Export von Aufgaben nach Outlook Postfach in Outlook Aufgabeordner Fällig von Bis Auswahl des Postfachs in Outlook Auswahl des Aufgabenordners in Outlook Beim Datenaustausch werden nur die Aufgaben berücksichtigt, deren Fälligkeitsdatum in dem eingegrenzten Zeitraum liegt. Achtung: Diese Datumsangaben werden nur wirksam, wenn Sie im Listenfeld Zeitraum (Register Grundlagen) den Eintrag feste Zeiträume ausgewählt haben. Kategorie in Outlook private Aufgaben übernehmen Kategorien übernehmen Auswahl der Kategorie in Outlook. Wenn Sie eine Kategorie auswählen, so werden z. B. nur solche Aufgaben aus Outlook importiert, die mit der ausgewählten Kategorie gekennzeichnet sind. Private Aufgaben werden beim Datenaustausch berücksichtigt. Fehlende Kategorien werden neu angelegt myfactory International GmbH Seite 5 von 11

6 Termine Im Register Termine können Sie einstellen, ob in myfactory Termine aus Outlook importiert werden oder Termine nach Outlook exportiert werden. Zudem können Sie ein Postfach und einen Kalenderordner in Outlook auswählen. Um die Anzahl der zu importierenden/exportierenden Aufgaben einzugrenzen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl: Sie können festlegen, dass nur die Termine eines bestimmten Zeitraums berücksichtigt werden. Sie können festlegen, dass nur Termine mit einer bestimmten Kategorie berücksichtigt werden. Sie können festlegen, ob Termine, die als privat gekennzeichnet sind, berücksichtigt werden. Feld Richtung Funktion Option: Kein Datenaustausch Import von Terminen aus Outlook Export von Terminen nach Outlook Postfach in Outlook Kalenderordner Von Bis Auswahl des Postfachs in Outlook Auswahl des Kalenderordners in Outlook Ausschließlich Termine aus dem durch Anfangs- und Enddatum eingegrenzten Zeitraum werden beim Datenaustausch berücksichtigt. Achtung: Diese Datumsangaben werden nur wirksam, wenn Sie im Register Grundlagen im Listenfeld Zeitraum den Eintrag feste Zeiträume ausgewählt haben. Kategorie in Outlook private Termine übernehmen Auswahl der Kategorie in Outlook. Wenn Sie eine Kategorie auswählen, so werden beispielsweise nur solche Termine aus Outlook importiert, die mit der ausgewählten Kategorie gekennzeichnet sind Termine, die als privat gekennzeichnet sind, werden beim Datenaustausch berücksichtigt myfactory International GmbH Seite 6 von 11

7 So legen Sie ein Profil an 1. Klicken Sie im BusinessManager auf die Navigator-Schaltfläche Anwendungen. 2. Klicken Sie im Menübaum nacheinander auf die Ordner Datenaustausch und Profile. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Profile. Der Dialog Outlookprofile erscheint myfactory International GmbH Seite 7 von 11

8 4. Machen Sie die gewünschten Angaben im Register Grundlagen. 5. Klicken Sie auf den Button Speichern. Name und Bezeichnung erscheinen in der Liste. 6. Machen Sie die gewünschten Einstellungen in den weiteren Registern. 7. Klicken Sie auf den Button Speichern. Die Einstellungen des Profils, das Sie soeben angelegt haben, sind nun gespeichert myfactory International GmbH Seite 8 von 11

9 So starten Sie den Datenaustausch Voraussetzung Sie können den Datenaustausch nur starten, wenn Sie zuvor mindestens ein Profil angelegt haben. 1. Klicken Sie im Menübaum auf den Menüpunkt Profile starten. Dieser Menüpunkt befindet sich unter dem Menüpunkt Profile (siehe Kapitel So legen Sie ein Profil an). Der Dialog Profil ausführen erscheint. 2. Klicken Sie auf den -Button des Feldes Profil und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Suchen oder tragen Sie den Namen des Profils direkt ein. Der Dialog Outlookprofil suchen erscheint. 3. Klicken Sie in der Liste auf den Namen des gewünschten Profils myfactory International GmbH Seite 9 von 11

10 4. Klicken Sie auf den Button Übernehmen. Der Dialog Outlookprofil suchen wird geschlossen. Das ausgewählte Profil erscheint im Feld Profil. 5. Klicken Sie auf den Button Übertragen. Outlook meldet, dass versucht wird, auf Ihre Daten in Outlook zuzugreifen. 6. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Zugriff gewähren für, wählen Sie im Listenfeld aus, wie viele Minuten Sie Zugriff auf Outlook gewähren wollen (maximal 10 Minuten) und klicken Sie auf den Button Ja myfactory International GmbH Seite 10 von 11

11 Der Datenaustausch zwischen Outlook und myfactory wird gestartet. Im Feld Protokoll wird das Ergebnis des Datenaustauschs (in diesem Beispiel ein simulierter Import von s aus Outlook) angezeigt myfactory International GmbH Seite 11 von 11