XPRIS Update. Updates XPRIS Version: bis Mosberger EDV AG Lettenstrasse Rotkreuz. Mosberger EDV AG Seite 1

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1 Updates 2011 XPRIS Version: bis Mosberger EDV AG Lettenstrasse Rotkreuz Mosberger EDV AG Seite 1

2 Inhalt Dokumente pro Kunde... 3 Ein Dokument im Kundenstamm ablegen... 3 Outlook s ablegen... 3 Einstellungen für den Administrator... 4 Einschränkungen... 4 Subterritory-Analyse mit 2 Subterritorien... 5 Definition... 5 Analyse... 5 Export... 5 Berechnungen für Regionaldaten... 6 Zusammenfassung nach AD-Region... 6 Zusammenfassung nach Subterritories... 6 XPRIS Outlook Exchange... 7 Einrichten der Funktion "Eigenen Termin in Outlook importieren"... 7 In Outlook einen eigenen Termin eintragen:... 8 Termine exportieren und importieren... 9 Termine in eine Datei exportieren XPRIS-Adressen und Google-Maps Universal Datenabfragen Zentrale AD-System Alle Datenabfragen an das AD-System übertragen Spital-Gruppierung im Kundenstamm Abfragen Anzeigen Excel-Export Definition und Eintrag im Kundenstamm Mosberger EDV AG Seite 2

3 Dokumente pro Kunde Sie können jetzt beliebige Dokumente (Word, Excel, PDF, Powerpoint ) pro Kunde ablegen. Ein Dokument im Kundenstamm ablegen Die neue Funktion finden Sie auf dem letzten Register (Doc) im Kundenstamm. Um ein neues Dokument aus dem Windows Explorer oder vom Desktop hinzuzufügen, ziehen Sie es mit der Maus hierhin. Dabei wird eine Kopie des Dokumentes in einen speziellen Ordner kopiert, der Dateiname wird mit Adressnummer~Filename eingetragen. Um das Dokument zu öffnen, führen Sie einen Doppelklick auf dem Eintrag in der Liste aus. Outlook s ablegen Möchten Sie ein Mail Dokument aus Outlook hier ablegen, gehen Sie wie folgt vor: Ziehen Sie das Mail von Outlook zuerst auf Ihren Desktop. Jetzt wird ein Betreff xy.msg File auf dem Desktop erstellt. Dieses können Sie jetzt ins XPRIS ziehen. Das File auf dem Desktop können Sie dann wieder löschen. Mosberger EDV AG Seite 3

4 Einstellungen für den Administrator Die Standard-Einstellung für den Dokumenten-Ordner (Innendienst) ist...xprisdata \ Crfiles Mit der Anmeldung als ADMIN können Sie im Menu Einstellungen \ System-Einstellungen die entsprechenden Einstellungen vornehmen. (Beispiel: Sie müssen das auf Ihre Gegebenheiten anpassen.) Einschränkungen Um die Kommunikation nicht zu überlasten, werden diese Dokumente nicht mit den AD-Systemen synchronisiert, die Funktion steht also in erster Linie dem Innendienst zu Verfügung. Der Aussendienst-Mitarbeiter kann nur auf diese Dokumente zugreifen, wenn ein "Shared Document Folder" über eine VPN-Verbindung zur Verfügung steht und er online ist. Es handelt sich hier nicht um ein "Document Management System". Es besteht keine Möglichkeit eine Suche nach Dokumenten oder gar eine Volltextsuche nach Inhalten durchzuführen. Mosberger EDV AG Seite 4

5 Subterritory-Analyse mit 2 Subterritorien Definition Es können neu pro Block 2 Subterritorien hinterlegt werden. Datei AD / Block / PLZ Blockregionen Blockregion-2 Nach einer Änderung der Subterritorien müssen die RIS-Zahlen neu eingelesen werden. Analyse Bei den RIS-Zahlen kann zusätzlich das zweite Subterritorium ausgewählt werden. Export Aber natürlich auch beim Export. Mosberger EDV AG Seite 5

6 Berechnungen für Regionaldaten Bei den Regionaldaten stehen Ihnen im XPRIS zwei neue Darstellungen zur Verfügung, welche aus den vorhandenen Daten im XPRIS errechnet werden: Eine Zusammenfassung auf Ebene AD-Region und eine Zusammenfassung auf Blockebene (Subterritories). Zusammenfassung nach AD-Region Damit können Sie z.b. die Regionen Mitte, Ost und West, welche Sie in Ihren AD-Regionen bereits definiert haben, direkt auf die IMS-Zahlen anwenden. Zusammenfassung nach Subterritories Hier können Sie einzelne zusammengehörige Blöcke zusammenfassen. Z.B. alle Blöcke der Stadt Bern bilden das Subterritory "Bern Stadt". Sie können diese Gebiete nach Ihren eigenen Wünschen im XPRIS zusammenstellen. Mosberger EDV AG Seite 6

7 XPRIS Outlook Exchange Jetzt können Sie Termine und Besuche auch in einen Exchange-Ordner exportieren. Es gibt auch die Möglichkeit einen "eigenen" Termin von Outlook in XPRIS zu importieren. Eigene Termine sollten Sie nur im Ausnahmefall verwenden. Diese Einträge sind nicht geeignet als Ersatz für Absenzen! Einrichten der Funktion "Eigenen Termin in Outlook importieren" Damit ein eigener Termin aus Outlook ins XPRIS importiert werden kann, muss das System (in der Zentrale) wie folgt definiert werden: Eigene Adresse in XPRIS Als erstes müssen Sie den Mitarbeiter im Kundenstamm eintragen. Danach tragen Sie in der AD-Tabelle (Datei AD / Block / PLZ AD-Mitarbeiter) beim Mitarbeiter die Adressnummer ein. Mosberger EDV AG Seite 7

8 In Outlook einen eigenen Termin eintragen: Möglichkeit-1 Der Text zum Termin beginnt mit #<AD-Nummer>. Möglichkeit-2 Im Feld "Ort" wird #<AD-Nummer> eingetragen. Mosberger EDV AG Seite 8

9 Termine exportieren und importieren Öffnen Sie im XPRIS die Agenda und klicken Sie auf den Outlook-Knopf. Stellen Sie im Dialog "Export > Outlook Kalender" die gewünschte Periode ein. Tragen Sie den Exchange-Ordner ein, in welchen Sie exportieren möchten. Um die korrekte Bezeichnung für den Exchange-Ordner zu erhalten, benützen Sie am besten die Ordnerliste in Outlook. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der Standard-Kalender in Outlook genommen. Normalerweise ist dies der Kalender im "Persönliche Ordner". Mosberger EDV AG Seite 9

10 Wenn Sie die Option "Import eigene (#...) Outlook-Termine" aktivieren, dann werden zusätzlich die "eigenen" Outlook-Termine (#...) ins XPRIS importiert. Diese finden Sie danach im XPRIS auf der eigenen Adresse. ACHTUNG Oftmals bleibt bei diesem Vorgang das System scheinbar blockiert weil Outlook einen Dialog anzeigt. Dieser ist nicht immer ohne weiteres sichtbar und eventuell hinter dem XPRIS versteckt. Dabei müssen Sie XPRIS den Zugriff auf Outlook gewähren. Setzen Sie in diesem Fall einen Haken bei "Zugriff gewähren für" und wählen Sie 10 Minuten. Mosberger EDV AG Seite 10

11 Termine in eine Datei exportieren Es gibt zusätzlich noch die Möglichkeit, die Termine in eine Datei zu exportieren. Diese Datei kann dann in Outlook importiert werden. Diese Art von Datenübertragung nach Outlook sollte nur im Ausnahmefall benutzt werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen, sollten Sie die Outlook-Sprache einstellen. Mit D(eutsch), E(nglisch) und F(ranzösisch) können Sie festlegen, in welcher Sprache die Feldbezeichnungen bei der Textdatei (*.txt) exportiert werden. Beim weiter oben beschriebenen Outlook-Export ist die Einstellung der Sprache nicht notwendig, bzw. hat keinen Einfluss auf den Vorgang. Mosberger EDV AG Seite 11

12 XPRIS-Adressen und Google-Maps Wenn Sie im Kundenstamm auf diesen Knopf ( der gewählten XPRIS-Adresse geöffnet. ) klicken, wird ihr Browser mit Google-Maps und Mosberger EDV AG Seite 12

13 Universal Datenabfragen Zentrale AD-System Um in der Zentrale eine Datenabfrage für den ADM zu erstellen, gehen Sie folgendermassen vor: - Wählen Sie eine bestehende Datenabfrage aus oder erstellen Sie eine neue - Definieren Sie eine entsprechende Bezeichnung - Wählen Sie die ADM's aus, welche die Abfrage erhalten sollen - Speichern Sie die Abfrage ab Bei der nächsten Kommunikation werden die Abfragen dann automatisch übermittelt. Hinweise Die gespeicherten Universal-Datenabfragen auf den Aussendienst-Systemen werden mit der Kommunikation automatisch in die Zentrale übermittelt. Einschränkung Es werden nur Abfragen mit einer gültigen Bezeichnung übertragen. ("Neue Datenabfrage" oder "Nouv. recherche de données" werden NICHT übertragen) Beim Speichern von Universal-Datenabfragen, welche an den ADM gesendet werden, wird automatisch das "#"-Zeichen der Bezeichnung vorangestellt. Damit wird verhindert, dass diese Abfrage zurück in die Zentrale kommt. Mosberger EDV AG Seite 13

14 Alle Datenabfragen an das AD-System übertragen. Diese Option ist nur in Ausnahmefällen notwendig! Um für einen ADM alle für ihn bestimmten Abfragen zu übermitteln, aktivieren Sie beim Transferdaten erstellen die Option "Alle gespeicherten Datenabfragen senden". Damit werden alle Abfragen, d.h. seine eigenen, welche er bisher übermittelt hat, als auch die von der Zentrale für Ihn bestimmten Abfragen, übertragen. Mosberger EDV AG Seite 14

15 Spital-Gruppierung im Kundenstamm Abfragen Mit der allgemeinen Datensuche können Sie jetzt die Spital-Gruppierung abfragen. Anzeigen Die Spital-Gruppierung wird im Kundenstamm angezeigt. Excel-Export Die Spital-Gruppierung können Sie mit "Export Kundendaten" nach Excel exportieren. Definition und Eintrag im Kundenstamm Die Spital-Gruppierung ist im Spitalverzeichnis definiert und wird (mit der Datenreorganisation) automatisch im Kundenstamm eingetragen. Mosberger EDV AG Seite 15