Grundlagen & System. Erste Schritte in myfactory. Willkommen zum Tutorial "Erste Schritte in myfactory"!

Transkript

1 Erste Schritte in myfactory Willkommen zum Tutorial "Erste Schritte in myfactory"! Im vorliegenden Tutorial lernen Sie den Aufbau von myfactory kennen und erfahren, wie myfactory Sie bei Ihren täglichen Arbeiten unterstützt und Sie schnell und effektiv zum Ziel führt. Es werden folgende Themen behandelt: Ihr persönlicher BusinessManager...2 Informationen und mehr: Der Workplace...3 Ihr persönlicher Arbeitsplatz...3 Wer ist wo: Der Team-Manager...4 In myfactory navigieren...5 Alle Business-Anwendungen auf einen Blick...6 Favoriten: Schnell auf Menüpunkte zugreifen...7 Mit Kalendern arbeiten...9 Funktional und logisch: Die Menüleiste myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 1 von 12

2 Ihr persönlicher BusinessManager Nachdem Sie sich in myfactory angemeldet haben, erscheint der BusinessManager. Der BusinessManager bietet Ihnen die Funktionen eines unternehmensweiten Intranets. Sie haben alle Informationen, die für Ihr Tagesgeschäft wichtig sind, im Blick und können jederzeit schnell und effizient mit Ihren Kollegen kommunizieren. Der BusinessManager besteht aus drei Bereichen: Workplace Der Workplace zeigt Ihnen alle wichtigen Informationen Ihres Tagesgeschäfts an. Sie können sich den Workplace individuell nach Ihren Anforderungen einrichten und so optimal Ihrer Arbeitsweise anpassen. Navigator Mit dem Navigator können Sie schnell zu den verschiedenen Programmbereichen in myfactory navigieren. Alle Funktionen für interne und externe Kommunikation sind dabei ebenso schnell erreichbar wie die Business-Anwendungen z. B. Vertrieb oder Marketing. Menüleiste Neben den Programmeinstellungen finden Sie in der Menüleiste auch solche Funktionen, die Sie täglich benutzen, wie z. B. , Termine, Aufgaben und Kontakte. Die Menüleiste ist überall in myfactory verfügbar, d.h. im BusinessManager und auch in den myfactory-dialogen. Auf diese Weise können Sie jederzeit schnell eine schreiben, einen Termin anlegen usw myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 2 von 12

3 Informationen und mehr: Der Workplace Der Workplace ist das Informationszentrum des BusinessManagers, der Sie über alle wichtigen Informationen auf dem Laufenden hält. Er besteht aus mehreren Registern, von denen nachfolgend die Register Arbeitsplatz und Business-Info kurz erläutert werden. Ihr persönlicher Arbeitsplatz Mit dem Register Arbeitsplatz verfügen Sie über Ihren persönlichen Arbeitsplatz, der Ihnen auf einen Blick die wichtigsten Informationen des Tagesgeschäfts anzeigt. Sie sehen einen Termin in der Terminliste und möchten wissen, welche Kollegen teilnehmen und ob es Dokumente zur Vorbereitung auf das Thema gibt? Ein Klick auf den Detail-Button des Termins und schon werden Ihnen alle Einzelheiten des Termins angezeigt. Standardmäßig besteht das Register Arbeitsplatz aus den Bereichen Aufgabenliste, Terminliste und Postfach. Sie sind jedoch nicht an diese Voreinstellung gebunden, sondern können das Register Arbeitsplatz Ihren Anforderungen entsprechend individuell einrichten. Probieren Sie es gleich mal aus: 1. Klicken Sie auf Anpassen (siehe roter Rahmen im Bild oben). Der Layout-Designer wird geöffnet. 2. Klicken Sie im linken Bereich auf die Stelle, an der die neuen Informationen angezeigt werden sollen. 3. Suchen Sie im rechten Bereich die Informationen, die im Register Arbeitsplatz erscheinen sollen. Ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste in den linken Bereich. Anschließend werden Sie gefragt, ob die von Ihnen ausgewählten Informationen zusätzlich angezeigt werden sollen oder ob andere Informationen dafür nicht mehr angezeigt werden sollen. 4. Klicken Sie auf den entsprechenden Button und bestätigen Sie mit Klick auf OK fertig myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 3 von 12

4 Wer ist wo: Der Team-Manager Sie suchen einen Kollegen? Ein Blick in den Team-Manager im Register Business-Info und Sie sehen sofort, ob Ihr Kollege anwesend oder im Urlaub ist oder einen Termin bei einem Kunden hat. Hier finden Sie auch die Telefonnummern, unter der Ihr Kollege zu erreichen ist. Wenn Sie selbst einen Termin außer Haus haben und Ihre Kollegen darüber informieren möchten, können Sie im Team-Manager eine kurze Info hinterlassen. Dazu brauchen Sie nur im Bereich Mein Status links unten die gewünschten Angaben einzutragen. Wenn Ihre Kollegen nun in den Team-Manager schauen, sind sie sofort über Ihren Termin informiert. Was bietet das Register Business-Info sonst noch? Wie wäre es mit einer leistungsstarken Suchfunktion? Mit der Business-Suche finden Sie Ihre gewünschten Daten im Nu. Bei dieser Art der Suche wird nur in dem von Ihnen angegebenem Bereich der Datenbank gesucht, z. B. in den Dokumenten, in den E- Mails usw. Das ist effizienter und schneller. Testen Sie es doch gleich mal: 1. Klicken Sie auf Einstellungen (siehe rote Umrandung im Bild oben). 2. Wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie suchen möchten, z. B. Ansprechpartner und bestätigen Sie mit Klick auf OK. 3. Tragen Sie den gewünschten Suchbegriff, z. B. den Namen eines Ansprechpartners, in das Feld Business Suche ein und klicken auf den Button Suche. Tipp: Der Tipp des Tages Tipps und Tricks rund um myfactory werden Ihnen im Tipp des Tages angezeigt. Sie erkennen diesen Tipp am Tipp-Symbol. Jedes Mal, wenn Sie sich in myfactory anmelden, erscheint ein neuer Tipp. Sie möchten wissen, welche Tipps es so gibt? Dann klicken Sie doch mal auf das Tipp-Symbol. Ein Fenster erscheint, in dem Sie durch die verschiedenen Tipps blättern können myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 4 von 12

5 In myfactory navigieren Mit dem Navigator können Sie schnell und gezielt durch myfactory navigieren. Sie klicken einfach auf eine der sechs Navigator-Schaltflächen und springen so schnell zum gewünschten Programmbereich myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 5 von 12

6 Alle Business-Anwendungen auf einen Blick Über die Navigator-Schaltfläche Anwendungen gelangen Sie zum so genannten Menübaum. Von hier aus können Sie die Menüpunkte aller Business-Anwendungen schnell erreichen. Wenn Sie im Menübaum auf einen Ordner klicken, werden weitere Unterordner aufgeklappt oder Menüpunkte angezeigt. Im Menübaum finden Sie folgende Symbole: Geschlossener Ordner Ein geschlossener Ordner enthält weitere Unterordner oder Menüpunkte. Offener Ordner Ein geöffneter Ordner zeigt Menüpunkte oder weitere Unterordner an. Daten erfassen Wenn Sie auf einen Menüpunkt mit diesem Symbol klicken, wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie Daten erfassen können. Daten verarbeiten Wenn Sie auf einen Menüpunkt mit diesem Symbol klicken, wird ein Dialog geöffnet, in dem Daten automatisch verarbeitet werden. Daten ausgeben Wenn Sie auf einen Menüpunkt mit diesem Symbol klicken, wird ein Dialog mit Auswertungen geöffnet myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 6 von 12

7 Favoriten: Schnell auf Menüpunkte zugreifen Bestimmt verwenden auch Sie manche Menüpunkte häufiger als andere. Wäre es da nicht schön, die Menüpunkte zu diesen Funktionen immer schnell parat zu haben? Die Lösung dazu heißt Favoriten. Sie definieren die Menüpunkte, die Sie regelmäßig benötigen, als Favoriten. Anschließend genügt ein einziger Klick auf die Navigator-Schaltfläche Favoriten und schon haben Sie alle Favoriten parat. Wie Sie sicherlich schon festgestellt haben, gibt es im Programmbereich Favoriten (siehe Bild oben) zwei Arten von Favoriten: Meine Favoriten Alle Menüpunkte, die Sie als Favoriten angelegt haben, werden als Meine Favoriten bezeichnet. Dies sind Ihre persönlichen Favoriten, auf die nur Sie Zugriff haben. Gemeinsame Favoriten Menüpunkte können auch als Gemeinsame Favoriten angelegt sein. Gemeinsam bedeutet, dass alle Benutzer diese Favoriten verwenden können. Meistens werden gemeinsame Favoriten von einem speziellen Benutzer, z. B. einem Administrator, angelegt. Vordefinierte Favoriten Wenn Sie sich zum ersten Mal in myfactory anmelden und auf die Navigator-Schaltfläche Favoriten klicken, finden Sie drei vordefinierte gemeinsame Favoriten: Adressen (öffnet einen Dialog, um Adressen anzulegen) Kontakt-Manager (öffnet einen Dialog, um Kontakte zu verwalten) Adressenimport (öffnet eine Dialog, um Adressen zu importieren) Bei diesen Favoriten handelt es sich um Menüpunkte, die Sie häufig benutzen werden, wenn Sie mit Ihrer Arbeit in myfactory beginnen. Nutzen Sie diese Favoriten, es ist einfacher für Sie myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 7 von 12

8 Wie definiere ich Menüpunkte als meine Favoriten? 1. Um Favoriten zu erstellen, klicken Sie auf den Menüpunkt Favoriten verwalten (siehe Bild oben). Ein Dialog erscheint, in dem Sie schnell und einfach Menüpunkte als Favoriten definieren können. 2. Navigieren Sie zum gewünschten Menüpunkt im Bereich Anwendungen links, indem Sie auf den gewünschten Ordner/Unterordner klicken. 3. Klicken Sie auf den Menüpunkt, den Sie als Favorit definieren möchten. 4. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um den Menüpunkt in die Favoritenliste aufzunehmen. 5. Noch ein Klick auf den Button Speichern fertig ist Ihr neuer Favorit. Tipp Stellen Sie sich vor, Sie melden sich an und sofort werden die Dialoge, die Sie täglich benötigen, geöffnet. Die Antwort auf diese Anforderung ist der so genannte Autostart: Klicken Sie einfach im Dialog Meine Favoriten verwalten auf den gewünschen Favorit, z. B. Kunden und anschließend auf den Button (Autostart). Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, wird der entsprechende Dialog automatisch geöffnet myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 8 von 12

9 Mit Kalendern arbeiten Über die Navigator-Schaltfläche Kalender gelangen Sie zu Ihrem Kalender. Hier stehen Ihnen verschiedene Kalenderansichten zur Verfügung. Zudem können Sie hier neue Termine anlegen (Menüpunkt Neuer Termin) oder Termine nach Datum (Menüpunkt Gehe zu) bzw. Betreff (Menüpunkt Termin suchen) suchen. Der Kalender besteht aus den Bereichen Mein Kalender und Gemeinsame Kalender: Mein Kalender Hier finden Sie die Menüpunkte, mit denen Sie Ihren persönlichen Kalender aufrufen. Lassen Sie sich Ihre Termine des aktuellen Tages bzw. der nächsten 7 Tage anzeigen ein Klick auf den Menüpunkt Terminliste Heute bzw. Terminliste 7 Tage genügt. Darüber hinaus finden Sie in diesem Bereich zwei Kalenderblätter, über die Sie weitere Kalenderansichten aufrufen können. Dazu gleich mehr. Gemeinsame Kalender Hier werden die Menüpunkte angezeigt, die mit der gemeinsamen Nutzung von Kalendern zu tun haben. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kalender öffnen, um sich einen Überblick über die Termine Ihrer Kollegen zu verschaffen. Damit auch Ihre Kollegen Ihren Kalender einsehen können, klicken Sie auf den Menüpunkt Kalender freigeben myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 9 von 12

10 Weitere Kalenderansichten Die beiden Kalenderblätter im Bereich Mein Kalender bieten Ihnen verschiedene Kalenderansichten: Wenn Sie auf einen Tag klicken, wird eine Tagesansicht dieses Tages angezeigt. Wenn Sie auf eine Woche (Spalte Kw) klicken, wird eine Wochenansicht angezeigt. Über die beiden Pfeiltasten neben dem Monatsnamen können Sie zwischen den Monaten wechseln. Doch damit nicht genug. Klicken Sie doch mal auf einen Tag in einem der beiden Kalenderblätter. Es erscheint die Tagesansicht mit allen Terminen des betreffenden Tages myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 10 von 12

11 Schauen Sie sich jetzt mal die Schaltflächen in dem rot eingerahmten Bereich an. Ein Klick und Sie können zur Wochen-, Monats- oder Jahres-Ansicht wechseln. Darüber finden Sie hier weitere Schaltflächen, z.b. um einen neuen Termin anzulegen oder um den Kalender eines anderen Benutzers aufzurufen. Tipp Sie haben den Tageskalender eines bestimmten Datums geöffnet. Nun möchten Sie Näheres zu einem bestimmten Termin wissen, der an diesem Tag stattfindet. Sie möchten z. B. wissen, wer an diesem Termin teilnimmt oder ob es Dokumente gibt, um sich auf den Termin vorzubereiten. Dazu klicken Sie einfach auf den Termin. Alle Informationen zu dem Termin werden Ihnen nun angezeigt. Funktional und logisch: Die Menüleiste Eine Besonderheit von myfactory ist die Menüleiste: Sie ist logisch aufgebaut und überall verfügbar. Besonderes Augenmerk gilt dabei den Menüs Aktionen und Anwendungen. Im Menü Aktionen finden Sie alle Funktionen, die Sie für Ihr Tagesgeschäft brauchen: Termine anlegen, s schreiben, Aufgaben und Kontakte anlegen. Ein Knopfdruck genügt, ein neuer Dialog wird geöffnet und Sie können gleich loslegen. Das Menü Anwendungen ist die logische Ergänzung des Menüs Aktionen. Starten Sie die Anwendungen, in denen Sie Termine, s, Aufgaben und Kontakte verwalten können. Oder öffnen Sie über den Menüpunkt Kalender Ihren persönlichen Kalender myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 11 von 12

12 Die Menüleiste finden Sie nicht nur im BusinessManager, sondern auch in den myfactory-dialogen. So haben Sie jederzeit die Funktionen parat, um s zu schreiben, Termine anzulegen usw. immer an der gleichen Stelle und unter dem gleichen Menünamen myfactory Software GmbH Version 3.3 Seite 12 von 12