Einzel- s und unpersönliche Massen-Mails versenden

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1 Einzel- s und unpersönliche Massen-Mails versenden Copyright 2012 cobra computer s brainware GmbH cobra Adress PLUS ist eingetragenes Warenzeichen der cobra computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, verboten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung der cobra GmbH in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm, Scan oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Bearbeitet von Harald Borges. und

2 Eine einzelne senden Kontextmenü So verschicken Sie eine direkt aus cobra: Wechseln Sie zur Adressmaske. Sie können in beliebigen Feldern -Adressen markieren und über den Kontextmenü-Befehl» schreiben«den Auswahldialog für Serien- - Vorlagen aufrufen. Der Dialog» -Versand«erscheint. Das weitere Vorgehen wird im direkt anschließenden Kapitel beschrieben. -Feld Der Systemverwalter kann in Ihre Ansichten -Felder einbinden. Sie erkennen solche Felder an einem Symbol am rechten Feldrand. Klicken Sie dieses Symbol an, öffnet sich der Dialog zur Auswahl von - Vorlagen. Diese Vorlagen werden eigentlich für Serien- s angelegt, können aber auch für Einzel- s benutzt werden. 2

3 Serien- -Vorlage verwenden Sie können in diesem Dialog Vorlagen, die Sie sich für Serien- s gestaltet haben, für Einzel- s verwenden. Wählen Sie dazu den Bereich und den Namen der Vorlage aus. Keine Vorlage verwenden Ihr -Programm wird mit einer Mail geöffnet, in die die -Adresse aus der cobra Datenbank bereits als Empfänger eingetragen ist. Diesen Dialog nicht mehr zeigen Dieser Dialog wird nicht mehr angezeigt und die Mail direkt an Ihr -Programm übergeben. Um diese Einstellung wieder zu ändern, gehen Sie in die Benutzereinstellungen und wählen die Registerkarte» «. Klicken Sie dort die Option» -Vorlage auswählen bei Einzel- -Versand«an. Damit erscheint dieser Dialog beim -Versand erneut. -Vorlagenverwaltung Aus dem Dialog» -Versand«können Sie auch die -Vorlagenverwaltung aufrufen. Nur -Vorlagen, die dort aktiviert werden, stehen für die Einzel- s zur Verfügung. Näheres dazu im nächsten Absatz. Symbolleiste Serien- -Formate (siehe Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.) können auch über die Symbolleiste als Vorlagen für Einzel- s genutzt werden. Klicken Sie diese Auswahlliste in der Symbolleiste»Briefe schnell «an. Folgender Dialog öffnet sich: 3

4 Wählen Sie den»bereich«aus, aus dem Sie Serienmail-Formate in die Auswahlliste der Symbolleiste bzw. des -Versandes legen wollen. Sie können hier Mails aus mehreren Bereichen, auf die Sie Zugriff haben, auswählen. Klicken Sie die entsprechenden Formate in der Liste»Serien- -Format«links an. Bei der Suche nach einem bestimmten Format hilft Ihnen die Suchzeile ganz oben in der Liste in die Liste der ver- Übernehmen Sie die Formate mit der Pfeil-Schaltfläche fügbaren Formate. Über die Schaltfläche»Vorlagenverwaltung«öffnen Sie das Fenster zum Gestalten von Serien- s. Hier können Sie neue Vorlagen anlegen oder vorhandene bearbeiten. legen Sie die Reihenfol- Mit den Schaltflächen über der Vorlagen-Liste ge der Formate fest. Mit» s versenden über«bestimmen Sie, auf welchem Wege die Mails versandt werden sollen. Diese Einstellung gilt für sämtliche in der Liste vorhandenen -Vorlagen. Über die Schaltfläche definieren Sie ein SMTP-Konto, sofern Sie über die nötigen Rechte dazu verfügen. Sie können automatisch einen Kontakt anlegen. Aktivieren Sie»Vorschau vor Versand«wird die direkt vor dem Versand angezeigt, so dass Sie sie bearbeiten können. Verwenden Sie eine Serienmail- Vorlage und deaktivieren Sie die Option»Vorschau vor Versand«, wird die Mail, wenn Sie mit»ok«bestätigen, direkt versandt, ohne noch einmal zur Kontrolle angezeigt zu werden. Bei allen anderen Einstellungen wird die Mail vor dem Versand angezeigt. Ist die Dokumentenverwaltung aktiv, wird die Mail dort gespeichert und kann über den jeweiligen Kontakt jederzeit wieder aufgerufen werden. 4

5 Wollen Sie in Zukunft über die Symbolleiste eine Mail mit einem der Formate aus der Liste versenden, gehen Sie wie folgt vor: Gehen Sie in Adresstabelle oder Adressmaske zur gewünschten Adresse. Wählen Sie das gewünschte Format aus der Liste aus. Es wird automatisch eine Mail mit Daten der aktuellen Adresse erstellt. Einzel- mit Datensatz versenden Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Adresstabelle. Erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl» mit Datensatz versenden«. Es wird eine neue Mail mit einem Link auf den Adressdatensatz angelegt. 5

6 Nichtpersonalisierte Massen- s versenden Sie können auch mehrere Mails auf einen Schlag versenden. Recherchieren Sie in der Tabellenansicht die Adressen, die eine erhalten sollen. Erteilen Sie den Befehl»Ausgabe: versenden«, oder klicken Sie das Symbol an. Wählen Sie, ob Sie diese Mail an die aktuelle Adresse oder an alle recherchierten Adressen senden wollen. Bestimmen Sie für recherchierte Adressen, ob die Adressen in die Zeile An:, Cc: oder Bcc: der Mail geschrieben werden sollen. Schicken Sie an mehrere Empfänger eine Mail und wollen die Adressen verbergen, gehen Sie auf Ihre eigene Adresse, stellen als»art: Bcc«ein und setzen das Häkchen bei»aktuelle Adresse in das "An"-Feld«. Damit wird Ihre Adresse in das An-Feld geschrieben und die anderen Empfänger bleiben unsichtbar. Geben Sie das» -datenbankfeld«an, in dem in cobra die - Adressen abgelegt sind. Ist die Dokumentenverwaltung eingeschaltet, werden Sie nach dem Versand an mehrere Adressen gefragt, ob Sie den -Ausgang bei den Adressen als 6

7 Kontakt hinterlegen möchten. Mit»Ja«können Sie den Betreff erfassen. Einzelne s werden hingegen automatisch als Kontakt hinterlegt. 7