SF-RB. Zeit- und Aufgabenmanagement. SF-Software Touristiksoftware

Transkript

1 SF-RB Zeit- und Aufgabenmanagement SF-Software Touristiksoftware Telefon: +420/ Telefax: +420/ Internet: Support:

2 Anleitung zu SF-RB Termin- und Aufgabenmanagement Windows Version Anleitung 1. Auflage 2008 SF-Software 2008 alle Rechte vorbehalten. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden sorgfältig erarbeitet, erfolgen jedoch ohne Gewähr. Kein Teil des Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die im Buch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

3 Einführung: Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb Ihres Zusatzmoduls zu SF-RB aus dem Hause SF-Software. Mit dem Terminmodul haben Sie Ihre Termine und Aufgaben stets unter Kontrolle und im Blick.

4 Das Termin- und Aufgabenmanagementmodul finden Sie in SF-RB unter dem Menüpunkt Termine/Aufgaben. 1. Einstellungen Mit dem Einstellungsdialog können Sie das Terminmodul auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. In diesen Dialog gelangen Sie über das Menü Termine - Einstellungen. Im Reiter Allgemein können Sie die Anzeige in der Vorschau und ob die Abreise- und Rückreise Termine verwendet werden sollen einstellen. Bei Aktivierung der Funktion Abreise und Rückreise Termine verwenden wird beim nächsten Aufruf automatisch ein Termin-Assistent geöffnet. Mit diesem Sie die Termine zu bereits vorhandenen Buchungen erzeugen können. Ebenfalls wird bei dieser Funktion, bei jeder neuen Buchung automatisch ein Abreise und Rückreise Termin erstellt. Bildbeispiel: Termin-Einstellungen Hinweis: Automatische angelegte Abreise und Rückreise Termine können nicht gelöscht werden. 2. Die Termin und Aufgabenverwaltung In die Termin und Aufgabenverwaltung gelangen Sie über das Menü Termine/Aufgaben-Verwaltung. Dieses Fenster ist in zwei Teile geteilt, Termine und Aufgaben. In dieser Verwaltung können Sie Termine und Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen. Die Ansicht kann durch einen Klick auf den Pfeil der Schaltfläche Ansicht verändert werden. Hinweis: Bei mehrfachen Terminen oder Aufgaben am selben Tag, wird nur das erste Datum aus Übersichtgründen angezeigt. Mit der Funktion der rechten Maustaste können sie zum Kunden wechseln... zum Leistungsträger wechseln... zur Buchung wechseln... auf Erledigt setzten Bildbeispiel: Termin und Aufgabenverwaltung Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe auf Erledigt setzten wird diese als Erledigt gekennzeichnet und mit Benutzer und Datum versehen.

5 3. Einen neuen Termin bzw. Aufgabe anlegen Termine oder Aufgaben können Sie aus der Verwaltung, dem Kunden, dem Leistungsträger, der Buchung oder bei Option aus dem Leistungseditor aus anlegen. Die jeweiligen Schaltflächen dazu finden Sie in den jeweiligen Registerblatt Termin/Aufgaben. Bei Neuanlage können Sie Datum und Uhrzeit von Beginn bzw. Fällig, Ende (nur bei Termin) und Erinnerung festlegen. Weiter können Sie festlegen Wiederkehrung, Grund bzw. Beschreibung, Bemerkung bzw. Notizen und Verknüpfungen zum Kunden, Leistungsträger und Buchung. Bildbeispiel: Neuen Termin anlegen Vor den Verknüpfungen auf der rechten Seite des Fensters zum Kunden, Leistungsträger oder Buchung können sie durch setzten eines Hacken bestimmen, ob dieser Termin oder diese Aufgabe in der jeweiligen History angezeigt werden soll. 4. Termin/Aufgaben History in der Buchung. Im Buchungsfenster erscheint durch das Termin und Aufgabenmanagementmodul ein neues Registerblatt mit dem Namen Termine. Hier werden alle Termine und Aufgaben zu der jeweiligen Buchung angezeigt. Von diesem Registerblatt können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Neuer Termin einen neuen Termin anlegen. Die Übergabe der Buchungsdaten, Leistungsträgerdaten und Kundendaten an das Termin und Aufgabenmanagementmodul erfolgt automatisch. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Neue Aufgabe erstellen Sie eine neue Aufgabe. Bildbeispiel: Buchung Registerblatt Termine Wie beim Termin werden die Daten automatisch übergeben. Durch einen Klick auf den Pfeil auf der Schaltfläche Neue Aufgabe können Sie direkt Abreise- und Rückreiseaufgaben anlegen. Hinweis: Es kann nur eine Abreise- und eine Rückreiseaufgabe pro Buchung erstellt werden. Mit der Funktion der rechten Maustaste können Sie zum Kunden wechseln... zum Leistungsträger wechseln... auf Erledigt setzten Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe auf Erledigt setzten wird dieser Eintrag als Erledigt gekennzeichnet und mit Benutzer und Datum versehen. Bei Anlegung einer Leistung können Sie durch einen Klick auf das Feld Option eine Optionsaufgabe automatisch anlegen.

6 5. Termin/Aufgaben History im Kunden/Leistungsträger Im Kundenfenster/Leistungsträgerfenster erscheint durch das Termin und Aufgabenmanagementmodul ein neues Registerblatt mit dem Namen Termine/Aufgaben. Hier werden alle Termine und Aufgaben zu m jeweiligen Kunden bzw. Leistungsträger angezeigt. Bildbeispiel: Kunde Registerblatt Termine/Aufgaben Mit der Funktion der rechten Maustaste können Sie zum Leistungsträger/Kunde wechseln... zur Buchung wechseln... auf Erledigt setzten Aus diesem Registerblatt können Sie neue Termine und Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen. Auf der rechten oberen Seite des Registerblattes können Sie die jeweiligen Termine und Aufgaben filtern. Wenn Sie einen Termin oder Aufgabe auf Erledigt setzten wird dieser als Erledigt gekennzeichnet und mit Benutzer und Datum versehen. 6. Termin- und Aufgabenkontrolle SF-RB kontrolliert jede Minute ob ein Termin oder Aufgabe fällig ist. Ist dies der Fall wird den jeweiligen Benutzer oder allen (je nach dem wie der Termin oder die Aufgabe zugeteilt wurde) eine Meldung am Monitor ausgegeben. Über das Erinnerungsfenster werden alle Fälligen Termine/Aufgaben gemeldet. In der Tabelle werden alle Fälligen Termine oder Aufgaben angezeigt und können nach der Reihe abgearbeitet werden. Über die Schaltflächen im unteren Bereich des Fensters können Sie den Termin bearbeiten wie z.b. Verschieben, einen anderen Benutzer zuordnen, erneut Erinnern lassen oder auf Erledigt setzten.

7 Für technische Probleme oder Benutzerfragen wenden Sie sich bitte an: SF-Software Support Sidliste 458 CZ Velesin Weitere Informationen zu SF-RB Termin- und Aufgabenmanagement erhalten Sie unter: SF-Software Sidliste 458 CZ Velesin Telefon: Telefax: Internet: