Handbuch zum Excel Formular Editor

Transkript

1 Handbuch zum Excel Formular Editor Mit diesem Programm können Sie die Zellen von ihrer Excel Datei automatisch befüllen lassen. Die Daten können aus der Coffee Datenbank, oder einer weiteren Excel Datendatei stammen. Coffee bietet je nach Aufrufstelle folgende Daten: Mandantendaten (Eigene bzw. die Firmenanschrift) Benutzerdaten (Name, Tel, Anschrift, Freifelder vom Benutzer, z.b. Name Sachbearbeiter) Kundendaten (Alle Kundendaten + Anschriften + Bankverbindung + Beziehungen + Ansprechpartner) Schadensmeldung *1 Vertragsdaten *1 Dieser Formular Editor bietet eine wesentliche Erleichterung für ihre täglichen Büroarbeiten, wenn Sie oft mit Vorlagen arbeiten müssen. Erstellen Sie einmal ihre Excel Vorlagen, oder benutzen Sie ihre bereits vorhandenen Vorlagen. Anschließend können Sie diese Vorlagen mit wenigen Mausklicks mit ihren Kunden- oder anderen Daten befüllen. Ihre Excel Vorlage wird dabei nicht geändert. Die Befüllung der Zellen erfolgt in einer 1:1 Kopie ihrer Vorlage. Die notwendigen Schritte am Anfang! Mit zwei oder drei Schritten sind Sie am Ziel. 1. Definieren Sie ihre Excel-Vorlagen indem Sie die entsprechenden Dateien in einer Tabelle erfassen. 2. Für jede Excel Vorlage müssen Sie in einem weiteren Dialog die Feldzuordnung definieren. Hier geben Sie an welches Datenbank Feld aus Coffee in welcher Excel Zelle einzutragen ist. 3. Optional bzw. zusätzlich können Sie eine Excel-Datendatei anlegen. Aus dieser Datei werden die Daten zeilenweise entnommen und in ihrer Vorlage eingetragen. Die genaue Beschreibung finden Sie weiter unten. Ist diese Vorarbeit erledigt können Sie im Hauptfenster eine Vorlage wählen und mit einem Mausklick ausfüllen. Die umfangreichen Kundendaten stehen automatisch zur Verfügung, wenn Sie diesen Formular Editor aus der Kundenverwaltung heraus starten. Es werden dann die Daten vom aktuellen Kunden geladen. Eine zweite Möglichkeit besteht über das Hauptmenü. Wählen Sie dort den Menüpunkt Formulare. Es wird ein Programm gestartet über dem Sie einen Kunden auswählen und anschließend die Formular Editoren für Word, PDF oder Excel starten können. *1) Gilt nur für die Version CRM Versicherungen. IT-Reiners 2014 Seite 1

2 Das Hautfenster: Auf der linken Seite werden ihre Excel Vorlagen aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Wurde für diese Vorlage zusätzlich eine Excel-Datendatei definiert, so können Sie im obigen Auswahlfeld ( Muster ) die Datenzeile auswählen, aus welcher die Zelldaten zur Befüllung der Excel Ausgabedatei geholt werden. Drücken Sie nun den Button Excel ausfüllen. Die Excel Ausgabedatei wird erzeugt, die Zellen ausgefüllt und anschließend wird Excel mit dieser Datei gestartet. Drücken Sie den Button Excel Formular definieren um ihre Vorlagen zu erfassen und vor allem die Feldzuordnung zu definieren. Formular definieren: IT-Reiners 2014 Seite 2

3 In obigen Dialog können alle Vorlagen erfasst werden. Drücken Sie Neu um eine neue Vorlage zu erstellen. Im ersten Feld geben Sie die Bezeichnung für die Vorlage ein. Diese Bezeichnung wird im Hauptfenster angezeigt. In dem Feld Excel Vorlage geben Sie den Dateinamen ihrer vorhandenen Vorlage ein. Mit dem kleinen Button rechts können Sie über den Explorer eine Datei auswählen. Wenn ihre Vorlage über mehrere Arbeitsmappen verfügt, so können Sie im nächsten Feld die Arbeitsmappe auswählen. Bleibt dieses Feld leer, so wird immer die erste Excel Seite benutzt. Hinweis: Derzeit kann nur eine Excel Seite ausgefüllt werden. In dem Feld Excel Ausgabe ist die Ausgabedatei anzugeben. Diese Datei wird zum Schutz ihrer Vorlage verwendet. Das Feld wird nach Eingabe der Vorlage automatisch vorbelegt. Die Ausgabedatei wird von Coffee automatisch angelegt. Es ist eine 1:1 Kopie der Vorlage in der anschließend die Zellen befüllt werden. In dem Feld Datendatei können Sie optional eine Excel Datei angegeben um ihre Vorlage mit weiteren Daten zu befüllen. Dies ist besonders dann Sinnvoll, wenn weitere Datenfelder benötigt werden, die in der Coffee Datenbank nicht zur Verfügung stehen. Die Datendatei kann aus mehrere Zeilen bestehen. Die gewünschte Zeile kann vor dem Ausfüllen der Vorlage ausgewählt werden. Format der Excel-Datendatei: Die oberste Zeile dient zur Zuordnung der Excel Zelle in ihrer Vorlage. Die Spalte Auswahl dient später zur Auswahl der gewünschten Datenzeile. Die Spalte Auswahltext ist nur zur Information. In den Folgespalten C1, D1, E1.. sind die Zellnamen einzutragen, die in der Vorlage bzw. Ausgabedatei ausgefüllt werden sollen. Die Zeilen 2,3,4 beinhalten die Daten. Beispiel: Sie wählen die Datenzeile Sabine Mustermann im Hauptfenster. In der Ausgabedatei wird nun die Zelle B5 mit Schaldörfer und die Zelle A8 mit Essen ausgefüllt. Wichtig: Nachdem Sie nun alle Dateinamen eingegeben haben, müssen Sie über den Button Feldzuordnung bearbeiten die Zuordnung zwischen dem Coffee Datenbankfeld und der Excel-Zelle vornehmen. IT-Reiners 2014 Seite 3

4 Dialog zur Feldzuordnung: Auf der linken Seite definieren Sie die Excel Zellen. Drücken Sie Neu für eine neue Zuordnung, Geben Sie nun den Zellennamen ein (erste Spalte) und in der Spalte Coffee Feld das Datenbank Feld. Über Drag & Drop können Sie von der rechten Tabelle das gewünschte Datenbankfeld übernehmen. Über die Checkboxen in der Toolbar können Sie, zur besseren Übersicht, Datenbankfelder ein/ausblenden. Wenn Sie eine Zelle mit einem festen Text befüllen möchten, können Sie diesen Text beginnend in der Spalte Coffee Feld eingeben (siehe A1). IT-Reiners 2014 Seite 4

5 Noch ein paar Hinweise: 1. Verwenden Sie in der Mehrplatz-Version ausschließlich Dateien die für alle auf entsprechende Server Laufwerke verfügbar sind. 2. Das Formular wird zuerst mit den Excel Daten gefüllt und anschließend mit den Coffee Datenbank Feldern, d.h. Coffee Datenbank Felder überschreiben ggf. die Excel Vorlage. 3. Bleibt die Spalte Coffee Feld leer so erfolgt auch keine Zuordnung zum Formularfeld. Dies gilt auch für leere Felder in der Excel-Datendatei. Viel Spaß bei der Anwendung Sie haben noch Fragen? Besuchen Sie unsere FAQ auf Melden Sie sich an und erfassen Sie ihre Frage. Dies ist uns sehr wichtig. Wir werden dann unsere Hilfedateien entsprechend ergänzen. IT-Reiners 2014 Seite 5