Success! Bestellausgabe

Transkript

1 Success! Bestellausgabe

2 2 Bestellausgabe in SUCCESS! Für die Anbindung an die Bestellsysteme ihrer Lieferanten ist es möglich, die in Success! erzeugten Bestellungen, in eine Datei auszugeben und optional auch auf den FTP-Server ihres Lieferanten zu schreiben. Die Struktur der Ausgabedatei kann variabel mit einer Vorlagendatei gestaltet werden, somit können sie Struktur den Vorgaben der verschiedenen Lieferanten anpassen. Auf den folgenden Seiten, erfahren Sie die einzelnen Schritte. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihre BSV GmbH & Co. KG 2012 BSV GmbH

3 3 Einstellung der Bestellausgabe Die Voreinstellung, welches Bestellformat für den Lieferanten verwendet werden soll, definieren Sie im Lieferantenstamm. Dort wählen sie aus den Auswahlliste oben links den Eintrag Zusatz und haben dann auf der rechten Seite oben die Auswahlmöglichkeit des EDI Bestellformats. Der Button FTP-Angaben ist derzeit nur bei einigen Bestellformaten wählbar, da nicht alle Lieferanten diese Funktion auch anbieten. Die Daten für den FTP-Server können Sie bei ihrem Lieferanten anfragen. Ein Default-Bestellformat kann auch im Steuerfile VIII hinterlegt werden. Dieses wird verwendet, wenn Sie generell immer mit dem gleichem Ausgabeformat arbeiten möchten. Die FTP-Angaben sind nur abhängig von dem Bestellformat und nicht vom Lieferanten, daher können Sie diese auch über den separaten Menüpunkt Stamm / Lieferanten/ Tools / Bestellserver FTP Daten aufrufen. Einstellung/Anpassung der Bestellvorlage für die Ausgabestruktur Hinweise: Die variable Anpassung des Ausgabeformats ist derzeit nur bei dem SPICERS-Bestellformat möglich. Alle anderen Formate sind fest vorgegeben. Die Struktur der Bestellausgabe wird durch eine Vorlagendatei festgelegt. Diese muß für das jeweilige Bestellformat in dem Verzeichnis vorhanden sein, welches mit dem logischen Namen VORLAGEN in ihrer Success!-Umgebung eingestellt ist. Wenn ihnen diese Einstellung nicht bekannt ist, dann wenden sie sich bitte an ihren Administrator. Der Name der Vorlagendatei muss lauten Bestellausgabe_[EDI Bestellformat].tpl. Für die SPICERS-Ausgabe ergibt sich damit der Vorlagendateiname Bestellausgabe_SPICERS.tpl. Die Vorlagendatei können Sie mit einem normalen Texteditor öffnen und bearbeiten. Für SPICERS sieht der Inhalt z.b. folgendermaßen aus: MSG_HEAD;SPIORD;SPL;;AOM;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; 000<!$MG_KDNR_Beim_Lieferant>AA FV=02 FR=NUR <!$MGREPEAT> OT=<!$MG_Bestellungsart> OR=<!$MG_BestellNr> OS=02 <!$MGIF_WE_AdresseJN> CN=<!$MG_WE_Matchcode> C1=<!$MG_WE_Name1> C2=<!$MG_WE_Strasse> C3=<!$MG_WE_PLZ> <!$MG_WE_Ort> CP=<!$MG_WE_PLZ> BSV GmbH & Co. KG Zollstock Göttingen Tel. 0551/ Fax: 0551/

4 4 <!$MGENDIF> <!$MGREPEAT> LP=<!$MG_ARTNR> LQ=<!$MG_Bestellmenge> LR=<!$MG_BestellZeilenNr> <!$MGENDREPEAT> FM=ENDORD <!$MGENDREPEAT> FM=END Die Platzhalter (Tags) welche mit <!$MG anfangen und mit > enden, dürfen auf keinen Fall verändert werden, da diese bei der Ausgabe durch Daten oder Funktionen ersetzt werden. Bei den Platzhaltern gibt es noch zwei besondere Arten, welche Bereiche innerhalb der Vorlagendatei wiederholen lassen (<!$MGREPEAT> <!$MGENDREPEAT>) oder Bereiche nur unter bestimmten Bedingungen ausgeben ( <!$MGIFxxx> <!$MGENDIFxxx>). Eigentlich dürfen sie alle Platzhalter von der Position her verschieben oder noch Zeichen (z.b. Feldtrennzeichen) außerhalb der Platzhalter in der Vorlagendatei hinzufügen. Beim Verschieben von Platzhaltern müssen Sie nur darauf achten, daß wenn sie innerhalb von einer der beiden oben genannten besonderen Bereich liegen, diesen Bereich nicht verlassen dürfen. Ausgabe der Bestellung Ob eine Bestellung gedruckt werden soll oder in eine Datei ausgegeben werden soll, definieren Sie direkt in der Bestellung über das Bestellformat. Beim Erfassen der Bestellung wird dort direkt die Einstellung aus dem Lieferantenstamm oder dem Steuerfile VIII eingetragen. Kann aber manuell auch pro Bestellung wieder geändert werden. Die Ausgabe der Bestelldatei erfolgt dann über die Druckfunktion der Bestellung, wobei dort auch das EDI-Datum und die Zeit eingetragen wird. Den Datenpfad, wohin die Datei ausgegeben werden soll, können Sie in der magc.ini in der Gruppe [SUC] mit dem Eintrag BESTELLPFAD festlegen. Der Eintrag sieht dann z.b. so aus: [SUC] BESTELLPFAD = x:\bestellausgabe\spicers Wenn ihnen diese Einstellung nicht bekannt ist, wenden sie sich bitte an ihren Administrator. Wenn von dem Lieferanten keine Vorgaben für den Dateinamen festgelegt sein, dann fängt der Name der txt-datei mit BES_ an. Bei SPIECRS gibt es feste Vorgaben und somit ergibt sich dann z.b. der Dateiname ORD-SPICERS-AA txt Schreiben auf den FTP-Server Der FTP-Upload erfolgt automatisch direkt nach der Ausgabe in die Bestelldatei. Als Voraussetzung für die FTP- Funktionalität muss die Datei SUCCRMLINK.DLL vom (oder neuer) in ihrem Success-Verzeichnis vorhanden und auf dem Arbeitsplatz von Success registriert sein. Hierzu wenden sie sich bitte auch an ihren Administrator BSV GmbH

5 5 Mailversand der Bestelldatei Die Erzeugte Bestelldatei kann mit der Option Mailversand auch direkt beim Bestelldruck per Mail aus Success heraus versandt werden. Hierzu sind folgende Einstellungen notwendig. 1. In den Bestellformaten (z.b. PBSEasy) muß die Option Mailversand aktiviert werden, damit über den Button Daten die Maildaten eingegeben werden können. 2. Die Maildaten sind wie folgt zu füllen: Mail-Server: <Name oder IP-Adresse Ihres Mailservers> Absender (Profil): Beliebige Absenderadresse/-kennung, die in der Mail als Absender angezeigt werden soll Betreff: Wird derzeit nicht benutzt. Kann über die Mail-Vorlage 1 eingestellt werden Benutzer (optional): Nur notwendig wenn Ihr Mailserver für die SMTP-Mailversendung eine Benutzeranmeldung benötigt. Passwort (optional): Nur notwendig wenn Ihr Mailserver für die SMTP-Mailversendung eine Benutzeranmeldung benötigt. Mail-Vorlage 1: Mit Hilfe einer Vorlagendatei kann das Layout der Betreffzeile definiert werden. Beim Mailversand kann die Betreffzeile aber auch noch individuell verändert werden. Wie das Template bearbeitet werden kann ist weiter unten beschrieben. Mail-Vorlage 2: Mit Hilfe einer Vorlagendatei kann das Layout des Mailtextes definiert werden. Beim Mailversand kann der Mailtext aber auch noch individuell verändert werden. Wie das Template bearbeitet werden kann ist weiter unten beschrieben. Temp Pfad: Hier ist ein Verzeichnis anzugeben, auf welches der Benutzer Schreib-, Lese- und Löschrechte hat. Es wird für temporäre Zwischenspeicherungen benötigt. Beispiel 3. Neben der Option Mailversand in den Bestellformaten kann auch der Bestellausdruck deaktiviert werden. Diese Option kann gewählt werden, wenn Sie z.b. nur die Bestelldatei per Mail versenden und kein Papier mehr ausdrucken möchten. BSV GmbH & Co. KG Zollstock Göttingen Tel. 0551/ Fax: 0551/

6 4. Im Lieferantenstamm ist unter den Zusatz-Daten neben den Einstellungen des Bestellformats ein Feld für die Standard-Mailadresse vorhanden. Diese Mailadresse kann bei jedem Versand noch individuell geändert werden. Wenn Sie nun aus der Bestellerfassungsmaske eine Bestellung für ein Bestellformat mit Mailversand drucken, dann öffnet sich nach der der Standard-Druckroutine ein neues Mailversand-Fenster in dem die Mail gemäß der Vorlagendateien angezeigt wird. Hier können Sie ggf. noch Änderungen vornehmen und dann direkt versenden. Die anhängende Datei wird zur Info rechts als Dateiname angezeigt. 6 Die Mail-Vorlagedateien (Templates) Zur Formatierung der Betreffzeile und des Mailtextes werden sogenannte Templates verwendet. Dieses sind Dateien mit Platzhaltern (Tags) für jedes einzelne Feld. Bei der Bearbeitung der Vorlagendateien ist genau wie bei der Definition der Bestellausgabe, darauf zu achten, daß die Tags nicht verändert werden. Beispiel-Templates können Sie sich hier herunterladen BSV GmbH