gaeb AVA Anwenderhandbuch Ergänzungsband 2008 gaeb AVA Anwenderhandbuch Ergänzungsband 2008 Nix & Keitel Software GmbH Version 3.07.

Transkript

1 gaeb AVA Version Anwenderhandbuch Ergänzungsband 2008 Dokument-Version: 0.3 Status: Entwurf Letzte Änderung: :20 Nix & Keitel Software GmbH - 1 -

2 KALKULATION MIT EXCEL... 3 ERMITTLUNG DER EINHEITSPREISE MIT EINER FREIEN KALKULATION IN EXCEL... 3 ERFASSUNG EINES NEUEN LEISTUNGSVERZEICHNIS... 4 PREISERFASSUNG MIT EXCEL... 7 NEUE KALKULATIONSVORLAGE (EXCEL PRESET) KALKULATION 01 ERSTELLEN... 9 NEUE KALKULATIONSVORLAGE (EXCEL PRESET) KALKULATION 02 ERSTELLEN EINFACHE KALKULATIONSFORMEL ERSTELLEN Nix & Keitel Software GmbH - 2 -

3 Kalkulation mit Excel gaeb AVA bietet Ihnen in Verbindung mit Excel ein einfaches und zugleich mächtiges Werkzeug zur Erstellung komplexer Kalkulationen. Sie können unterschiedliche Kalkulationsvorlagen für die verschiedenen Projektanforderungen erstellen. Ermittlung der Einheitspreise mit einer freien Kalkulation in Excel Die nachfolgenden Beispiele zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich eigene Kalkulationsvorlagen in gaeb AVA zur Verwendung in Excel erstellen und diese Vorlagen praktisch einsetzen. Nix & Keitel Software GmbH - 3 -

4 Erfassung eines neuen Leistungsverzeichnis Starten Sie das Programm gaeb AVA. Öffnen Sie mit die gaeb AVA Projektverwaltung. Legen Sie mit ein neues Projekt an. Benennen Sie das neue Projekt: Kalkulation mit Excel. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste Projekt anlegen Nix & Keitel Software GmbH - 4 -

5 Öffnen Sie mit den Dialog Leistungsverzeichnis bearbeiten. Legen Sie mit eine 2-stufige Struktur mit Titel und Untertitel an. Legen Sie zweimal mit zwei Positionen an. Starten Sie mit die OZ Nummerierung. Wählen Sie die Option Komplettes LV. Starten Sie die OZ Nummerierung mit im oberen Bereich. Nix & Keitel Software GmbH - 5 -

6 Erfassen Sie den Langtext in allen vier Einträgen. Erfassen Sei den Kurztext in den beiden Postionen. Erfassen Sie die Mengen in beiden Positionen. Nix & Keitel Software GmbH - 6 -

7 Preiserfassung mit Excel Exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit in die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Diese Datei befindet sich im Projektverzeichnis. Öffnen Sie mit die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Tragen Sie die Einheitspreise in die Spate N für beide Positionen ein. Speichern Sie die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x) und beenden Sie Excel. Importieren Sie mit die Preise aus der Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Bestätigen Sie die Meldung mit der Taste Ja Der Abschluss des Preisimports aus Excel wird mit einer Meldung angezeigt. Bestätigen Sie diese Meldung mit der Taste OK. Nix & Keitel Software GmbH - 7 -

8 Berechnen Sie mit die Gesamtbeträge und Summen des Leistungsverzeichnisses. Hiermit ist die Preiserfassung abgeschlossen. Nix & Keitel Software GmbH - 8 -

9 Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) Kalkulation 01 erstellen Die erste Runde der Preiserfassung mit Excel haben Sie mit der Standardvorlage durchgeführt. Sie können beliebig viele unterschiedliche Vorlagen erstellen. Vorlagen erstellen und verändern Sie in den Optionen. Öffnen Sie mit den Dialog Optionen und wechseln Sie im Dialog auf die Seite Excel Preset. Legen Sie mit einen neuen Excel Preset an. Geben Sie dem neuen Preset den Namen Kalkulation 01 und bestätigen Sie dies mit der Taste OK. Nix & Keitel Software GmbH - 9 -

10 Im nächsten Schritt entfernen Sie die für diese Vorlage nicht benötigten Einträge. Jeder Eintrag repräsentiert eine Spalte in der Excel-Datei. Hierzu entfernen Sie das Häkchen in der Spalte Aktiv in den betreffenden Einträgen. Es handelt sich hierbei um folgende Einträge: Unterbeschreibung Kurztext EPA1 EPA2 EPA3 EPA4 EPA5 EPA6 Zuschlagsprozent Zuschlagsmerkmal Bedarfsmerkmal Grundwahlmerkmal ZZG EPA Pauschal AFBNR Bezugsmerkmal Wiederholung Bezugsreferenz STLNO Freie Menge Entfällt Stundenlohn Schwerpunkt Unterbeschreibungsmenge Unterbeschreibungspreis Nix & Keitel Software GmbH

11 Sie entfernen mit alle deaktivierten Spalten. Bestätigen Sie die Meldung mit der Taste Ja. Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis erneut mit in die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Nix & Keitel Software GmbH

12 Da schon eine Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x) vorhanden ist, kommt eine Meldung. Bestätigen Sie diese Meldung mit der Taste Ja. Öffnen Sie die neue Excel-Datei und vergleichen Sie den Inhalt mit der ersten Version. Die im Preset entfernten Einträge sind in der Excel-Datei nicht mehr vorhanden. Nix & Keitel Software GmbH

13 Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) Kalkulation 02 erstellen Kopieren Sie mit den Preset Kalkulation 01 nach Kalkulation 02. Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen dies mit der Taste OK. Vergeben Sie im neuen Preset in der Spalte Spalte fortlaufende Buchstaben für die Excel-Spalten von A bis G. Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit in die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Jetzt sind die verbleibenden Einträge lückenlos in der Excel-Datei eingetragen. Die Beispiele haben Ihnen gezeigt, wie Sie durch Einstellung in Excel Preset festlegen können, welche Informationen aus dem Leistungsverzeichnis wo in Excel ausgegeben werden. Nix & Keitel Software GmbH

14 Einfache Kalkulationsformel erstellen In einer Excel-Vorlage können Sie auch neue Spalten mit Werten und Formeln hinzufügen. Damit haben Sie die Möglichkeit beliebig komplexe Kalkulationsansätze zu erstellen. Fügen Sie mit zwei neue Spalten hinzu. Wählen Sie in beiden Fällen den Typ Wert/Formel und bestätigen Sie die mit der Taste OK. Nehmen Sie folgende Änderungen an den Einträgen vor: Spalte der neuen Einträge in K und L ändern. Feld Überschrift des ersten neuen Eintrags in Einkaufspreis ändern. Format in Währung ändern. Feld Überschrift des zweiten neuen Eintrags in Aufschlag ändern. Format in Zahl ändern. Wert/Formel in 1,15 für einen Aufschlag von 15% ändern. In Eintrag mit dem Feld Typ Einheitspreis die Formel =RC[K]*RC[L] in Wert/Formel eingeben. Die Formeln werden wie in Excel erfasst. Da die Excel-Zeile sich von LV-Eintrag zu LV-Eintrag ändert, wird nur der Spaltenanteil eingegeben. Eine Excel-Spalte B wird in gaeb AVA mit RC[B] bezeichnet. Nix & Keitel Software GmbH

15 Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit in die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Die neuen Felder sind vorhanden und in der Spalte F ist im Beispiel der Zeile 4 die Formel?K4*L4 hinterlegt. Diese Formel wurde aus der Vorgabe RC[K]*RC[L] erzeugt. Geben Sie die Einkaufspreise in der Spalte K ein. Die Einheitspreis, Gesamtbeträge und Summen werden in Excel automatisch gerechnet, da gaeb AVA alle notwendigen Formeln erzeugt hat. Speichern Sie die Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x) und beenden Sie Excel. Nix & Keitel Software GmbH

16 Importieren Sie mit die Preise aus der Excel-Datei Kalkualtionsblatt.xls(x). Berechnen Sie mit die Gesamtbeträge und Summen des Leistungsverzeichnisses. Nix & Keitel Software GmbH