SD-Auftragsmeldung im MBA Kurzanleitung zur Bereitstellung der CSV-Schnittstellendatei

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1 SD-Auftragsmeldung im MBA Kurzanleitung zur Bereitstellung der CSV-Schnittstellendatei 1. Einleitung Im Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) erfassen einige Mittelschulen ab dem die zu erstellenden Fakturen nicht direkt in SAP R/3, sondern geben die notwendigen Fakturierungsdaten in eine Excel-Vorlage ein und exportieren diese in eine CSV-Schnittstellendatei. Die Schnittstellendatei wird per Mail an das MBA / Frau Marianna Zimmerli und Elisabeth Müller (Stellvertretung) gesandt. Im MBA werden die Fakturierungsdaten der Schulen sodann in SAP R/3 eingelesen. Zur Erstellung der CSV-Schnittstellendatei steht den Mittelschulen eine Excel-Vorlage zur Verfügung. Im Folgenden wird die Handhabung dieser Excel-Vorlage zur Meldung von Fakturierungen erläutert. 2. Vorbereitende Arbeiten Die Excel-Vorlage für die Fakturierungsmeldung (SD_Auftragserfassung_Mittelschulen.xls) kann von der folgenden Intranet-Seite des MBA heruntergeladen werden: (Personal & Finanzen, Finanzen, Rechnungswesen, Formulare Debitoren). Wir empfehlen Ihnen, diese Vorlage bei jeder Fakturierungsmeldung neu aus dem Intranet herunterzuladen, da Sie damit sicherstellen können, über die neueste Vorlage zu verfügen. 3. Öffnen der Excel-Vorlage Öffnen Sie die Vorlage und speichern Sie diese mit dem Befehl Datei / Speichern unter... auf Ihrem lokalen PC unter einem xls-dateinamen ab. Der Dateiname kann von Ihnen frei gewählt werden. 4. Erfassen der Schul- und Monatsangaben Erfassen Sie in den gelb hinterlegten Zellen in den Zeilen 4-6 die Angaben zur Mittelschule und zum gewünschten Monat. Sie können die notwendigen Angaben aus einer Auswahlliste auswählen: 5. Erfassen und Speichern der Fakturierungszeilen Sie erfassen die einzelnen Fakturapositionen als separate Zeilen in der Excel-Datei. Die zu erfassenden Angaben sind nachfolgend beschrieben: a) Wählen Sie in Spalte A den gewünschten Modus ( Instrumentalunterricht oder Allgemeine Faktura ) aus. I:\Finanzabteilung\Finanzdienste\Projekt Website\Dokumente\8.2.2 Rechnungswesen\Formulare Debitoren\Anleitung Fakturierung Mittelschulen.doc

2 Wenn Sie den Modus Instrumentalunterricht wählen, wird automatisch in der Spalte Text (Spalte O) der Text Kostenpflichtiger Instrumentalunterricht hinterlegt. Dieser Text kann aber von Ihnen überschrieben werden. b) Geben Sie in den Spalten B-H die notwendigen Kundenangaben ein. Die Spalte RgName muss zwingend erfasst werden. Nur wenn in dieser Spalte ein Eintrag erfolgt, werden in den Spalten I und J die Bestellnummer und die Positionsnummer gebildet: Anmerkung: Sie können auch einzelne Zeilen leer lassen. In die Schnittstellendatei werden allerdings nur diejenigen Zeilen aufgenommen, welche in der Spalte RgName einen Eintrag haben. c) Geben Sie in den Spalten K-M die Angaben zum Material, zur Menge und zum Stückpreis ein: Das Material kann aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt werden, die Auftragsmenge und der Betrag pro Einheit ist manuell zu erfassen. Sobald Menge und Preis erfasst sind, wird in Spalte N der Totalbetrag angezeigt. d) In den Spalten O-V können Sie nun die notwendigen Fakturatexte hinterlegen: e) Wiederholen Sie die Schritte a)-d) für jede Fakturaposition. Anleitung Fakturierung Mittelschulen.doc 2/

3 6. Speichern der Datei Speichern Sie zum Abschluss die Excel-Datei, indem Sie den Menübefehl Datei / Speichern unter... wählen und einen beliebigen Dateinamen hinterlegen: 7. Erstellen der CSV-Schnittstellen-Datei a) Nachdem Sie die Fakturapositionen in der Excel-Datei erfasst und diese abgespeichert haben, erstellen Sie nun die CSV-Schnittstellendatei zuhanden des MBA. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche. b) Falls nicht alle notwendigen Angaben vorhanden sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die etwa wie folgt aussieht: Ergänzen Sie die notwendigen Angaben und klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche CSV- Datei schreiben. Wenn alle Angaben vorhanden sind, bestätigt Ihnen das System die Erstellung der Schnittstellendatei wie folgt: Anleitung Fakturierung Mittelschulen.doc 3/

4 c) Die CSV-Schnittstellendatei wird in demselben Verzeichnis abgespeichert, in welchem auch die Excel-Datei abgelegt wurde. Der Dateiname der CSV-Schnittstellendatei ist folgendermassen aufgebaut: MBA_SAP_Schulnummer_Jahr_Monat_Tag.csv Beispiel: MBA_SAP_08_05_05_06.csv für die Schule Nr. 8, welche eine Fakturadatei am 6.Mai 2005 speichert. Bitte beachten: Wenn Sie am gleichen Tag mehrere Schnittstellendateien erstellen möchten, würden die nachfolgenden Speichervorgänge die vorangehenden überschreiben. d) Bestätigen Sie den Datei erstellt -Dialog mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Anmerkung: Wenn Sie eine Excel-Datei öffnen, die Sie bereits einmal ins CSV-Format exportiert haben, werden Sie auf diesen Umstand hingewiesen: Diese Warnmeldung soll verhindern, dass Sie dieselben Fakturierungsdaten versehentlich mehrfach exportieren. 8. Versand der CSV-Datei Senden Sie die erstellte CSV-Datei (nicht die Excel-Datei!) - also z.b. die Datei MBA_SAP_08_05_05_06.csv - per an Frau Marianna Zimmerli: marianna.zimmerli@mba.zh.ch, bzw. Elisabeth Müller: elisabeth.mueller@mba.zh.ch. Anleitung Fakturierung Mittelschulen.doc 4/

5 9. Faktura Die Daten werden von Frau Zimmerli und Frau Müller in SAP verarbeitet. Die in der CSV-Datei übermittelten Daten ergeben folgende Faktura: 10. Kontaktperson bei Fragen zur SD Auftragsmeldung Vorlage Falls Sie Fragen zum SD - Auftragsmeldung-Vorlage und zum Prozess der Mutationsmeldung haben sollten, wenden Sie sich bitte an Frau Natascia Tuttobene (natascia.tuttobene@mba.zh.ch, Tel. 043 / ). Anleitung Fakturierung Mittelschulen.doc 5/