kurzanleitung modul debitoren

Transkript

1 kurzanleitung modul debitoren

2 Einleitung Dieses Dokument versteht sich als Kurzanleitung. Für detaillierte Informationen verwenden Sie bitte die Epos5 Hilfemeldungen. Diese öffnen Sie wie folgt: Modul Debitoren starten Taste F1 drücken. Weitere Hilfestellung erhalten sie auf unserer Support Homepage unter der Rubrik Videos. Diese Seite wird auch beim Starten von Epos5 angezeigt. Bei Fragen zu dieser Anleitung oder zu der Software Epos5 erreichen Sie uns wie folgt: Logex AG IT Solutions Tel: Waldrain Gerolfingen info@logex.ch 2

3 Übersicht Diese Kurzanleitung beschreibt das Modul Debitoren der Software Epos5. Nach dem Starten des Moduls präsentiert sich dieses wie folgt: In dieser Ansicht sehen Sie später nach dem buchen der Fakturen alle derzeitigen offenen Posten. Ansichten Sie können aus drei verschiedenen Ansichtsarten auswählen: Standardmässig ist jedoch Adressen mit offenen Posten ausgewählt. Diese Auswahl brauchen wir auch in dieser Kurzanleitung. 3

4 Faktura buchen Im ersten Schritt geht es darum, die Fakturen aus dem Modul Auftrag und/oder Serienfaktura in das Modul Debitoren zu übernehmen. Diese sind bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Modul Debitoren gebucht, so dass sie noch geändert oder gelöscht werden können, ohne dass es Einfluss auf die Buchhaltung hat. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Faktura Faktura buchen, wird das Verbuchen gestartet. Im darauf folgenden Fenster wird angezeigt, wie viele unverbuchte Fakturen sich zurzeit noch im System befinden. Klicken Sie auf Ja um das Verbuchen zu bestätigen. Nach der Bestätigung werden die Rechnungen in das Modul übernommen. 4

5 Fakturajournal Im Fakturajournal sehen Sie eine protokollierte Übersicht über die soeben gebuchten Fakturen. Zur Journalansicht wechseln Sie, indem Sie auf diesen Knopf klicken: Nun öffnet sich ein neues Fenster das wie folgt aussieht: Klicken Sie nun auf Drucken um das Journal auszudrucken. Dieser Vorgang kann nur einmal ausgeführt werden. Sie können später aber jederzeit Fakturalisten für einen beliebigen Zeitraum ausdrucken. Nach dem Druck wird das Journal geleert. 5

6 ESR Einlesen In Epos5 haben Sie die Möglichkeit, Zahlungen elektronisch einzulesen. Um diesen Arbeitsschritt auszuführen, müssen Sie vorgängig bei Ihrer Bank oder Post die elektronischen Zahlungsinformationen herunterladen und lokal abspeichern. Über den Menüpunkt Zahlungen ESR einlesen gelangen Sie zu folgendem Auswahlfenster: 1. Hier wählen Sie den Pfad aus auf welchem die Zahlungsinformationen abgespeichert sind. 2. Hier wählen Sie das Konto aus, auf welches der Betrag gutgeschrieben werden soll. 6

7 Nachdem Sie den Pfad angegeben und das Konto definiert haben, klicken Sie auf Einlesen. Wenn beim Einlesen keine Fehler aufgetreten sind, sollte das Fenster nun so aussehen: 7

8 Zahlungen manuell erfassen Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit eine Zahlung manuell zu erfassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungen Zahlung erfassen Folgendes Fenster wird geöffnet: Erfassen Sie das Einzahlungskonto (Kasse, Post, Bank), das Zahlungsdatum, den einbezahlten Betrag und eventuell einen Skontoabzug. Klicken Sie auf Zahlung buchen um diesen Vorgang abzuschliessen. 8

9 Zahlungsjournal Klicken Sie auf diese Schaltfläche um in die Voransicht des Zahlungsjournals zu wechseln. In dieser Übersicht sehen Sie alle Zahlungen, welche seit dem letzten Zahlungsjournal getätigt wurden. Klicken Sie auf Drucken. Dieser Vorgang kann nur einmal ausgeführt werden. Sie können später aber jederzeit Zahlungslisten für einen beliebigen Zeitraum ausdrucken. 9

10 Listen Über die Schalfläche Listen gelangen Sie zu einer der sechs verschiedenen Listenansichten. Für unsere Anleitung wählen wir als Beispiel eine Zahlungsliste. Nachdem wir die Option ausgewählt haben öffnet sich folgendes Fenster Hier können Sie nun eine Zeitperiode wählen, welche Sie auf Ihrer Zahlungsliste aufgeführt haben möchten. 10

11 Sie erhalten nun eine komplette Übersicht der eingegangenen Zahlungen während der von Ihnen ausgewählten Zeitperiode. 11

12 Zahlungen und Fakturen stornieren Um eine Zahlung oder Rechnung zu stornieren gehen wir wie folgt vor: Rechtsklick auf die entsprechende Rechnung Zahlung stornieren Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Ja Wenn zu dem Zeitpunkt noch keine Zahlung erfasst wurde, können Sie eine Faktura auch stornieren. Die Rechnung wird nicht komplett aus dem System gelöscht, sondern im Archiv abgelegt 12

13 Mahnwesen Ein Schulungsvideo zum im Modul Debitoren integrierten Mahnwesen, finden Sie auf unserer Support- Website Klicken Sie dazu im Menüpunkt Schulungvideos auf Mahnwesen. 13