Offene Posten ausgleichen. Stand 10/2014

Transkript

1 Offene Posten ausgleichen Stand 10/2014

2 EXACT ONLINE 2 Inhalt Übersicht Offene Posten Verkauf / Debitoren... 4 Übersicht Offene Posten Einkauf / Kreditoren... 5 Ausgleich beim manuellen Erfassen von Bankbuchungen... 6 Ausgleich der Offenen Posten beim Import der Bankauszüge... 9 Ausgleich der Offenen Posten nach dem Import der Bankauszüge... 11

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4 EXACT ONLINE 4 Übersicht Offene Posten Verkauf / Debitoren Exact Online bietet eine Übersicht der Offenen Posten sowohl für den Einkauf als auch der Verkauf. Für den VERKAUF finden Sie es unter dem Menüpfad [VERKAUF / OFFENE POSTEN]. Hier sehen Sie alle offenen Posten der Debitoren.

5 EXACT ONLINE 5 Übersicht Offene Posten Einkauf / Kreditoren Für den EINKAUF finden Sie es unter dem Menüpfad [EINKAUF / OFFENE POSTEN]. Hier sehen Sie alle offenen Posten der Kreditoren.

6 EXACT ONLINE 6 Ausgleich beim manuellen Erfassen von Bankbuchungen Wenn Sie Bankbelege manuell erfassen, können Sie die Zahlung sofort einem Debitor oder Kreditor zuordnen und entscheiden wie Sie mit Differenzen in den Zahlungsbeträgen umgehen wollen. Gehen Sie über den Menüpfad [FINANZEN / BUCHUNGEN ERFASSEN].

7 EXACT ONLINE 7 Wählen Sie dann bitte das entsprechende Bankkonto aus auf dem Sie eine Zahlung erhalten oder getätigt haben, für die Sie den offenen Posten ausgleichen wollen. Ist noch kein personalisiertes Konto eingerichtet worden, klicken Sie bitte auf 20 BANK. Es öffnet sich die Eingabe-Maske zur Buchungserfassung: Für den Abgleich der Offenen Posten sind zwei Felder relevant, nämlich KONTAKT und BETRAG.

8 EXACT ONLINE 8 Wenn Sie in das Feld für den BETRAG klicken und F2 drücken erhalten Sie eine Übersicht sämtlicher Offener Posten. Sie können nun einen Offenen Post auswählen und den tatsächlichen Betrag eingeben, den Sie gezahlt bzw. erhalten haben. Mit den Vorzeichen der Beträge wird angezeigt ob es sich um einen offenen Posten Ihrer Kreditoren (-) oder Ihrer Debitoren (+) handelt. Sie können sich diese Information auch explizit anzeigen lassen in dem Sie die Anzeige anpassen. Über das Pull-Down-Menü haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden wie mit der Differenz zu verfahren ist. NICHT ABBUCHEN: Die Differenz wird bleibt weiterhin als Forderung bzw. Verbindlichkeit bestehen. SKONTO: Die Differenz wird als Preisnachlass gewertet und entsprechend verbucht. ZAHLUNGSDIFFERENZ: Der Differenzbetrag wird als Verlust bzw. Gewinn auf ein entsprechendes Konto verbucht. Die Funktioniert sowohl für Kreditoren als auch Debitoren:

9 EXACT ONLINE 9 Ausgleich der Offenen Posten beim Import der Bankauszüge In Exact Online können Sie Offene Posten auf mehrere Arten ausgleichen. Über die Import-Funktion von Exact Online für Bankauszüge ist es auch möglich, dass die Software den richtigen Kreditor bzw. Debitor erkennt und die entsprechende Zahlung auch der richtigen Rechnung zuordnet. Dazu müssen Sie lediglich Zuordnungsregeln definieren. Gehen Sie über den Menüpfad [FINANZEN / BANK / ZUORDNUNGSREGELN]. Klicken Sie auf NEU um eine neue Zuordnungsregel zu definieren. Aufgrund bereits durchgeführter Ausbuchungen kann Ihnen Exact Online auch Vorschläge unterbreiten.

10 EXACT ONLINE 10 Es öffnet sich eine Maske In der Sie die Zuordnungskriterien eintragen können. Bitte beachten Sie, dass der eingegangene Betrag Deckungsgleich mit dem Betrag des offenen Postens sein muss, damit der Abgleich beim Import funktioniert. Der Abgleich findet unmittelbar nach dem Einlesen des Kontoauszuges statt. Wie dieser durchgeführt wird, entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Hilfeskript.

11 EXACT ONLINE 11 Ausgleich der Offenen Posten nach dem Import der Bankauszüge Nicht zugewiesene, also Zahlungseingänge als auch Zahlungsausgänge können auch nachträglich abgeglichen werden. Rufen Sie dazu den Menüpfad [FINANZEN / BANK / ZU ERLEDIGEN] auf Die Übersicht zeigt eine Liste aller Bewegungen, die aus Bankauszügen importiert wurden.

12 EXACT ONLINE 12 Sie können den Abgleich durchführen, in dem Sie auf AUSBUCHEN klicken. Es öffnet sich die Bearbeitungs-Maske. Auch hier können Sie einzelne Zahlungen auswählen und entscheiden wie die ausgebucht werden sollen. Insbesondere was mit etwaigen Differenzen geschehen soll.

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