Vorgehensweise für die Umstellung von Quicken-Konten bei Bargeldbuchungen auf ein Wertpapierkonto

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1 Vorgehensweise für die Umstellung von Quicken-Konten bei Bargeldbuchungen auf ein Wertpapierkonto Bevor Sie Ihre Datei nach Quicken 2010, bzw konvertieren, können Sie in Ihrer jetzt benutzten Version vorbereitende Arbeiten durchführen, um nach der Konvertierung keine Nacharbeiten zu haben. Wir empfehlen Ihnen unten aufgeführte Vorgehensweise, wenn viele Konten und viele Buchungen von Bargeldbuchungen auf ein Wertpapierkonto betroffen sind. Bei wenigen Konten bzw. Buchungen, empfehlen wir eine manuelle Nacharbeitung in Quicken 2010 oder 2011 durchzuführen. Die Beschreibung hierzu finden Sie am Ende dieses Dokuments. Inhalt: Schritt 1: Prüfen welche Konten betroffen sind... 1 Schritt 2: Beziehung zwischen Bankkonten und Wertpapierkonten ermitteln... 2 Lösung bei einer 1:1 Beziehung... 3 Lösung bei einer n:1 Beziehung... 5 Abschluss des Vorgangs Manuelle Nacharbeitung der Bargeldbuchungen in Quicken Schritt 1: Prüfen welche Konten betroffen sind Rufen Sie in der Vorgängerversion in der Sie bis jetzt gearbeitet haben (z.b. Quicken 2009), Ihre Datei auf und wechseln Sie in die Kontenübersicht. Machen Sie über den Menüpunkt Einstellungen Ausgeblendete Konten anzeigen alle Konten sichtbar. Wechseln Sie in das Kontoblatt eines Ihrer Wertpapierkonten und rufen Sie über F3 den Dialog Suchen auf. Wählen Sie im Suchen-Dialog bei im Feld den Eintrag Vorgang aus. Wählen Sie bei Suchen den Eintrag XEin aus. 1

2 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Wählen. Alle Konten, die in der folgenden Ansicht gezeigt werden brauchen die vorbereitenden Arbeiten. Am besten Sie schreiben sich die Namen der betroffenen Konten auf. Schritt 2: Beziehung zwischen Bankkonten und Wertpapierkonten ermitteln Rufen Sie die Funktion Bearbeiten Suchen und Ersetzen auf. Suchen Sie für jedes Wertpapierkonto auf Ihrer Liste der betroffenen Konten, die Bankkonten, von denen Umbuchungen zum Wertpapierkonto erstellt worden sind. Wählen Sie dazu bei im Feld: Kateg./Klasse aus und bei Suchen nach: den Namen des Wertpapierkontos, welches Sie überprüfen möchten. Sie erkennen die Namen der Umbuchungskonten an den eckigen Klammern vor und nach dem Namen. 2

3 Wenn dabei nur ein Konto mit Umbuchungen zu dem Wertpapierkonto gefunden wird, haben diese beiden Konten eine 1:1 Beziehung. Schreiben Sie sich die Beziehung des Bankkontos zum Wertpapierkonto auf: Z. B. Bankkonto Freiburg Wertpapierkonto 1 1:1 Beziehung Falls Umbuchungen von mehreren Bankkonten vorhanden sind, haben diese Konten eine n:1 Beziehung. Schreiben Sie sich die Beziehungen für das Konto auf. Z. B. Bankkonto Freiburg / Bankkonto Stuttgart Wertpapierkonto n:1 Beziehung Verfahren Sie auf diese Art für jedes Wertpapierkonto. Nach der Feststellung der Beziehung können Sie zu den Lösungen wechseln. Lösung bei einer 1:1 Beziehung Verbindung des Depots zum Verrechnungskonto herstellen: Wechseln Sie zur Kontenübersicht und wählen Sie das zu bearbeitende Wertpapierkonto aus. Führen Sie einen Rechtsklick auf das Wertpapierkonto durch und wählen Sie im Kontextmenü Konto ändern. 3

4 Markieren Sie im folgenden Dialog beim Eintrag Verbundenes Bankkonto die Option: Mit diesem Wertpapierkonto ist ein Bankkonto verbunden. Aktivieren Sie den Radiobutton bei Vorhandenes Konto und wählen Sie das Bankkonto aus, zu dem Sie die Umbuchungen erzeugt haben. Klicken Sie auf Fertig. Durch diesen Vorgang werden alle Bargeldumbuchungen im Bankkonto gelöscht und die Wertpapiervorgänge auf das Bankkonto umgebucht. Das Bankkonto wird als Verrechnungskonto genutzt. Alle Geldflüsse finden zwischen dem Verrechnungskonto und dem Wertpapierkonto statt. Anstatt wie bisher eine Barbuchung zum Wertpapierkonto auszuführen und danach den Kauf oder den Verkauf zu buchen, werden zukünftig immer direkt Umbuchungen zwischen Bankkonto und Wertpapierkonto erzeugt. Abgleich der geänderten Buchungen im Bankkonto Nach erfolgter Umstellung müssen die Buchungen im Bankkonto noch abgeglichen werden. Ansonsten gibt es Schwierigkeiten beim nächsten Abruf der Kontoumsätze. Der Wert der abgeglichenen Buchungen unterscheidet sich dann um die Umbuchungen zum Wertpapierkonto. Folgende Vorgehensweise für den Abgleich sollten Sie durchführen: Wechseln Sie in das Bankkonto, zu dem die Umbuchungen geändert wurden. Rufen Sie den Menüpunkt Bankgeschäfte Konto abgleichen auf. 4

5 Geben Sie dort den Endkontostand für das Konto ein, so wie er unter der Liste der Buchungen angezeigt wird. Falls Sie Buchungen nach dem heutigen Datum eingegeben haben, müssen Sie den Betrag in dem Feld Stand eintragen, der in der letzten Buchung vor den zukünftigen Buchungen eingetragen steht. Bestätigen Sie den Dialog mit OK Wählen Sie im folgenden Fenster alle Buchungen aus, die dort angezeigt werden. Sowohl bei den Ausgaben als auch bei den Einnahmen sollten nur die jetzt nicht abgeglichenen Buchungen der Wertpapiervorgänge angezeigt werden. Wenn alle Buchungen markiert sind, sollte die Differenz ganz unten rechts auf 0,00 stehen. Bestätigen Sie den Vorgang mit Fertig. Nach dem Abschluss dieses Vorgangs wechseln Sie wieder in die Kontenübersicht, wählen das bearbeitete Wertpapierkonto aus und öffnen den Dialog Wertpapier ändern noch einmal. Dort nehmen Sie die Verbindung zu dem Bankkonto wieder weg, indem Sie den Haken bei verbundenes Bankkonto wieder entfernen. Lösung bei einer n:1 Beziehung Sie haben mehrere Bankkonten von denen auf dasselbe Wertpapierkonto Bargeldumbuchungen erzeugt wurden. Dabei müssen folgende Fälle unterschieden werden. Prüfen Sie zunächst, ob eines der Bankkonten, von denen Bargeldbuchungen auf das Wertpapierkonto erfolgt sind, als Verrechnungskonto fungiert: Wechseln Sie zur Kontenübersicht und wählen Sie das zu bearbeitende Wertpapierkonto aus. Führen Sie einen Rechtsklick auf das Wertpapierkonto durch und wählen Sie im Kontextmenü Konto ändern. 5

6 Überprüfen Sie im folgenden Dialog beim Eintrag Verbundenes Bankkonto die Option: Mit diesem Wertpapierkonto ist ein Bankkonto verbunden. Sollte diese Option aktiviert sein, entfernen Sie den Haken in dem Kästchen. Klicken Sie auf Fertig. 1. Verrechnungskonten anlegen Um die richtige Zuordnung des Bargeldflusses und der Wertpapiertransaktionen abzubilden, müssen Sie zusätzliche Verrechnungskonten anlegen. Wechseln Sie in die Kontenübersicht und legen Sie ein neues Bankkonto an. Der Name des neuen Kontos sollte die Bezeichnung des Wertpapierkontos widerspiegeln und auch als Verrechnungskonto erkennbar sein. z.b. Depot Max Verrechnungskonto. 2. Umbuchungen auf das Verrechnungskonto suchen Rufen Sie über das Hauptmenü Bearbeiten die Funktion Suchen und Ersetzen auf. Wählen Sie das zu ändernde Wertpapierkonto aus. Diesen Vorgang müssen Sie für jedes Wertpapierkonto durchführen. Es muss also jedes Wertpapierkonto ein Verrechnungskonto haben, auf das die Bargeldbuchungen umgeleitet werden können. Wählen Sie zunächst im oberen Bereich des Dialogs die Einträge für im Feld und Suchen nach aus 6

7 Wählen Sie bei im Feld: Kateg./Klasse aus. Wählen Sie bei Suchen nach: den Namen des anzupassenden Wertpapierkontos aus. Klicken Sie auf Suchen. Damit werden alle Buchungen gesucht, die Umbuchungen auf das Wertpapierkonto sind. Diese Umbuchungen müssen jetzt auf das neue Verrechnungskonto umgestellt werden. Selektieren Sie alle Umbuchungen auf das Wertpapierkonto, die Sie auf das Verrechnungskonto umleiten müssen. 3. Umbuchungen auf das Verrechnungskonto umlenken Setzen Sie ganz unten links den Haken bei Alle auswählen. Danach lenken Sie diese Buchungen auf das Verrechnungskonto um. Wählen Sie dazu im unteren Bereich des Suchen Dialogs bei im Feld: Kateg./Klasse aus. Wählen Sie bei Ersetzen durch: den Namen des neu angelegten Verrechnungskontos aus. Klicken Sie anschließend auf Ersetzen und bestätigen Sie die folgende Abfrage. 7

8 Beachten Sie: Falls Sie auch Umbuchungen zum Wertpapierkonto in Splittbuchungen im Bankkonto erzeugt haben, dürfen Sie beim Markieren nur den Teil der Umbuchung aufs Wertpapierkonto auswählen und nicht den gesamten Splitteintrag. In diesem Fall dürfen Sie nicht auf Alle auswählen klicken, sondern müssen die Vorgänge von Hand markieren. Wählen Sie alle Vorgänge, in denen bei Kategorie der Name des Wertpapierkontos in eckigen Klammern steht. 4. Wertpapierkonto und Verrechnungskonto verbinden Wechseln Sie zur Kontenübersicht und wählen Sie das zu bearbeitende Wertpapierkonto aus. Führen Sie einen Rechtsklick auf das Wertpapierkonto durch und wählen Sie im Kontextmenü Konto ändern. Im folgenden Dialog wählen Sie beim Eintrag Verbundenes Bankkonto die Option Mit diesem Wertpapierkonto ist ein Bankkonto verbunden an Aktivieren Sie den Radiobutton bei Vorhandenes Konto und wählen Sie das Bankkonto (neues Verrechnungskonto) aus, zu dem Sie die Umbuchungen erzeugt haben. Klicken Sie auf Fertig. 8

9 Durch diesen Vorgang werden alle Bargeldumbuchungen im Bankkonto gelöscht und die Wertpapiervorgänge auf das Bankkonto umgebucht. Das Bankkonto wird als Verrechnungskonto genutzt. Alle Geldflüsse finden zwischen dem Verrechnungskonto und dem Wertpapierkonto statt. Anstatt wie bisher eine Barbuchung zum Wertpapierkonto auszuführen und danach den Kauf oder den Verkauf zu buchen, werden zukünftig immer direkt Umbuchungen zwischen Bankkonto und Wertpapierkonto erzeugt. 5. Buchungen im Verrechnungskonto abgleichen Nach erfolgter Umstellung müssen die Buchungen in den Bankkonten noch abgeglichen werden. Ansonsten gibt es Schwierigkeiten beim nächsten Abruf der Kontoumsätze. Der Wert der abgeglichenen Buchungen unterscheidet sich dann um die Umbuchungen zum Wertpapierkonto. Folgende Vorgehensweise für den Abgleich sollten Sie durchführen: Wechseln Sie in das Bankkonto, zu dem die Umbuchungen geändert wurden. Rufen Sie den Menüpunkt Bankgeschäfte Konto abgleichen auf. 9

10 Geben Sie dort den Endkontostand für das Konto ein, so wie er unter der Liste der Buchungen angezeigt wird. Falls Sie Buchungen nach dem heutigen Datum eingegeben haben, müssen Sie den Betrag in dem Feld Stand eintragen, der in der letzten Buchung vor den zukünftigen Buchungen eingetragen steht. Bestätigen Sie den Dialog mit OK Im folgenden Fenster wählen Sie alle Buchungen aus, die dort angezeigt werden. Sowohl bei den Ausgaben als auch bei den Einnahmen sollten nur die jetzt nicht abgeglichenen Buchungen der Wertpapiervorgänge angezeigt werden. Wenn alle Buchungen markiert sind, sollte die Differenz ganz unten rechts auf 0,00 stehen. Bestätigen Sie den Vorgang mit Fertig. Abschluss des Vorgangs Nach diesen Vorarbeiten können Sie die Datei nach Quicken 2010, bzw. Quicken 2011 konvertieren. Im Konvert wird eine Logdatei erzeugt, in der Sie prüfen können, ob Sie alle Buchungen in der Vorversion richtig vorbereitet hatten. 10

11 Manuelle Nacharbeitung der Bargeldbuchungen in Quicken 2011 Sollten Sie nur wenige Bargeldbuchungen auf ein Wertpapierkonto durchgeführt haben, können Sie diese nach der Konvertierung in Quicken 2010 bzw nachbearbeiten: Nach der erfolgreichen Konvertierung Ihrer Quicken-Datei nach Quicken 2010 bzw. 2011, erhalten Sie Hinweise zu den betroffenen Bargeldbuchungen. 11

12 Drucken Sie diesen Screen aus. Während der Konvertierung musste Quicken die Verbindung zwischen Wertpapierkonto und Verrechnungskonto in den angezeigten Buchungen löschen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Buchungen wieder ein Verrechnungskonto zuzuweisen: Wechseln Sie in das betroffene Wertpapierkonto und wählen Sie die erste der betroffenen Buchungen aus. Sie ist auf sich selbst umgebucht und erscheint als Kauf. Öffnen Sie die Buchung und wählen Sie als Kategorie das ursprüngliche Verrechnungskonto. Speichern Sie die Buchung über OK. Wechseln Sie über die Tastenkombination Strg+F in das Verrechnungskonto und löschen Sie dort die doppelte Buchung, die ohne Kategorie erscheint. Verfahren Sie so mit jeder ursprünglichen Bargeldbuchung, die Sie in der Logging Information während der Konvertierung angezeigt bekommen haben. 12