Leitfaden Kontenrahmenumstellung

Transkript

1 Inhalt 1. Kontenrahmenumstellung über den Fremdkontenrahmen 3 2. Manuelle Kontenrahmenumstellung 6 3. Änderungen im Mandantenstammblatt 6 Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 1 von 8

2 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 2 von 8

3 1. Kontenrahmenumstellung über den Fremdkontenrahmen Sie können die Funktionalität der Fremdkontenrahmen und des Exports bzw. Imports von Wirtschaftsjahren nutzen, um ganze Buchhaltungen hinsichtlich des Kontenrahmens bzw. bestimmter Konten umzustellen. Sie erhalten somit die Möglichkeit z.b. von Kontenrahmen 3 auf Kontenrahmen 4 umzustellen und können zusätzlich mehrere Konten auf ein Konto zusammenfassen (Verdichtung). Beispiel für die Umstellung von SKR 03 auf SKR 04: Legen Sie im Dokument Fremdkontenrahmen eine Zuordnungstabelle an, wobei der SKR 03 der Fremdkontenrahmen und der SKR 04 der SBS Rewe plus Kontenrahmen ist. Abb. 1: Anlegen Fremdkontenrahmen Diese Zuordnungstabelle können Sie für alle Mandanten nutzen, die Sie umstellen möchten. Für die Umsetzung einer Buchhaltung exportieren Sie zunächst die mit SKR 03 gebuchten Daten des Wirtschaftsjahres über die Hauptabschlussübersicht (Fibu und Anlagenbuchhaltung). Anschließend führen Sie bei dem, mit Kontenrahmen 4 hinterlegten, Mandanten den Import Wirtschaftsjahr der gerade ausgelagerten Daten durch. Setzen Sie vorher die neue Option Kontenkonvertierung im Importauswahlfenster. Abb. 2: Eigenschaftendialog Import Wirtschaftsjahr Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 3 von 8

4 Dann erscheint folgender Auswahldialog: Hier tragen Sie den neuen Kontenrahmen und den Fremdkontenrahmen ein. Abb. 3: Import mit Kontenkonvertierung Der Haken Konten vor Import anzeigen und zuordnen sollte immer gesetzt sein, ansonsten werden die nicht zugeordneten Konten nicht angezeigt und der Import der Daten kann nicht durchgeführt werden. Wenn alle Sachkonten zugeordnet werden sollen, muss die Option Alle Sachkonten zuordnen gesetzt werden. Ist diese Option nicht gesetzt, werden nicht zugeordnete Konten 1:1 übernommen. Personenkonten müssen Sie nicht zuordnen, da diese ebenfalls 1:1 übernommen werden. Bevor der Import gestartet wird, erscheint noch einmal die Abfrage ob sie den Import der Buchungen und Wirtschaftsgüter wirklich ausführen wollen. Abb. 4: Import Wirtschaftsjahr Sobald Sie diese Meldung mit [Ja] bestätigt haben, erscheint folgendes Fenster: Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 4 von 8

5 Abb. 5: Zuordnung der Fremdkonten Hier können Sie nun die Fremdkonten zuordnen. Diese Konten müssen zugeordnet werden, ansonsten ist der Import nicht möglich. Beim Import erfolgt die Umsetzung aller Konten, sowohl in der Fibu als auch in der Anlagenbuchhaltung. Nach dem erfolgreichen Import wird der neue Kontenrahmen automatisch im Mandantenstammblatt eingetragen. Beachten Sie, dass vor dem Import alle vorhandenen Daten des Wirtschaftsjahres automatisch gelöscht werden. Vor einer generellen Umstellung sollten Sie deshalb eine Sicherung der Datenbank durchführen. Sie können die Daten aber auch unter einer neuen Akte bzw. neuen Mandantennummer importieren. Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 5 von 8

6 2. Manuelle Kontenrahmenumstellung Eine manuelle Änderung des Kontenrahmens ist generell nur möglich, wenn in einem Wirtschaftsjahr noch keine Buchungen vorgenommen wurden und noch kein Konto im Kontenstamm des Wirtschaftsjahres der Umstellung angelegt ist. Gegebenfalls sind die vorläufigen Buchungen des neuen Wirtschaftsjahres über das Dokument Hauptabschlussübersicht sowie Kontenstamm in der Jahresakte zu löschen. Wenn beim Jahreswechsel der Kontenrahmen umgestellt werden soll (Beispiel: KR04 auf KR03), muss diese Änderung im Mandantenstammblatt des neuen Wirtschaftsjahres vorgenommen werden. 3. Änderungen im Mandantenstammblatt Öffnen Sie das Dokument Mandantenstammblatt unter der <Dauerakte Stammdaten Mandant>. Im Mandantenstammblatt wechseln Sie auf die Registerkarte <Rewe Wirtschaftsjahr>. Hier kann nun der gewünschte Kontenrahmen gewählt werden. Abb. 6: Mandantenstammblatt: Auswahl Kontenrahmen Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 6 von 8

7 Folgende Punkte müssen bei der Kontenrahmenumstellung beachtet werden: 1. Wenn mit Kostenrechnung gearbeitet wird, muss im Mandantenstammblatt auch der Kostenrahmen umgestellt werden. Abb. 7: Mandantenstammblatt: Umstellung Kostenrahmen 2. Im Kunden- und Lieferantenstamm müssen die ggf. individuell hinterlegten Sammelkonten geändert werden, da diese auch nicht die selben Kontonummern haben. Diese Änderungen können durch einen Abgleich mit dem Kontenstamm oder durch das duplizieren durchgeführt werden. Abb. 8: Hinterlegung Sammelkonto Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 7 von 8

8 3. Bei der Umstellung auf einen anderen Kontenrahmen (also nicht von KR03 auf KR04) sondern zum Beispiel auf einen Pflegekontenrahmen müssen natürlich auch noch die verschiedenen Auswertungsrahmen wie der BWA-Rahmen, BAB-Rahmen, etc., angepasst werden. Eigens angepasste Kontenzuordnungen müssen auch in den individuell angepassten Auswertungsrahmen angepasst werden. Für diese Änderung muss in der Zentralakte der Standardrahmen kopiert werden, damit dieser dann als Kanzleirahmen bearbeitet werden kann. 4. Folgebuchungen und Wiederkehrende Buchungen sind in der Dauerakte angesiedelt. Diese Stammdaten müssen nicht aus dem Vorjahr übernommen werden, da sie jahresunabhängig zur Verfügung stehen. In den Eigenschaften dieser Dokumente müssen Sie nun Ihren neuen Rahmen auswählen und die Wiederkehrenden Buchungen neu erfassen. Individuell angelegte Folgebuchungen müssen ebenfalls neu erfasst werden (Standard Folgebuchungen, die von uns mitgeliefert werden, bekommen Sie jedoch angezeigt, wenn sie in den Eigenschaften den neuen Kontenrahmen auswählen). 5. Anlagegüter müssen im neuen Wirtschaftsjahr neu erfasst werden. Hierfür öffnen Sie bitte das Dokument Liste der Wirtschaftsgüter unter dem Ordner Anlagenbuchhaltung. 6. Eine Saldenübernahme ist automatisch nicht möglich. Alle Konten müssen manuell aus dem Vorjahr vorgetragen werden. Dokument: Leitfaden Kontenrahmen.doc Seite: 8 von 8