Leitfaden Controllingbericht

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1 Inhalt 1. Controllingbericht Voraussetzung für die Nutzung des Controllingberichtes Vorlagen für Controllingberichte Start des Dokuments Symbolleiste Einfügen von Variablen Ansicht /Anzeige von Variablen Bearbeiten von Variablen Einfügen von Dokumenten Dokument als Kanzleitext (Berichtsvorlage) bereitstellen Anmerkungen Formatvorlagen und Seitenausrichtung in Word Sonstige Hinweise Bekannte Probleme 13 Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 1 von 13

2 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 2 von 13

3 1. Controllingbericht 1.1. Voraussetzung für die Nutzung des Controllingberichtes Den Controllingbericht erhalten alle Kunden, die SBS Rewe plus Rating/Controlling im Bereich des Rechnungswesens einsetzen. Installation von Microsoft Word 2003/XP / Vorlagen für Controllingberichte Als Vorlage für die Erstellung Ihrer mandantenspezifischen Controllingberichte stellt Ihnen die SBS Software GmbH ein BeispielControllingbericht und einen leeren Controllingbericht als Vorlage zur Verfügung. Bei der Vorlage Controllingbericht (Vorlage) handelt es sich um einen Controllingbericht, der im wesentlichen eine mögliche Gliederung mit Inhaltsverzeichnis und betriebswirtschaftliche Kennzahlen beinhaltet. Die Kennzahlen wurden mit Hilfe von Microsoft Excel-Tabellenblättern in den Bericht eingebettet. Haben Sie sich bei einem Mandaten für die Controllingberichtsvorlage entschieden, legen Sie diese bitte in der Jahresakte des Mandanten unter dem Register <Rating/Controlling Berichte> an. Folgende Dokumente aus dem SBS Rewe plus System können, je nach Nutzung, als SBS Rewe plus API (Platzhalter) in den Controllingbericht eingefügt werden: Bereich Finanzbuchhaltung BWA Kontennachweis BWA Soll/Ist-Analyse (Fibu) Summen- und Saldenliste Bereich Kostenrechnung BAB Kurzfristige Erfolgsrechnung Soll/Ist-Analyse (Kost) Bereich OP-Buchhaltung ABC-Analyse Kunden/Lieferanten Forderungs-/Verbindlichkeits-Analyse Offene Posten Liste Umsatzentwicklung Bereich Rating / Controlling ABC-Analyse Kostenstellen Best-/Worst-Case-Analyse Liquiditätsvorschau Prognose-BWA Bereich Stammdaten Mandantenstamm Kanzleistamm Neuer BWA-Rahmen für betriebswirtschaftliche Kennzahlen Für die Ermittlung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen in der Berichtsvorlage Controllingbericht (Vorlage) wurde ein BWA-Rahmen mit der Bezeichnung KR03/04 Rating-BWA Standard integriert. Da dieser BWA-Rahmen Bestandteil der Controllingberichts-Vorlage ist, kopieren Sie bitte zunächst in der Dauerakte der Zentralakte über das Dokument Auswertungsrahmen Servicefunktionen den Standard- Rahmen in gewohnter Weise auf einen Kanzlei-Rahmen. Wird dieser Schritt nicht durchgeführt, erhalten Sie bei der Aktualisierung der Variablen die Meldung, dass ein Rahmen fehlt. Der Umgang mit der neuen Dokumentenvorlage Controllingbericht wird im Folgenden beschrieben. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 3 von 13

4 1.3. Start des Dokuments Haben Sie in der Jahresakte unter dem Register <Rating / Controlling Berichte> das neue Dokument Controllingbericht (Vorlage) oder leerer Controllingbericht ausgewählt, erhalten Sie nun folgende Dokumenteigenschaften: Abb. 1: Eigenschaften von Controllingbericht Unterhalb des Wirtschaftsjahres können Sie den Zeitraum und die Ausgabewährung des Berichtes einstellen. Über die Auswahl Zustand können Sie selektieren, welche Buchungsform Sie berücksichtigen möchten. Über die Auswahl API-Variablen können Sie entscheiden ob die Variablen nach dem Öffnen des Dokuments aktualisiert werden sollen oder nicht oder ob eine Aktualisierung nach Anfrage erfolgen soll Symbolleiste Nach dem Start des Dokuments, stehen Ihnen folgende Funktionen in einer separaten Symbolleiste für die Bearbeitung des Controllingberichts zur Verfügung. Neu fügt eine SBS Rewe plus Variable in das Dokument ein Aktualisiert die aktuelle SBS Rewe plus Variable Aktualisiert die SBS Rewe plus Daten im Dokument Bearbeiten ermöglicht ein nachträgliches Verändern der Eigenschaften einer Variablen Stellt ein Dokument kanzleiweit als Vorlage zur Verfügung Excel-Arbeitsmappe bearbeiten Dokument starten Zeigt die Eigenschaften des eingebundenen Dokuments an Hilfe Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 4 von 13

5 Das Einfügen ganzer Dokumente z.b. der BWA im RTF Format ist ebenfalls möglich und wird unter Punkt 1.7 beschrieben Einfügen von Variablen Das Einfügen von Variablen kann über die SBS Rewe plus Symbolleiste, das <SBS Rewe plus > Menü (Word 2007 <Add-Ins SBS Rewe plus >)oder über das Kontextmenü durch Betätigen der rechten Maustaste im Dokument erfolgen. Symbolleiste Kontextmenü Menü Abb. 2: Controllingbericht Vorlage Über die Einstellung direkte Aktualisierung werden eingefügte Variablen sofort aktualisiert. Über die Einstellung Quick Info werden eingefügte Variablen hervorgehoben. Die Funktion API-Variablen konvertieren ist nur bei Alt-Texten vorhanden, die noch nicht mit verstecktem Text bei API-Variablen versehen sind. Die Kommentare zum Auflösen der API-Variablen werden für den Briefmanager in versteckten Text umgewandelt. Damit Ihnen die Funktionen des Briefmanagers zur Verfügung stehen, schließen Sie bitte nach der Konvertierung das Dokument und Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 5 von 13

6 öffnen es erneut. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 6 von 13

7 Im folgenden Dialog werden Ihnen die Variablen aus den verschiedenen Bereichen angeboten. Abb. 3: API (Zusammenstellen der Variablen Über verfügbare Dokumente haben Sie die Möglichkeit, die Herkunft der Daten auszuwählen. Grundlage hierfür ist entweder die Mandanten- oder aber die Kanzleiakte. Darüber hinaus können Sie bestimmen, ob der aktuelle Mandant / die aktuelle Kanzlei oder eine bestimmte Mandantennummer / Kanzleinummer vorgegeben werden soll. Bei der Einstellung Spätere Auswahl erscheint bei der Aktualisierung der Variablen eine Abfrage bezüglich der Mandantennummer. In der linken Übersicht haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, welche Daten aus der SBS Rewe plus als Variablen in Ihren Controllingbericht eingefügt werden sollen. Im Bereich der BWA können Sie z.b. auswählen, ob die Positionsbezeichnung, der Positionswert des Wirtschaftsjahres oder der Positionswert des Vorjahres eingefügt werden soll. Durch Auswahl der gewünschten SBS Rewe plus ausgewählten Bereiches: - Variablen erhalten Sie den Eigenschaftendialog des Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 7 von 13

8 Abb. 4: Eigenschaften der Positionsbezeichnung Für die einzelnen Eigenschaften stehen Ihnen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie z.b. für die BWA den Auswertungsrahmen, die Auswertungsart und die Auswertungsdichte wählen. Diese können Sie über das Symbol oder das Kontextmenü bearbeiten. Möchten Sie andere Positionswerte als die des aktuellen Wirtschaftsjahres oder des Vorjahres einfügen, haben Sie die Möglichkeit, in den Eigenschaften des Wirtschaftsjahres die Auswahl Aktuelles Wirtschaftsjahr n zu treffen. Durch Ihre Einstellung wird jetzt ein Fenster aktiviert, über das Sie manuell z.b. -2 für die Vor-Vorjahreswerte eingeben könnten. Wählen Sie als SBS Rewe plus Variable eine Positionsbezeichnung oder ein Positionswert aus, können Sie in den Eigenschaften für Positionsbezeichnung /Positionswert einstellen, welche Position des ausgewählten Dokuments Sie einfügen möchten. Über Format steuern Sie die Darstellung der ausgewählten Position. Durch Betätigen der Schaltfläche [OK] wird die Variable mit den ausgewählten Eigenschaften in den Controllingbericht übernommen. Eine nachträgliche Bearbeitung der Eigenschaften ist innerhalb des Berichtes mit dem Button möglich. Innerhalb der Kopf- und Fußzeilen haben Sie zur Zeit noch keine Möglichkeit Variablen zu hinterlegen. Um trotzdem in diesen Bereichen die gewünschten Werte einfügen zu können, wählen Sie bitte eine SBS Rewe plus Variable im Text aus und hinterlegen diese als Textmarke (<Einfügen Textmarke Hinzufügen>). Innerhalb der Kopf- und Fußzeilen können dann diese Textmarken über Querverweise (<Einfügen Referenz Querverweis>) eingefügt werden Ansicht /Anzeige von Variablen Die eingefügten SBS Rewe plus Variablen werden im Word-Dokument als farbliche Klammern dargestellt. In einem Kommentarfeld werden die Eigenschaften der Variablen angezeigt. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 8 von 13

9 Abb. 5: Controllingbericht (Vorlage) Die Eigenschaften der SBS Rewe plus Variablen sind als Kommentare in den Office- Dokumenten hinterlegt. Werden die Kommentare durch den Anwender verändert, kann die Variable nicht mehr aktualisiert bzw. bearbeitet werden! 1.7. Bearbeiten von Variablen Variablen können nachträglich bearbeitet werden. Hierzu setzen Sie den Cursor auf die Variable und klicken auf das Icon. Sie erhalten den Dialog zur Bearbeitung der Eigenschaften und können eine Änderung vornehmen. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 9 von 13

10 1.8. Einfügen von Dokumenten Neben einzelnen Variablen können auch Variablen für ganze Dokumente im RTF-Format eingefügt werden. Hierzu wählen Sie das entsprechende Dokument mit den gewünschten Eigenschaften aus. Abb. 6: Einfügen von einem Dokument (Auswertung) Über die Schaltfläche [OK] wird eine SBS Rewe plus Variable für das Dokument im Controllingbericht hinterlegt. Möchten Sie diese Variable nachträglich in ihren Eigenschaften verändern, ist es notwendig bei Dokumenten zuerst eine Aktualisierung durchzuführen Dokument als Kanzleitext (Berichtsvorlage) bereitstellen Möchten Sie sich eine eigene individuelle Vorlage erstellen, sollten die Eigenschaften so allgemein wie möglich eingestellt werden, so dass die Vorlage für alle Mandanten nutzbar ist. Nach Erstellung des vollständigen Dokuments kann dieses als Kanzleitext bereitgestellt werden. Dies erfolgt über den Icon oder über das Menü <SBS Rewe plus als Kanzleitext bereitstellen> (Word 2007 <Add-Ins SBS Rewe plus als Kanzleitext bereitstellen>). Der neue Kanzleitext wird im Ordner Vorlagen abgespeichert. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 10 von 13

11 Abb. 7: Als Kanzleitext bereitstellen Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 11 von 13

12 2. Anmerkungen 2.1. Formatvorlagen und Seitenausrichtung in Word Um Ihnen den Umgang mit dem neuen Dokument Controllingbericht zu erleichtern, hat SBS Software GmbH für Sie anwenderfreundliche Formatvorlagen entwickelt, die Ihnen bei der Formatierung von Überschriften und Textkörpern helfen sollen. Neben den von Word bereitgestellten Formatvorlagen, stehen Ihnen für die übersichtliche Gliederung Ihrer Controllingberichte folgende Formate zur Verfügung: SRP Überschrift 1 (A) SRP Überschrift 2 (I) SRP Überschrift 3 (1) SRP Überschrift 4 (a) SRP Textkörper 1 SRP Textkörper 2 SRP Textkörper 3 SRP Textkörper 4 Möchten Sie Ihren Bericht individueller gestalten, empfehlen wir Ihnen Zeichen und Absatzformatierungen nicht direkt im Text, sondern in den vorgegeben Formatvorlagen zu ändern. Die Änderungen erfolgen dann für alle Überschriften bzw. Textkörper, bei denen die Vorlagen hinterlegt sind. Bitte beachten Sie auch, dass Sie nachdem Sie in der vorgegebenen Berichtsvorlage Änderungen vorgenommen haben, das Inhaltsverzeichnis aktualisieren sollten. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Klicken Sie auf eine Stelle des Inhaltsverzeichnisses rechte Maustaste und wählen Sie im aufgeklappten Menü: Felder aktualisieren; wählen Sie dann: Seitenzahlen bzw. alle Felder aktualisieren. In der momentan vorliegenden Version des Controllingberichts können Sie die vorhandenen Dokumentvorlagen bearbeiten und nach Ihren Bedürfnissen anpassen, genauso wie es Ihnen möglich ist, eigene Dokumentvorlagen zu entwickeln. Die Ausrichtung einer Seite in einem Controllingbericht wird vom Benutzer in Word festgelegt. Dies kann z.b. dazu führen, dass RTF-Tabellen, die ein Querformat haben, auf einer Word-Seite, die auf Hochformat eingestellt ist, nicht alle Werte anzeigt. Es muss also bevor oder nachdem eine RTF-Tabelle in einer Word- Seite einfügt wird, das entsprechende Seitenformat eingestellt werden. Geht eine Tabelle über mehrere Seiten, wird das Seitenformat der ersten Tabellenseite für alle Seiten übernommen. Das Seitenformat kann unter <Datei Seite einrichten Papierformat Ausrichtung> auf Hoch- oder Querformat eingestellt werden. Ist einmal das falsche Seitenformat vorgegeben worden, so kann für diese Seite das Format geändert und anschließend mit Aktualisieren die RTF-Tabelle dem geänderten Seitenformat anpasst werden. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 12 von 13

13 2.2. Sonstige Hinweise Bitte beachten Sie, dass vor dem Öffnen des Dokuments Controllingbericht (Vorlage) der Auswertungsrahmen Rating-BWA in der Kanzleiakte angelegt wurde. Falls das noch nicht geschehen ist, kann bei der Aktualisierung der Variablen die Meldung "Auswertungsrahmen nicht gefunden" erscheinen Bekannte Probleme In bestimmten RTF-Dokumenten ist die Positionsbezeichnung für die Spaltenbreite zu lang. Dadurch werden die dazugehörigen Werte in der nächsten Zeile ausgegeben. In den jeweiligen Auswertungsrahmen müssen die Positionsbezeichnung der Spaltenbreite angepasst werden, um eine korrekte Auswertung im BeispielControllingbericht zu erhalten. Dokument: Leitfaden Controllingbericht.doc Seite: 13 von 13