PRAXISBUTLER ANPASSUNG DER VORLAGEN

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1 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 1 PRAXISBUTLER ANPASSUNG DER VORLAGEN Die Vorlagen werden hauptsächlich in den Bereichen Klienten und Fakturierung benutzt. Die Anpassung dieser Vorlagen ist wichtig, damit Ihr Corporate Design in den erstellten Dokumenten auftaucht und auch der Inhalt zu Ihrer Praxis passt. Da die Anpassung nicht ganz leicht ist, wird sie in diesem Dokument ausführlich beschrieben. WO WERDEN DIE VORLAGEN BENUTZT? Die grün hinterlegten Vorlagen werden in dem Bereich Klienten benutzt: Sie exportieren die Dokumente dieser Vorlagentypen indem Sie in dem Bereich Klienten einen Datensatz auswählen und dann in dem Menü oberhalb der Liste auf Dokument erzeugen klicken.

2 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 2 Die Daten des Klienten werden automatisch in das Dokument übernommen. Ebenso Ihre Mandanten- bzw. Praxis- Daten. Wenn Sie nun den Export ausprobieren, stellen Sie fest, dass die meisten Dokumente noch einem Blankobrief gleichen. Das liegt daran, dass Ihre Vorlagen noch nicht angepasst sind. Wie das Anpassen funktioniert, wird weiter unten in diesem Dokument beschrieben. Wird Ihr Praxislogo in den exportierten Dokumenten angezeigt? Falls stattdessen das Praxisbutler-Logo angezeigt wird, hinterlegen Sie Ihr Logo in dem Bereich Konfiguration. Achtung: Wenn Sie im Vorlagenbereich ein Dokument öffnen, so sehen Sie immer das Praxisbutler-Logo. Das Logo wird erst bei der Erzeugung der Dokumente im Bereich der Klienten durch Ihr Logo ersetzt.

3 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 3 Die in der folgenden Abbildung blau hinterlegten Vorlagen werden in dem Bereich Fakturierung genutzt. Der Beleg dient als Vorlage für Angebote und Rechnungen. Im Bereich Angebote/Rechnungen lassen sich die Dokumente exportieren indem man auf Ausgangsbuch exportieren, oberhalb der Liste klickt, oder die entsprechenden Punkte des Kontextmenüs auswählt.

4 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 4 Auch bei diesen Dokumenten wird der Inhalt automatisch mit den hinterlegten Angebots- oder Rechnungsdaten gefüllt. ANPASSEN DER VORLAGEN Bei der Anpassung der Vorlagen sollten Sie mit Bedacht vorgehen, da der Inhalt bereits extra für den Export konfiguriert ist. Beim ersten Start der Anwendung haben Sie einen Vorlagenordner festgelegt. In diesem Ordner sind die Vorlagen gespeichert. Falls Sie sich nicht an den Pfad erinnern, können Sie die Benutzereinstellungen (am oberen rechten Bildrand) öffnen und den Pfad einsehen bzw. ändern. Ändern Sie den Pfad, so werden die Praxisbutler Standard-Vorlagen in den neuen Ordner kopiert. Falls bei der Anpassung der Vorlagen etwas schief geht, ist dies ist auch eine Möglichkeit wieder zu den Originalvorlagen zu gelangen. Achtung: Ändern Sie erneut den Vorlagenordner und wählen ein Ziel an dem schon Vorlagen liegen, so werden Sie gefragt, ob Sie diese überschreiben möchten. Antworten Sie mit Ja, werden auch Ihre Anpassungen in den Vorlagen des Ordners überschrieben.

5 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 5 Um eine Vorlage für die Bearbeitung zu öffnen, Klicken sie bitte in der Anwendung auf die Lupe neben dem entsprechenden Eintrag. Sollten Sie bereits in der Konfiguration ein Praxislogo hinterlegt haben, lassen Sie sich nun bitte nicht dadurch irritieren, dass das Praxisbutler Logo angezeigt wird. Es dient nur als Platzhalter und wird bei dem Export durch Ihr hinterlegtes Logo ersetzt. Hinweis: Sollten Sie kein Logo benötigen, da Sie eigenes Briefpapier benutzen, so fügen Sie bitte in dem Bereich Konfiguration einfach ein weißes Bild als Ihr Logo hinzu. Die nun folgenden Ausführungen beziehen sich beispielhaft auf die Vorlage für den Beleg. Die Vorgänge lassen sich jedoch auf alle anderen Vorlagetypen übertragen. Haben Sie eine Vorlage geöffnet, so fällt Ihnen auf, dass bereits viele Inhalte vorhanden sind. Bei den Inhalten handelt es sich fast ausschließlich um Platzhalter für die später beim Export eingefügten Daten. Sie sehen auch, dass wenn Sie einen Schriftzug anklicken, ein Rahmen erscheint. Dieser Rahmen zeigt, dass es sich um ein Inhaltssteuerelement, also um unseren Platzhalter handelt. Haben sie bereits einen Beleg, also ein Angebot oder eine Rechnung exportiert, so können Sie jetzt vergleichen, welcher Inhalt in welches Inhaltssteuerelement geschrieben wird. Werden in dem exportierten Dokument Daten Angezeigt, welche Sie nicht benötigen, z.b. die zweite Bankverbindung, oder ein Geschäftsführer, so entfernen Sie bitte die zugehörigen Inhaltsteuerelemente und Texte aus der Vorlage. Denken Sie daran, dass das spätere Hinzufügen der entfernten Elemente nur schwer möglich ist. Sie können auch an beliebiger Stelle in der Vorlage Texte einfügen. Haben Sie Textpassagen welche häufiger in Dokumenten vorkommen, oder Sie möchten die Texte gerne über den Praxisbutler verwalten, nutzen Sie hierfür bitte die Praxisbutler-

6 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 6 Textbausteine. Die Funktionsweise der Textbausteine wird im nächsten Abschnitt genauer erklärt. Möchten Sie weitere Logos oder Bilder, z.b. das VFP-Logo, einbauen, so können Sie das natürlich tun. Fügen Sie es einfach in das Worddokument ein. Lassen Sie dabei aber das Praxisbutler-Logo unberührt. Wird das von Ihnen eingefügte Logo oder Bild von weißen Flächen überdeckt, oder es lässt sich nicht vernünftig verschieben, so ist es notwendig, dass Sie unter Bildtools Format Zeilenumbruch für das Bild Transparent anwählen. Wenn Sie Anpassungen vornehmen, empfiehlt es sich nach jedem kleinen Zwischenschritt abzuspeichern und den Export einmal zu testen. Hierzu muss das Vorlagendokument geschlossen werden, ansonsten erscheint folgende Fehlermeldung:

7 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 7 TEXTBAUSTEINE Die Nutzung von Textbausteinen ist vor allem zu empfehlen, wenn ein Text für mehrere Dokumente vorgesehen ist. Bei der Anlage des Textbausteins muss eine Referenz angegeben werden. Diese Referenz ist wichtig für den Einbau des Textbausteins in das Dokument. Haben Sie einen Textbaustein angelegt, so können Sie diesen beim Bearbeiten der gewünschten Vorlage auswählen. Nun müssen Sie nur noch ein Inhaltssteuerelement an der entsprechenden Stelle in der Vorlage ablegen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie zunächst die Vorlage über die Lupe. Zeigen Sie dann die Word-Registerkarte Entwicklertools an: Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf Optionen. Klicken Sie auf Menüband anpassen. Klicken Sie unter Menüband anpassen auf Hauptregisterkarten. Aktivieren Sie in der Liste das Kontrollkästchen Entwicklertools, und klicken Sie dann auf OK.

8 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 8 Sie können nun den Reiter Entwicklertools anwählen: Suchen Sie sich nun die Stelle im Dokument an der Sie den neuen Textbaustein einfügen möchten und setzen Sie den Cursor dort hin. Anschließend Klicken Sie auf das in der folgenden Abbildung gezeigte Symbol:

9 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 9 Es erscheint ein neues Inhaltssteuerelement: Als Text können Sie als Gedankenstütze die Referenz des Textbausteins eingeben, der Inhalt wird beim Export durch den Inhalt Ihres Textbausteins überschrieben. Klicken Sie anschließend auf die Eigenschaften des gerade hinzugefügten Steuerelements:

10 Praxisbutler Anpassung der Vorlagen 10 Geben Sie nun Ihre Textbaustein-Referenz in das Tag -Feld ein und klicken Sie anschließend auf OK: Nun speichern und schließen Sie bitte die Vorlage. Beim Export müsste jetzt der Inhalt Ihres angelegten Textbausteins in das Dokument übernommen werden. Falls dies nicht der Fall ist, überprüfen Sie bitte, ob die Referenz auch wirklich übereinstimmt und ob das Häkchen für den Textbaustein auch wirklich gesetzt ist. Sie können auch Textbausteine welche bereits in der Vorlage vorhanden sind anpassen. Möchten Sie beispielsweise in der Rechnung den Text Unsere Lieferungen und Leistungen stellen wir wie folgt in Rechnung. durch Ihren Text ersetzen, so legen Sie bitte einen neuen Textbaustein mit der Referenz TextbausteinVor und Ihrem gewünschten Text an. Setzen Sie anschließend das Häkchen bei diesem Textbaustein in der Bearbeitung der Beleg-Vorlage. Wenn Sie nun eine Rechnung exportieren, sollte Ihr neuer Text angezeigt werden. Genauso können Sie den Textbaustein Soweit nicht anders vermerkt ist das Rechnungs- mit dem Lieferdatum identisch. Wir danken Ihnen für die vertrauensvolle Zusammenarbeit ersetzen. Geben Sie dafür bitte in einem neuen Textbaustein die Referenz TextbausteinNach an und vergessen Sie auch hier nicht, das Häkchen für den Textbaustein in der Beleg-Vorlage zu setzen.