Anleitung zum Import und der Umwandlung von Lastschriftvorlagen in SEPA-Lastschriftvorlagen

Transkript

1 Seite 1 von 5 Anleitung zum Import und der Umwandlung von Lastschriftvorlagen in SEPA-Lastschriftvorlagen Mit dieser Anleitung möchten wir Ihnen Schritt für Schritt bei der Umstellung Ihrer bereits vorhandenen Lastschriften auf SEPA-Lastschriftvorlagen helfen. Für die erfolgreiche Umwandlung benötigen Sie auf Ihrem Rechner ein Tabellenkalkulationsprogramm (z.b. Excel oder OpenOffice), welches das CSV-Format unterstützt. Sollte Ihnen kein entsprechendes Programm zur Verfügung stehen, können verschiedene kostenlose Produkte über das Internet geladen werden. 1. Import der Daten die Sie von uns erhalten haben oder einer DTA-Datei Starten Sie ebanking Business über unsere Homepage und melden Sie sich mit Ihrem VR- NetKey und Ihrer PIN an. Wechseln Sie im linken Navigationsmenü auf Lastschrift Lastschriftvorlagen - Vorlagen importieren und bestätigen Sie mit OK. Wählen Sie die CSV- oder DTA-Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl wieder mit OK. Im folgenden Dialog bestätigen Sie den Import mit Importieren und es werden alle Datensätze in ebanking Business geladen. Für die Umwandlung der importierten Lastschriften in das SEPA-Format sind folgende Schritte nötig. 2. Export Ihrer Lastschriftvorlagen für die Umwandlung in SEPA-Vorlagen Zur Umwandlung müssen die Vorlagen nochmals in das SEPA-Format exportiert werden. Wählen Sie hierzu mit der Option Alle Einträge auswählen alle Lastschriften aus, fahren Sie in der Bildschirmmaske nach unten und bestätigen Sie den Punkt Vorlagen exportieren ins SEPA-Format mit OK. Sie erhalten bei Export folgende Meldung in der Sie über die nötigen Änderungen der Datei informiert werden. Bestätigen Sie diese Meldung mit Exportieren.

2 Seite 2 von 5 3. Bearbeitung der exportierten Tabelle Öffnen Sie nun die erstellte CSV-Datei mit Excel, OpenOffice oder einer anderen Software. Im Zuge des Exportes wurden bereits die Kontonummer und Bankleitzahl der Zahlungspflichtigen in IBAN und BIC umgewandelt. WICHTIG: Wir können keine Garantie dafür übernehmen, dass alle Umrechnungen korrekt ausgeführt werden, da manche Banken ihr Prüfziffernberechnungsverfahren nicht offen gelegt haben. Beim Öffnen der erstellten CSV-Datei mit Excel oder einer anderen Software sehen Sie folgende Tabelle. Die Spalten A bis J enthalten die Datensätze der SEPA-Lastschriften. In den Spalten K bis N können die Daten der Mandate und die Gläubiger-ID ergänzt werden um diese dann wieder ins ebanking Business zu importieren. (unten gelb markiert) Ansicht Excel Spalte A bis I Ansicht Excel Spalte I bis N Folgende Spalten sind durch Sie zu ergänzen: 1. Spalte K 2. Spalte L Mandatsreferenz Jedes Mandat benötigt eine Mandatsreferenz (= eindeutige Kennzeichnung) Die Mandatsreferenz kann sowohl aus Ziffern als auch aus Buchstaben bestehen. Bsp.: (FFW-158) Verein und Mitgliedsnummer Unterschrieben am Hier wird das Datum des SEPA-Mandats erfasst. Format: TT.MM.JJJJ

3 3. Spalte M 4. Spalte N Ausführungsart Gläubiger-Id Zahlungsempfänger Seite 3 von 5 Bei wiederkehrenden Zahlungen wie Mitgliedsbeiträge erfassen Sie hier wiederholend Hier tragen Sie Ihre Gläubiger-ID ein, welche Sie von der Bundesbank erhalten haben Im neue Datenformat für den SEPA-Zahlungsverkehr können keine Umlaute, sowie folgende Sonderzeichen: ß & $ % nicht verwendet werden. Über die Funktion Suchen und Ersetzen (Tastenkombination Strg + f) können Sie das gesamte Dokument nach den genannten Umlauten und Sonderzeichen durchsuchen und diese ersetzen lassen. WICHTIG: In der Spaltenbeschreibung in Zeile 1 der Tabelle (Zahlungsempfänger, Gläubiger-ID usw.) dürfen die Umlaute nicht ersetzt werden. Abschließend speichern Sie die geänderte Tabelle auf ihrer Festplatte unter einem neuen Dateinamen ab. 3. Import der geänderten Datei Melden Sie sich hierfür erneut in ebanking Business über unsere Homepage mit Ihrem VR-NetKey und Ihrer PIN an. Als erstes müssen Sie alle in den Lastschriftvorlagen befindlichen Datensätze löschen, da die Vorlagen durch den Import doppelt vorhanden wären. Wählen Sie hierfür mit alle Vorlagen auswählen, alle Vorlagen aus, fahren Sie in der Bildschirmmaske ganz nach unten und Bestätigen Sie die Löschung mit OK hinter Vorlagen löschen. Importieren Sie nun die vorbereiteten SEPA-Lastschriftvorlagen indem Sie die Option Vorlagen importieren mit OK bestätigen. Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen und wählen Sie die für SEPA geänderte CSV-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Das nachfolgende Fenster bestätigen Sie mit importieren. Nun sind Ihre Lastschriftvorlagen als SEPA-Basislastschriften importiert und abgespeichert. Die künftigen Einzüge können nun als SEPA-Lastschrift ausgeführt werden. 4. Massenänderung Änderungen des Betrages bei Beitragsänderungen bzw. der Verwendungszweckzeilen (Beitrag 2013 in Beitrag 2014) können in den Vorlagen über die Option in Vorlagen ersetzen schnell und effizient ausgeführt werden. Wählen Sie hierfür alle Einträge auswählen oder wählen Sie nur die zu ändernden Datensätze durch anhaken aus.

4 Seite 4 von 5 Ist die Auswahl getroffen, können Sie am unteren Ende der Datenbank auswählen welcher Bereich der Lastschrift ( Betrag / Verwendungszweck1 usw. ) geändert werden soll. Hier wird die Verwendungszweck Zeile 1 geändert, sodass statt 1Beitrag xx in Jahresbeitrag 2014 in der Verwendungszweckzeile 1 geändert wird. 5. Ausführen eines Beitragseinzuges im SEPA-Format Für den Einzug von Lastschriften wählen Sie im Bereich Lastschrift Sammellastschrift Neue SEPA Sammellastschrift aus und vergeben Sie eine Bezeichnung (z.b. Beitrag 2014), einen Fälligkeitstermin (Vorlauffrist 3 bzw. 6 Tage) und die Ausführungsart für diesen Einzug. Wählen Sie hiernach im Bereich Sammellastschrift die gerade neu erstellte Bezeichnung für den Einzug aus, klicken Sie auf die Option aus Vorlage und markieren Sie die gewünschten Lastschriften bzw. die Option Alle Einträge auswählen und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

5 Seite 5 von 5 Im nächsten Bildschirm kann die Sammellastschrift durch betätigen des Button Sammler ausführen bei der Bank eingereicht werden. 6. Sicherung Ihres Datenbestandes Wir empfehlen Ihnen Ihre gespeicherten Lastschriftvorlagen zu sichern. Wählen Sie alle Vorlagen aus (Haken setzen bei Alle Einträge auswählen ) und fahren Sie in der Bildschirmmaske ganz nach unten. Hier finden Sie den Punkt Vorlagen exportieren. Bestätigen Sie diesen mit OK. Im folgenden Fenster sehen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen (Lastschriftvorlagen_DATUM.csv). Speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte ab. Ihre Vereinigten Raiffeisenbanken