SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software Stand:

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1 1 SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software Stand: Inhalt 1. Allgemeine Hinweise Seite Voraussetzungen für die SEPA-Überweisung Seite Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift Seite Einreichungsfristen für SEPA-Basis Lastschriften Seite Einreichungsfristen für SEPA-Firmen Lastschriften Seite Programm-Version Seite Gläubiger-ID (Gläubiger-Identifikationsnummer) Seite Einstellungen am Konto Seite 4 2. Erfassen der Aufträge Seite Ändern der Überweisungsart in SEPA Seite Zusätzliche Felder bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift Seite 6 3. Versand der Zahlungen an die Bank Seite 7 4. Erfassung von Mandaten (nur für Lastschriften relevant) Seite Mandatsverwaltung Seite Mandate drucken Seite Einzugsermächtigung/Umdeutung Seite Konvertierung von Inlandsaufträgen in SEPA-Zahlungen Seite Importieren von DTA-Dateien und konvertieren in SEPA Seite 12 Version 1.0 1

2 2 1. Allgemeine Hinweise 1.1 Voraussetzungen für die SEPA Überweisung Ermitteln Sie IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner. Hinweis: Die Umstellung der im Adressbuch gespeicherten Zahlungspartner auf IBAN und BIC wird vom Programm unterstützt. 1.2 Voraussetzungen für die SEPA -Lastschrift Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung mit der Bank ab. Nehmen Sie für alle bestehenden Einzugsermächtigungen die SEPA - Umdeutung vor. Holen Sie bei fehlenden Einzugsermächtigungen und grundsätzlich bei fehlenden Abbuchungsaufträgen immer ein neues SEPA-Mandat ein. 1.3 Einreichungsfristen für SEPA-Basis Lastschriften Einreichung frühestens 14 Kalendertage vor Lastschriftfälligkeit. Einreichung bei Erst- und Einmallastschrift spätestens 6 Geschäftstage bis 12:00 Uhr vor Fälligkeit. Einreichung bei Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage bis 12:00 Uhr vor Fälligkeit. 1.4 Einreichungsfristen für SEPA-Firmen Lastschriften Einreichung frühestens 14 Kalendertage vor Lastschriftfälligkeit. Einreichung bei Erst- und Einmallastschrift sowie Folgelastschriften spätestens 2 Geschäftstage bis 12:00 Uhr vor Fälligkeit. Eine umfangreiche Übersicht zum SEPA-Zahlungsverkehr sowie ausführliche Hinweise zur SEPA-Basis-/Firmen-Lastschrift, zu Mandaten, zur Umdeutung u.v.m, finden Sie auf der Homepage der Volksbank Chemnitz eg unter: Version 1.0 2

3 3 1.5 Programm-Version Prüfen Sie die aktuelle Programm-Version auf Ihrem Rechner. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf das Symbol: Fragezeichen > Über VR- NetWorld Wird Ihnen ein Programm-Version kleiner als 4.4 angezeigt, dann installieren Sie bitte das neueste zur Verfügung stehende Update über die Menüleiste: Extras > Programmaktualisierung. 1.6 Gläubiger-ID (Gläubiger-Identifikationsnummer) Zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren benötigt Sie als Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: Stammdaten > Gläubiger Identifikation. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer mit dem dafür vorgesehenen Link und fügen Sie diese nach Erhalt in das Feld Gläubiger ID ein. Version 1.0 3

4 4 1.7 Einstellungen am Konto Wählen Sie schrittweise jedes Konto in der Kontenübersicht aus. Über die Auswahl im Menü: Stammdaten > Konto > Bearbeiten können Sie die Vorgaben für die bevorzugte Maske anpassen. Setzen Sie den Haken in der danach angezeigten Maske bei SEPA bevorzugt. Beim Erfassen von Aufträgen werden dann die Auftragsvorlagen im SEPA-Format angezeigt. Über den Button [Geschäftsvorfälle] können Sie am Konto die Einstellungen zum SEPA-Zahlungsverkehr anpassen. Hinweis: Bei fehlenden Freigaben seitens der kontoführenden Bank können die Geschäftsvorfälle nicht aktiviert werden. Version 1.0 4

5 5 2. Erfassen der Aufträge 2.1 Ändern der Erfassungsmaske (Überweisung/Lastschrift) in SEPA Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: Transaktionen und wählen Sie danach das gewünschte Auftragsformular. Im Formular Überweisung/Lastschriften selbst ist ein Wechsel der Maske direkt über den Button [EURO] möglich. Die Umwandlung von im Programm gespeicherten Zahlungsempfängern/pflichtigen erfolgt beim Wechseln der Maske automatisch. Maske Überweisung Maske SEPA-Lastschrift Version 1.0 5

6 6 2.2 Zusätzliche Felder bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift (Lastschriftsequenz) Wählen Sie hier einmalige Lastschrift, erstmalige Lastschrift, wiederkehrende Lastschrift oder letzte Lastschrift aus. Wählen Sie hier den Lastschrift-Typ aus. Beachten Sie dazu die Einreichungsfristen wie im Abschnitt Allgemeine Hinweise beschreiben. Das Fälligkeitsdatum einer SEPA-Lastschrift bezieht sich immer auf das Ausführungsdatum des Auftrages bei der Bank. Die 'Ende-zu-Ende-Referenz' wird beim Ausführen einer Transaktion automatisch ermittelt oder kann manuell erfasst werden. Wählen Sie hier ein in der Mandatsverwaltung vorhandenes Mandat aus. Wählen Sie hier das Datum der Unterschrift des Mandats aus. Zum Auftrag können Sie hier ein Mandat erzeugen. Über diesen Button können Sie in der Mandatsverwaltung Mandate zum Auftrag neu anlegen bzw. bearbeiten. Version 1.0 6

7 7 3. Versand der Zahlungen an die Bank Für den Versand der gespeicherten Zahlungsverkehrsaufträge wählen Sie im Menü die Auswahl: Ausgangskorb. Über den Button [Senden] werden alle im Ausgangskorb markierten Aufträge versendet. Eine Sammelzahlung aktivieren Sie mit einem Klick in die Spalte Sammler. Alle in der Spalte Aktiv markierten Aufträge, werden beim Klicken auf den Button [Senden] an das Kreditinstitut übertragen. Mit einem Doppelklick in den Auftrag, wird die zu versendende Zahlung als Formular angezeigt. Version 1.0 7

8 8 4. Erfassung von Mandaten (nur für Lastschriften relevant) Ein Mandat, das für den Lastschrifteinzug verwendet wird, muss neben dem fest vergebenen Mandatstext zwingend folgende Informationen enthalten: Namen und Anschrift sowie Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Zahlungsempfängers, Name und Anschrift sowie IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen, Lastschriftart (Basis- oder Firmenlastschrift), Datum der Unterschrift des Mandates, die Lastschriftsequenz (einmalige oder wiederkehrende Zahlungen) 4.1 Mandatsverwaltungen Die zentrale Mandatsverwaltung können Sie über das Menü Stammdaten > SEPA > Mandate aufrufen. Die Mandatsliste wird daraufhin geöffnet. In dieser Ansicht können Sie über den Button [Neu] ein neues Mandat erfassen und in der Mandatsverwaltung abspeichern, oder ein vorhandenes Mandat markieren und diese über den Button [Eigenschaften] nach Ihren Vorgaben bearbeiten. Ansicht Mandatsverwaltung Version 1.0 8

9 9 Haben Sie den Button [Neu] gewählt, wird in Folge ein leeres Mandat angezeigt. Geben Sie bei neuen Mandaten eine selbstgewählte Bezeichnung für das Mandat ein. Wählen Sie bei neuen Mandaten hier im Auswahlfeld das Datum der Unterschrift des Mandats aus. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld den Status aus. Bei neuen Mandaten ist der Status mit 'vorbereitet' vorbelegt. Bei erfolgreicher Übertragung wird der Status automatisch geändert. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld Ihre Gläubiger-ID aus. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Gläubiger-ID im Auswahlfeld vorbelegt. Wählen Sie hier bei neuen Mandaten den Namen des Zahlungspflichtigen aus. Wählen Sie hier die Lastschriftsequenz aus z.b. einmalige Lastschrift, wiederkehrende Lastschrift. Wählen Sie hier die Basis- bzw. Firmenlastschrift aus. Wählen Sie hier im Auswahlfeld Ihre Kontoverbindung aus. Version 1.0 9

10 Mandate drucken Über den Button [Drucken] können Sie in der Mandatsverwaltung ein markiertes Mandat für den Zahlungspflichtigen ausdrucken. 4.3 Einzugsermächtigung/Umdeutung. Wird der Haken bei [Umdeutung Einzugsermächt.] gesetzt, können Sie über den Button [Drucken] das Anschreiben zur Umdeutung ausdrucken. Das Mandat muss dazu im Status vorbereitet stehen. Version

11 11 5. Konvertierung von Inlandsaufträgen in SEPA Die VR-NetWorld Software unterstützt die Konvertierung von Inlandsaufträgen. Alle konvertierten Aufträge werden zur Kontrolle und zur Bestätigung in einer Übersicht angezeigt. Markieren Sie dazu die im Ausgangskorb zu konvertierenden Aufträge. Öffnen Sie im Menü: Transaktionen > SEPA Konvertierung > in SEPA Auftrag umwandeln Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, in dem alle Aufträge angezeigt und ggf. verändert oder ergänzt werden können. Wichtige Details die Sie ändern können, werden farbig besonders hervorgehoben. Bestätigen Sie abschließend die Aufträge indem Sie den Button [Alle Bestätigen] drücken, oder einzeln in die letzte Spalte Konvertieren klicken. Über den Butten [Vorschau] wird der Auftrag als Formular angezeigt. Beenden Sie die Konvertierung mit dem Button [Speichern]. Überprüfen Sie bitte! alle konvertierten Aufträge auf Vollständigkeit. Klicken Sie dazu im Ausgangskorb doppelt auf den Auftrag. Hinweise zu den einzelnen Feldern in der Erfassungsmaske Lastschriften finden Sie unter Punkt 2.2 Zusätzliche Felder bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift. Version

12 12 6. Importieren von DTA-Dateien und konvertieren in SEPA-Zahlungen Die VR-NetWorld Software unterstützt das Importieren und die Konvertierung von DTA Dateien. Öffnen Sie zum Importieren im Menü die Auswahl: Datei > Datenträgeraustausch > DTA > DTA Format nach SEPA Wählen Sie den Ordner in der die zu importierende Datei gespeichert wurde. Markieren Sie die zu importierende Datei und bestätigen Sie den Import mit dem Button [Öffnen]. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, in dem alle Aufträge angezeigt und ggf. verändert oder ergänzt werden können. Wichtige Details die Sie ändern können, werden farbig besonders hervorgehoben. Bestätigen Sie abschließend die Aufträge indem Sie den Button [Alle Bestätigen] drücken, oder einzeln in die letzte Spalte Konvertieren klicken Beenden Sie den Import mit dem Button [Importieren]. Überprüfen Sie bitte! alle konvertierten Aufträge auf Vollständigkeit. Klicken Sie dazu im Ausgangskorb doppelt auf den Auftrag. Hinweise zu den einzelnen Feldern in der Erfassungsmaske Lastschriften finden Sie unter Punkt 2.2 Zusätzliche Felder bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift. Version