VR-NetWorld Software

Transkript

1 VR-NetWorld Software Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Einstellungen 2. Gläubiger-Identifikationsnummer 3. Änderungen Zahlungsempfänger/-pflichtige 4. SEPA-Überweisung 5. Daueraufträge in SEPA-Daueraufträge migrieren 6. SEPA-Lastschrift a) Grundsatz - Einstellungen b) Lastschriften in SEPA Lastschriften umwandeln c) Neue Lastschriften erfassen 7. Formulare für Umstellung und Mandate a) Druck eines neuen Mandates zur Unterschrift Ihres Zahlungspflichtigen b) Umwidmung / Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen 8. Dauerlastschriften / SEPA-Dauerlastschriften / Massenänderung 9. SEPA Dateien (XML-Dateien) übertragen 10. Tipps aus der Praxis Raiffeisenbank Hirschau eg 1 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

2 1. Allgemeine Einstellungen Damit künftig die SEPA-Überweisungen und Lastschriften als Standardmaske hinterlegt sind, klicken Sie bitte auf ein Konto und wählen danach Details. Raiffeisenbank Hirschau eg 2 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

3 Setzen Sie bitte bei SEPA bevorzugt und bei SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt einen Haken und bestätigen diesen Vorgang mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle in der Software angelegten Konten. Raiffeisenbank Hirschau eg 3 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

4 2. Gläubiger-Identifikationsnummer Um Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (zu beantragen über die Bundesbank) zu erfassen klicken Sie bitte auf Stammdaten und Gläubiger-Identifikation. Danach gehen Sie auf Neu. Anschließend können Sie die Gläubiger ID erfassen und diese mit OK speichern. Eine Beschreibung ist nicht zwingend nötig. Hinweis: Sollten Sie noch keine Gläubiger ID besitzen klicken Sie einfach auf den blau hinterlegten Text und Sie werden direkt auf die Homepage der Deutschen Bundesbank weitergeleitet. Raiffeisenbank Hirschau eg 4 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

5 Zuordnung der Gläubiger-ID zum Konto: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Konto und anschließend auf Konto bearbeiten. Wählen Sie im Feld Gläubiger-Identifikation statt kein Wert eingetragen die Gläubiger- Identifikationsnummer ein. Raiffeisenbank Hirschau eg 5 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

6 3. Änderungen Zahlungsempfänger / -pflichtige Da bei SEPA-Überweisungen und Lastschriften keine Umlaute mehr möglich sind, ist es notwendig, die bereits in der Software erfassten Zahlungsempfänger / -pflichtige, sowie bereits bestehende Vorlagen zu ändern. Gehen Sie dazu bitte über Stammdaten zu Zahlungsempfänger / Zahler. Hier können Sie nun die Namen aussuchen, welche angepasst werden müssen. Klicken Sie den entsprechenden Kontakt an und gehen auf Eigenschaften. Raiffeisenbank Hirschau eg 6 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

7 Passen Sie den Namen bitte ohne Umlaute an. Des Weiteren würde es sich für weiterführende Schritte, wie z.b. direkter Versand der Mandate über die VR NetWorld-Software anbieten, die Adresse der Person zu ergänzen. Wechseln Sie anschließend in diesem Fenster auf Bankdaten. Hier werden Ihnen auch schon die IBAN und der BIC Ihres Kontaktes angezeigt. Die Software rechnet alle Kontonummern sowie die Bankleitzahl automatisch um. Überprüfen Sie bitte die errechneten Daten und gehen auf alle Konten bestätigen. Klicken Sie auf OK um alle Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen. Hinweis: Wir können allerdings keine Garantie übernehmen, dass die errechneten IBAN und BIC 100% korrekt sind. Erfragen Sie wenn nötig die Daten bei Ihren Kunden. Raiffeisenbank Hirschau eg 7 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

8 4. SEPA-Überweisung Sollten Sie wie in Abschnitt 1 beschrieben die Voreinstellung noch nicht geändert haben, klicken Sie auf den Euro Button in der Überweisung um in die SEPA-Vorlage zu gelangen. IBAN und BIC werden hier automatisch ergänzt wenn der Begünstigte bereits gespeichert war. Wenn Sie die Überweisung mit OK gespeichert haben, können Sie diese, wie bei Standard-Überweisungen gewohnt, über den Ausgangskorb versenden. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie das Feld wie es vorgegeben ist. Raiffeisenbank Hirschau eg 8 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

9 5. Daueraufträge in SEPA-Daueraufträge migrieren Hinweis: Daueraufträge, die direkt über die Raiffeisenbank Hirschau eg oder andere Kreditinstitute verwaltet werden, können derzeit nicht über die Software umgestellt werden. Eine Migration erfolgt direkt durch die entsprechende Bank. Um Daueraufträge zu ändern, die Sie manuell ausführen, gehen Sie bitte in die Dauerüberweisungen. Klicken Sie den entsprechenden Auftrag an, wählen dann SEPA und anschließend in SEPA Auftrag umwandeln. Nun werden Ihnen die Änderungen angezeigt. Über Vorschau können Sie sich den Auftrag anzeigen lassen und mit Speichern wird die Migration abgeschlossen. Raiffeisenbank Hirschau eg 9 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

10 Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie das Feld so wie es vorgegeben ist. Raiffeisenbank Hirschau eg 10 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

11 6. SEPA-Lastschrift a) Grundsatz Einstellungen: Zunächst sollten Sie einige Grundsatz-Einstellungen vornehmen. Über Extras und Einstellungen bearbeiten kommen Sie dann in das Einstellungsfenster. Gehen Sie im Einstellungsfenster unter den Aufträgen in die weiteren Funktionen. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Vorlage einer fortlaufenden Mandatsreferenz anzulegen. Die Zeichen # stehen hier für die Variablen welche Sie vergeben können. Allerdings darf die Mandatsreferenz nicht mehr als 35 Zeichen enthalten. Des Weiteren können Sie definieren, welche Art von Lastschrift standardmäßig bei neuen Mandaten hinterlegt werden soll. Durch klicken auf OK speichern Sie ihre Eingaben. Raiffeisenbank Hirschau eg 11 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

12 b) Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln: Wenn Sie bereits Dauerlastschriften erfasst haben, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden sollen, klicken Sie in der Kontenübersicht auf den Menüpunkt Dauerlastschriften. Hier erhalten Sie einen Überblick der bereits erfassten Dauerlastschriften. Markieren Sie diese und klicken oben auf SEPA und anschließend auf In SEPA-Auftrag wandeln. Raiffeisenbank Hirschau eg 12 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

13 Prüfen und bestätigen Sie die konvertierten Aufträge: Es wurden automatisch IBAN und BIC ermittelt. Möglicherweise wurde auch der Verwendungszweck gekürzt, da unter SEPA nur noch zwei Zeilen zur Verfügung stehen. Eine Änderung der Ende-zu-Ende Referenz ist im Normalfall nicht erforderlich Als Mandatsreferenz gibt das Programm automatisch einen Wert vor. Diesen können Sie beispielsweise mit der jeweiligen Kundennummer oder Mitgliedsnummer überschreiben. Es muss ein eindeutiger, immer gleich bleibender Wert sein. Als Mandatsdatum wird das Tagesdatum der Konvertierung herangezogen. Wir empfehlen, über die Vorschau alle Aufträge zu sichten, bevor Sie sie bestätigen. Raiffeisenbank Hirschau eg 13 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

14 c) Lastschriften neu erfassen: Klicken Sie in der Kontenübersicht oben auf Lastschrift. Erfassen Sie nun die Lastschrift. Wählen Sie, ob Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift erstellen möchten und geben Sie den Fälligkeitstermin* und die Sequenz bei Dauerlastschriften ein. * Fristen für das Einreichen von SEPA- Lastschriften: SEPA-Basis-Lastschrift: - Einmalige Lastschriften: Einreichung 6 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit - Erstmalige Lastschriften: Einreichung 6 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit - Wiederkehrende Lastschriften: Einreichung 3 Bankarbeitstage vor der Fällligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift: Einreichung 2 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit Keine Unterscheidung zwischen Erst-/Einmal- und Folge-Lastschrift Raiffeisenbank Hirschau eg 14 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

15 Bevor Sie die Lastschrift speichern können, müssen Sie ein gültiges Mandat erfassen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld Mandatsreferenz. In der Mandatsliste wählen Sie entweder das passende Mandat aus oder legen über die Schaltfläche rechts ein neues Mandat an. Füllen Sie im Mandat die Felder Bezeichnung, Referenz, Lastschrift-Art, Status (mit vorbereitet ), Ausstellungsdatum und die Sequenz aus. Als Bezeichnung für das Mandat bietet sich der Name des Zahlungspflichtigen an, kann aber frei von Ihnen gewählt werden. Bestätigen Sie die Eingaben mit Übernehmen. Raiffeisenbank Hirschau eg 15 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

16 Auftrag versenden: Die Lastschrift liegt nun im Ausgangskorb und kann versendet werden. Der Auftrag muss am Einreichungstag online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an uns übertragen werden. Raiffeisenbank Hirschau eg 16 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

17 7. Formulare für Umstellung und Mandate Die VR NetWorld-Software bietet Ihnen die Möglichkeit neue Mandate direkt auszudrucken, die Sie dann von Ihrem Kunden unterschreiben lassen können. Wenn Sie die Möglichkeit nutzen möchten, Ihre bestehenden Einzugsermächtigungen auf SEPA Mandate umzustellen (Umwidmung/Umdeutung), können Sie auch hier direkt Briefe erstellen und diese Ihren Zahlungspflichtigen zukommen lassen. Gehen Sie dazu in die Mandatsverwaltung über Stammdaten und Lastschriftmandate. a) Druck eines neuen Mandates zur Unterschrift Ihrer Zahlungspflichtigen: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Mandat (schwarz hinterlegt) und gehen dann auf Drucken. Ein Muster sehen Sie auf der nächsten Seite. Tipp: Wenn Sie bei Ihrem Zahlungsempfänger / -pflichtigen die Anschrift erfassen, brauchen Sie in dem Formular nichts mehr zu ergänzen. Raiffeisenbank Hirschau eg 17 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

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19 b) Umwidmung/Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen: Klicken Sie auf das gewünschte Mandat mit der linken Maustaste (schwarz hinterlegt) und gehen dann auf Eigenschaften. Im Mandat wählen Sie bitte Umdeutung Einzugsermächtigung aus und klicken Sie danach auf Drucken. Tipp: Erfassen Sie hier auch Ihre eigenen Namen/Firma/Verein und die Anschrift, so ist das Formular komplett ausgefüllt und Sie müssen nichts mehr ergänzen. Als nächstes öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Möglichkeit haben das Mandatsdatum zu definieren und Ihr Umstellungsdatum festzulegen. Tipp: Das Umstellungsdatum ist jener Tag ab dem Sie ausschließlich SEPA-Lastschriften einziehen möchten. Dieses Datum ist von Ihnen selbst im Vorfeld festzulegen. Raiffeisenbank Hirschau eg 19 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

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21 8. Dauerlastschriften / SEPA-Dauerlastschriften / Massenänderung Sie können bereits jetzt für alle bestehenden Dauerlastschriften und die entsprechenden Zahlungspflichtigen Mandate erzeugen und diese wie unter Punkt 7 beschrieben direkt ausdrucken. Wählen Sie dazu alle gewünschten Lastschriften in Ihren Dauerlastschriften aus (diese müssen dann schwarz hinterlegt sein). Klicken Sie hierzu die markierten Lastschriften mit der rechten Maustaste an und wählen SEPA Konvertierung und anschließend SEPA Lastschriftmandat erstellen. Den nun folgenden Hinweis können Sie mit OK schließen. Gehen Sie danach bitte in die Mandatsverwaltung über Stammdaten in die Lastschriftmandate. Hier sehen Sie alle automatisch generierten Mandate. Raiffeisenbank Hirschau eg 21 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

22 Da die Mandate noch im Status vorbereitet sind müssen Sie die einzelnen Mandate über Eigenschaften aufrufen. Hier können Sie nun den Status auf aktiv ändern und auch gleich Ihren Namen/Firma/Verein und Adresse erfassen, was für die Druckeigenschaften wie unter Punkt 7 beschrieben wichtig wäre. Danach können Sie die Mandate ausdrucken (siehe ebenfalls Punkt 8) Raiffeisenbank Hirschau eg 22 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

23 9. SEPA-Dateien (XML-Dateien) übertragen Um Dateien im SEPA-Format (XML-Dateien) zu übertragen, die Sie z.b. in anderen Programmen generiert haben (Buchhaltungssoftware, Vereinsverwaltung etc.) oder die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten, gehen Sie bitte auf Transaktionen und Datei zur Übertragung. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus. Wenn das Einlesen erfolgreich war erhalten Sie eine kurze Rückmeldung. Bestätigen Sie diese mit OK. Die Datei liegt nun wie bereits von DTA-Dateien gewohnt im Ausgangskorb zum Senden bereit. Raiffeisenbank Hirschau eg 23 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA

24 10. Tipps aus der Praxis Daten sichern: Das Programm erinnert Sie regelmäßig an eine Datensicherung. Diese sollte auf einem externen Speichermedium (z.b. externe Festplatte oder USB-Stick) oder einem Netzwerklaufwerk, welches regelmäßig gesichert wird, durchgeführt werden. Nur so stellen Sie sicher, dass im Fall eines Festplatten-Crashs oder eines Virenbefalls Daten wieder hergestellt werden können. Kennwort: Vergeben Sie ein Kennwort, welches nicht in einem Wörterbuch zu finden ist. Wir empfehlen eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen Fehler bei der Datenübertragung: Falls nach der Datenübertragung einer Überweisung nicht Alles verlief erfolgreich! im Dialogfenster steht, können Sie über Details prüfen, warum der Auftrag nicht durchgeführt wurde. Ein Fehler beim Öffnen des Transportweges ist ein Hinweis auf eine nicht funktionierende Internetverbindung oder eine zu scharf eingestellte Firewall. Die Meldung Limit überschritten bedeutet entweder, dass das Konto nicht gedeckt ist oder dass das für Online-Banking vereinbarte Sicherheitslimit nicht ausreicht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unsere EBL-Hotline unter 09622/ Raiffeisenbank Hirschau eg 24 VR-NetWorld Software Tipps & Tricks SEPA