SEPA-Leitfaden ProfiCash Stand vom

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1 SEPA-Leitfaden ProfiCash Stand vom Inhalt 1. Allgemeine Hinweise Seite Voraussetzungen für die SEPA-Überweisung Seite Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift Seite Einreichungsfristen für SEPA-Basis-Lastschriften Seite Einreichungsfristen für SEPA-Firmen-Lastschriften Seite Programm-Version Seite Gläubiger-ID (Gläubiger-Identifikationsnummer) Seite Einstellungen am Konto Seite 4 2. Anlegen der Aufträge Seite Ändern der Erfassungsmaske (Überweisung/Lastschrift) Seite Zusätzliche Felder bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift Seite 5 3. Versand der Aufträge an die Bank 4. Anlegen von Mandaten (nur für Lastschriften relevant) Seite Mandate Verwaltung Seite 7 5. Importieren von DTA-Dateien / SEPA-XML-Datei einlesen Seite 8 6. Importieren von DTA-Dateien und Konvertieren in SEPA Seite 9

2 1. Allgemeine Hinweise 1.1 Voraussetzungen für die SEPA-Überweisung Ermitteln Sie IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner. Hinweis: Die Umstellung der gespeicherten Zahlungspartner auf IBAN und BIC wird vom Programm unterstützt. 1.2 Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung mit Ihrer Bank ab. Nehmen Sie für alle bestehenden Einzugsermächtigungen die SEPA Umdeutung vor. Holen Sie bei fehlenden Einzugsermächtigungen und bei Abbuchungsaufträgen immer ein neues SEPA-Mandat ein. 1.3 Einreichungsfristen für SEPA-Basis-Lastschriften Einreichung frühestens 14 Kalendertage vor Lastschriftfälligkeit Einreichung bei Erst- und Einmallastschrift spätestens 6 Geschäftstage bis 12:00 Uhr vor Fälligkeit Einreichung bei Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage bis 12:00 Uhr vor Fälligkeit 1.4 Einreichungsfristen für SEPA-Firmen-Lastschriften Einreichung frühestens 14 Kalendertage vor Lastschriftfälligkeit. Einreichung bei Erst- und Einmallastschrift sowie Folgelastschriften spätestens 2 Geschäftstage bis 12:00 Uhr vor Fälligkeit. Eine umfangreiche Übersicht zum SEPA-Zahlungsverkehr sowie ausführliche Hinweise zur SEPA-Basis-/Firmen-Lastschrift, zu Mandaten, zur Umdeutung u.v.m, finden Sie auf der Homepage der Volksbank Chemnitz eg unter:

3 1.5 Programm-Version Prüfen Sie die aktuelle Programm- Version auf Ihrem Rechner. Wählen sie dazu im Menü die Auswahl: >Profi cash Wird Ihnen eine Programm-Version kleiner als 10.4 angezeigt, installieren Sie bitte das neueste zur Verfügung stehende Update. Wählen sie dazu im Menü die Auswahl: > Datei > Programmupdate 1.6 Gläubiger-Identifikationsnummer Zur Teilnahme am SEPA- Lastschriftverfahren benötigen Sie als Zahlungsempfänger eine Gläubiger- Identifikationsnummer. Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Stammdaten > Gläubiger-Identifikationsnummer Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID über den dafür vorgesehenen Link und fügen Sie diese nach Erhalt in das Feld Gläubiger- Identifikationsnummer ein.

4 1.7 Einstellungen am Konto Öffnen Sie zum Einstellen der Vorbelegung-Auftragsart im Menü die Auswahl: > Stammdaten > Firmenkonfiguration Wählen Sie in der Firmenkonfiguration die Vorbelegung der Auftragsmaske 2. Anlegen der Aufträge 2.1 Ändern der Erfassungsmaske (Überweisung/Lastschrift) Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Tagesgeschäft > ZV-Aufträge > neu erfassen Wählen Sie danach die Auftragsart > SEPA-Überweisung/Lastschrift aus.

5 2.2. Zusätzliche Felder bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift Das Fälligkeitsdatum einer SEPA- Lastschrift bezieht sich immer auf das Ausführungsdatum des Auftrages bei der Bank. 3. Wählen Sie hier ein in der Mandatsverwaltung vorhandenes Mandat aus, bzw. erzeugen Sie ein neues Mandat. 2. Die 'Ende-zu-Ende-Referenz' dient zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Zahlung und kann, optional manuell erfasst werden. 4. Wählen Sie hier einmalige Lastschrift, erstmalige Lastschrift, wiederkehrende Lastschrift oder letzte Lastschrift aus. 5. Zeigt das zum Auftrag späteste Versanddatum an. 6. Wählen Sie hier den Turnus für den Zahlungsauftrag.

6 3. Versand der Aufträge an die Bank Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Tagesgeschäft > Joberstellung > ZV über HBCI Wählen Sie ein Konto und erstellen Sie den Job mit dem Butten [ZV-Job erstellen]. Bestätigen Sie den Auftrag mit den Butten [Erstellen]. Wechseln Sie für den Versand in die Datenübertragung. Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Tagesgeschäft > Datenübertragung Übertragen Sie abschließend den Auftrag an die Bank. Klicken Sie dazu auf den Butten [Senden].

7 4. Anlegen von Mandaten (nur für Lastschriften relevant) Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Stammdaten > Zahlungsempfänger/pflichtige Klicken Sie in der Masken - Zahlungsempfänger/pflichtige - auf: > Ändern 1 Klicken Sie danach im Fenster Konten Zahlungsempfänger / -pflichtiger - auf: > Neu 2 Füllen Sie nun die Maske - SEPA-Lastschriftmandat - wie folgt aus Wählen Sie hier die Gläubiger-ID zum Konto aus. 3. Wählen Sie hier das Datum der Unterschrift des Mandats aus. 2. Vergeben Sie hier eine selbst gewählte Mandatsreferenz-Nummer. 4. Tragen Sie hier eine beliebige Bezeichnung für das Mandat ein. 5. Wählen Sie hier die Lastschriftart, Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift aus. 6. Wählen Sie hier wiederkehrende Lastschrift, oder einmalige Lastschrift aus.

8 4.1 Mandate Verwaltung Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Stammdaten > Mandate Haben Sie den Butten [mehr] gewählt, wird die Maske SEPA-Lastschriftmandat (ändern) angezeigt. Über den Button [Mandat(e) drucken] können Sie ein Mandat(e) für den Zahlungspflichtigen ausdrucken.

9 5. Importieren von DTA-Dateien / SEPA-XML-Datei einlesen Datenträgeraustauschdateien (DTA-Dateien) bzw. SEPA-XML-Dateien, die aus anderen Programmen stammen, (z.b. aus der Finanzbuchhaltung) können in Profi cash eingelesen und danach versandt werden. Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Datei > Datenübernahme > DTA-Dateien / SEPA-XML-Datei einlesen Markieren Sie die zu importierende Datei und bestätigen Sie den Import mit dem Button [Öffnen]. Beenden Sie den Import mit der Auswahl zur Löschung.

10 6. Importieren von DTA-Dateien und Konvertieren in SEPA Öffnen Sie dazu im Menü die Auswahl: > Datei > Datenübernahme > SEPA-Aufträge aus DTA-Dateien erzeugen Wählen Sie den Ordner in dem die zu importierende Datei gespeichert wurde. Markieren Sie die zu importierende Datei und bestätigen Sie den Import mit dem Button [Öffnen]. Enthält die zu importierende DTA Datei Lastschriften, wird automatisch die Maske - automatische Mandatserzeugung - eingeblendet. Hinweise zu den einzelnen Feldern in der Erfassungsmaske finden Sie auf Seite 6/7, unter dem Punkt 4.Anlegen von Mandaten (nur für Lastschriften relevant) bzw. 4.1 SEPA- Mandatsverwaltung Beenden Sie den Import mit der Auswahl zur Löschung.