SEPA-Leitfaden für die ebanking Business Edition

Transkript

1 SEPA-Leitfaden für die ebanking Business Edition 1. Anlage einer SEPA-Überweisung Umwandlung Vorlagen in SEPA-Vorlagen 2. Anlage einer SEPA-Basislastschrift 3. Anlage einer SEPA-Firmenlastschrift 4. Umwandlung Vorlagen in SEPA-Lastschrift-Vorlagen (bei wenigen Vorlagen) 5. Umwandlung Vorlagen in SEPA-Lastschrift-Vorlagen (bei vielen Vorlagen für z.b. Vereine) für geübte Anwender 6. Einlesen von SEPA-Dateien im XML-Format Seite 1 von 9

2 Öffnen Sie unsere Internetseite unter und gehen in den Bereich Firmenkunden. Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Business Edition. Geben Sie nun Ihren VR-NetKey bzw. Alias und die dazugehörige PIN ein und klicken auf Anmelden. 1. Anlage einer SEPA-Überweisung: Wählen Sie links den Punkt Überweisung aus. In der Überweisungsmaske klicken Sie die Überweisungsart an und wählen SEPA Überweisung aus. Klicken Sie nun auf Ändern. Damit wird die Änderung auf Erfassung einer SEPA-Überweisung aktiv. Seite 2 von 9

3 Erfassen Sie die Daten wie gewohnt - nur anstatt mit Bankleitzahl und Kontonummer mit IBAN und BIC. Mit Klick auf Eingaben prüfen versenden Sie den Auftrag mit Bestätigung durch eine TAN welche über Sm@rt-TAN plus oder mobiletan ermittelt wird. Umwandlung Vorlagen in SEPA-Vorlagen Falls Sie bereits Daten (Vorlagen) hinterlegt haben, klicken Sie in der normalen Überweisungsmaske auf Aus Vorlage und übernehmen Sie dann diese Daten. Klicken Sie nun, wie oben beschrieben, auf Überweisungsart und wählen SEPA Überweisung aus. Hiermit werden die Daten in IBAN und BIC umgesetzt. Für die Speicherung dieses SEPA-Auftrages vergeben Sie unter Als Vorlage unter folgendem Namen speichern einen neuen Namen und führen den Auftrag aus. Das System speichert dann gleichzeitig die neue Vorlage als SEPA-Vorlage ab. 2. Anlage einer SEPA-Basislastschrift Die SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) wird verwendet wenn der Zahlungspflichtige eine Privatperson ist. Eine Rückgabe der Lastschrift ist bei Vorlage eines gültigen Mandats innerhalb von 8 Wochen nach dem Belastungstag möglich. Liegt kein Mandat vor, verlängert sich die Frist auf 13 Monate. Wählen Sie links den Punkt Lastschrift aus. In der Lastschriftmaske klicken Sie die Lastschriftart an und wählen SEPA Basislastschrift aus. Klicken Sie nun auf Ändern. Damit wird die Änderung auf Erfassung einer SEPA-Basislastschrift aktiv. Seite 3 von 9

4 Erfassen Sie die Daten wie gewohnt nur anstatt mit Bankleitzahl und Kontonummer mit IBAN und BIC. Tragen Sie zusätzlich die Mandatsreferenz (Kundennummer oder Mitgliedsnummer), das Datum der Unterschrift und die Ausführungsart (siehe separate Info dazu) ein. Die von der Bundesbank erhaltene Gläubiger-ID muss ebenfalls erfasst werden. Die Daten können als Vorlage gespeichert werden und dann für den nächsten Einzug wieder verwendet werden. Mit Klick auf Eingaben prüfen versenden Sie den Auftrag mit Bestätigung durch eine TAN welche über plus oder mobiletan ermittelt wird. Info zum Feld Mandatsreferenz : Jeder Verein oder jede Firma welche SEPA-Lastschriften einziehen möchte, benötigt ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Lastschriftmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung bzw. Abbuchungsermächtigung. Info zum Feld Ausführungsart : Tragen Sie hier ein um welche Lastschrift es sich handelt. Hiermit werden die unterschiedlichen Vorlaufzeiten bestimmt. einmalige Lastschrift (Vorlaufzeit 6 Tage) Dies ist eine einmalige nicht wiederkehrende Lastschrift erstmalige Lastschrift (Vorlaufzeit 6 Tage) Dies ist die erste von weiteren wiederkehrenden Lastschriften z.b. erster Vereinsbeitrag wiederkehrende Lastschrift (Vorlaufzeit 3 Tage) Folgende wiederkehrende Lastschrift z.b. weitere Vereinsbeiträge letzte Lastschrift (Vorlaufzeit 3 Tage) Dies ist die letzte Lastschrift einer wiederkehrenden Reihenfolge Info zur Gläubiger-ID: Damit ein Einzug von SEPA-Lastschriften überhaupt möglich ist, muss eine Gläubiger-ID von der Bundesbank vorliegen. Sollte dies nicht der Falls sein, besorgen Sie sich diese Gläubiger-ID bei der Bundesbank über folgende Adresse: Seite 4 von 9

5 3. Anlage einer SEPA -Firmenlastschrift Die SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) ist für den Zahlungsverkehr unter Geschäftskunden vorgesehen. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit zur der Rückgabe der Lastschrift. Die Bank des Zahlers (Zahlstelle) ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen Wählen Sie links den Punkt Lastschrift aus. In der Lastschriftmaske klicken Sie die Lastschriftart an und wählen SEPA-Firmenlastschrift aus. Klicken Sie nun auf Ändern. Damit wird die Änderung auf Erfassung einer SEPA-Firmenlastschrift aktiv. Erfassen Sie die Daten wie gewohnt nur anstatt mit Bankleitzahl und Kontonummer mit IBAN und BIC. Tragen Sie zusätzlich die Mandatsreferenz (Kunden-Nr. oder Mitgliedsnummer) das Datum der Unterschrift und die Ausführungsart ein. Die von der Bundesbank erhaltene Gläubiger-ID muss ebenfalls erfasst werden. Die Daten können als Vorlage gespeichert werden und dann für den nächsten Einzug wieder verwendet werden. Seite 5 von 9

6 4. Umwandlung Vorlagen in SEPA-Lastschrift-Vorlagen (bei wenigen Vorlagen) Falls Sie bereits Daten (Vorlagen) hinterlegt haben, klicken Sie in der normalen Lastschriftenmaske auf Aus Vorlage und übernehmen Sie dann diese Daten. Klicken Sie nun, wie oben beschrieben, auf Überweisungsart und wählen SEPA Basis- bzw. Firmenlastschrift aus. Hiermit werden die Daten in IBAN und BIC umgesetzt. Ergänzen Sie dann noch die Felder für Mandatsreferenz(Kunden-Nr. oder Mitgliedsnummer), das Datum der Unterschrift, die Ausführungsart und die Gläubiger-ID. Für die Speicherung dieses SEPA-Lastschrift-Auftrages vergeben Sie unter Als Vorlage unter folgendem Namen speichern einen neuen Namen und führen den Auftrag aus. Das System speichert dann gleichzeitig die neue Vorlage als SEPA-Lastschriften-Vorlage ab. 5. Umwandlung Vorlagen in SEPA-Lastschrift-Vorlagen (bei vielen Vorlagen für z.b. Vereine) für geübte Anwender Falls Sie bereits sehr viele Daten (Vorlagen) hinterlegt haben, klicken Sie auf Lastschrift und dort auf Lastschriftvorlagen. Markieren Sie Ihre Nicht-SEPA-Vorlagen und wählen unten bei Vorlagen das Exportieren ins SEPA-Format aus und klicken auf OK. Klicken Sie in der folgenden Maske auf Exportieren. Seite 6 von 9

7 Öffnen Sie diese csv-datei z.b. mit Microsoft Excel. Ergänzen Sie die blau markierten Felder bei allen Datensätzen TIPP: Achten Sie auf Umlaute sollten Umlaute in der Tabelle sein, ändern Sie diese in der exportierten Tabelle ab, da beim Import sonst eine Fehlermeldung bezüglich dieser Umlaute erscheint. Falls Sie Daten haben, welche nicht als Vorlage in der ebanking-businessedition gespeichert und exportiert sind, können Sie diese Daten bei dieser Gelegenheit auch gleich erfassen. Belegen Sie hierzu einfach weitere Zeilen in der Tabelle. Speichern Sie dann diese Datei als csv-datei ab. Klicken Sie in der ebanking-businessedition wieder auf Lastschrift und dann auf Lastschriftvorlagen. Wählen Sie hier im Bereich Vorlagen das Importieren aus und klicken auf OK. Klicken Sie in der nächsten Maske auf Durchsuchen und wählen dort den Pfad aus auf dem Ihre CSV-Datei steht und klicken dann auf Importieren. Seite 7 von 9

8 Damit haben Sie die Vorlage(n) in die ebanking Business Edition importiert und können diese verwenden. 6. Einlesen von SEPA-Dateien im XML-Format Unter dem Punkt Dateiverarbeitung finden Sie den Punkt Sepa-Datei. In der folgenden Maske wählen Sie Datei übertragen. Jetzt können Sie die SEPA-XML-Datei mit einem Klick auf Durchsuchen auswählen. Wählen Sie die SEPA-XML Datei mit Öffnen aus. Seite 8 von 9

9 Zur Ausführung des Auftrags klicken Sie auf Übertragen. Jetzt wird der Auftrag geprüft. Aktualisieren Sie dann die Anzeige. Wenn der Status auf eingestellt steht, klicken Sie in der Übersicht SEPA-Aufträge, bei den offenen SEPA-Aufträgen auf Freigeben. Die Ausführung des Auftrags muss nun mit einer TAN-Nummer (via mobiletan oder plus) bestätigt werden. Falls Sie in der Übersicht der SEPA-Aufträge einen Fehler feststellen z.b. beim Termin oder Betrag können Sie die Ausführung über Löschen verhindern. Seite 9 von 9