SEPA-Lastschrift Stand Version 2.8 SP38

Transkript

1 SEPA-Lastschrift Stand Version 2.8 SP38

2 Inhalt SEPA Funktion aktivieren... 3 Voraussetzungen... 3 SEPA aktivieren... 4 Kunden organisieren... 5 SEPA-Lastschriftmandat... 5 Aufträge... 6 Belege verwalten... 7 SEPA-Lastschriftdatei erzeugen... 8 euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 2 von 9

3 Ab der euro-bis flow Version 2.8sp36 sind die Änderungen zur Durchführung von SEPA- Lastschriften enthalten. Mit der SEPA-Einführung werden die bisher üblichen Kontonummern und Bankleitzahlen durch die internationalen Kontokennungen IBAN und BIC ersetzt. Zeitgleich löst die SEPA-Lastschrift die nationalen Lastschriftverfahren in den Euro-Ländern endgültig ab. SEPA-Lastschriften müssen darüber hinaus die Gläubiger-Identifikationsnummer, eine Mandatsreferenz und das Fälligkeitsdatum enthalten. Diese Angaben müssen dem Zahler vom Zahlungsempfänger (Lastschrifteinreicher) mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit mitgeteilt werden. Für die elektronische Übermittlung von SEPA-Lastschriften wird das XML-Nachrichtenformat des ISO Standards verwendet. Das elektronische Lastschriftverfahren (ELV) an der Ladenkasse kann bis zum unverändert weiter genutzt werden. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Webseite SEPA Funktion aktivieren Voraussetzungen Vor Aktivierung der SEPA-Funktion müssen alle bereits erzeugten Lastschriftrechnungen im DTAUS- Format exportiert werden. Suchen Sie dazu unter Belege verwalten alle Rechnungen mit Bankeinzug erfolgt = nein und erstellen Sie für diese Rechnungen die Bankeinzugsdatei. Über das Menü System/Referenzdaten/Stammdaten/Filialen rufen Sie die Filialstammdaten auf und tragen hier Ihre eigenen SEPA-Bankdaten ein. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 3 von 9

4 SEPA aktivieren Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann der SEPA-Haken über das Menü System/Administration/Systemweite Einstellungen im Workflow SEPA gesetzt werden. Die Frist für Pre-Notification steht standardmäßig auf 16 Tage (14 Tage + 2 Tage Postlaufzeit). Mit dieser Frist wird das Fälligkeitsdatum errechnet. Fällt das berechnete Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der nächste Arbeitstag genommen. Sind nicht alle Voraussetzungen erfüllt, erhalten sie einen entsprechenden Hinweis. Danach wird geprüft ob für Kunden mit aktivem Bankeinzug alle für die SEPA-Lastschrift erforderlichen Daten vorhanden sind. Mit dem Versionsupdate wurde bereits automatisch die IBAN aus den bestehenden Kontodaten ermittelt. Die MandatsID und nicht ermittelbare IBANs müssen - ebenso wie der BIC bei ausländischen Kunden - manuell nachgetragen werden. Nach Bestätigung der Hinweismeldung erhalten Sie eine Auflistung der Kunden mit nicht vollständigen Lastschriftdaten. Über einen Klick auf die Kundennummer gelangen Sie direkt in den Kundenstammsatz. Sie können die Daten auch zu einem späteren Zeitpunkt im Kundenmanagement bearbeiten und den Vorgang hier abbrechen. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 4 von 9

5 Kunden organisieren Über den neuen Button Ungültige SEPA Kunden können alle Kunden mit aktiviertem Bankeinzug und nicht vollständigen SEPA-Lastschriftdaten aufgelistet werden. Die Lastschriftdaten werden im Kundenstammsatz unter dem neuen Workflow Lastschrift angezeigt. Aus Bankleitzahl und Kontonummer kann die IBAN über den Neu-Button durch das System errechnet werden. SEPA-Lastschriftmandat Die für das Lastschriftmandat notwendige MandatsID kann durch das System errechnet oder manuell eingetragen werden. Klicken sie zur automatischen Berechnung auf den Neu-Button. Die Berechnung wird wie folgt ausgeführt: KundenNr. + a oder n als Trenner + Datum. Bei a für 'Alt'-Daten entspricht das Datum dem Datum des letzten durchgeführten Bankeinzugs, bei n für 'Neu'-Generierung ist es das aktuelle Tagesdatum. Im Anschluss an die Berechnung wird das SEPA-Lastschriftmandat automatisch ausgedruckt. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 5 von 9

6 Da zur Berechnung der MandatsID die Kundennr. benötigt wird, muss bei Neuanlage von Kunden, der Kundensatz einmal gespeichert werden bevor die MandatsID berechnet werden kann. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis. Wird die MandatsID manuell eingetragen, kann das SEPA-Lastschriftmandat über den Druck-Button ausgedruckt werden. Auch ein Wiederholungsdruck ist so möglich. Alle Kunden mit aktivem Bankeinzug können über Bankeinzug aktiv = Ja gesucht werden. Aufträge Wird für einen Kunden mit Bankeinzug aktiv ein neuer Rechnungsauftrag angelegt, wird der Haken für Lastschrift im Auftrag automatisch vorgeblendet. Beim Fertig stellen des Auftrages wird geprüft, ob alle für die Lastschrift notwendigen Daten beim Kunden hinterlegt sind. Wenn nicht, erhalten Sie einen Hinweis. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 6 von 9

7 Bei Erzeugung der Rechnung für einen Lastschriftauftrag wird das Fälligkeitsdatum errechnet und mit der Lastschriftankündigung ('Pre-Notification') auf die Rechnung gedruckt. Sollen alte Rechnungen (aus der Zeit vor der SEPA-Umstellung) ohne den neuen Lastschrifttext nachgedruckt werden, muss der Haken bei SEPA aktiv dazu vorübergehend noch einmal entfernt werden. Belege verwalten Unter Beleg verwalten können Sie sich alle Rechnungen mit Bankeinzug erfolgt = nein oder ja anzeigen lassen. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 7 von 9

8 SEPA-Lastschriftdatei erzeugen Alle Aufträge, für die die 5- bis max. 14-tägige Vorlagefrist bei der Bank erfüllt ist, können über Bankeinzug möglich = ja aufgelistet werden. Sind einziehbare Bankeinzüge vorhanden, werden diese auch im Dashboard unter Heutige Meldungen angezeigt. Damit die Vorlagefristen eingehalten werden, sollten Sie die hier angezeigten Lastschriftrechnungen zeitnah exportieren. Markieren Sie die Rechnungen, für die eine Lastschriftdatei erstellt werden soll, und klicken Sie auf den Button SEPA Datei erstellen. Der Button wird erst nach Aktivierung der SEPA-Funktion angezeigt. An dieser Stelle erfolgt keine Prüfung mehr, ob die Vorlagefrist erfüllt ist, damit kann jede Lastschriftrechnung exportiert werden. Wählen Sie in der eingeblendeten Maske den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll. Mit Fertig stellen wird die SEPA-Lastschriftdatei im XML-Format erzeugt. Für alle in einem Bankeinzug-Export enthaltenen Mandate wird das Gültig Bis-Datum im Kundenstamm auf das aktuelle Tagesdatum+3 Jahre hochgesetzt. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 8 von 9

9 Rechnungen, für die die SEPA-Lastschriftdatei bereits erzeugt worden ist, finden Sie über die Suche nach Bankeinzug erfolgt = Ja. Alle noch nicht exportierten Lastschrift-Rechnungen werden über Bankeinzug = Nein angezeigt. Sind in dieser Auflistung Rechnungen enthalten, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist oder bei denen die Vorlagefrist nicht mehr erfüllt ist, kann manuell ein neues Fälligkeitsdatum erzeugt werden. Klicken Sie dazu auf den Button Fälligkeitsdatum korrigieren. Geben Sie das neue Fälligkeitsdatum ein. Das neue Datum muss nach dem bereits erzeugten Fälligkeitsdatum liegen. Wurde die Rechnung noch nicht gedruckt, wird das Fälligkeitsdatum mit dem neuen Datum überschrieben. Bei bereits gedruckten Rechnungen wird es in das Feld Fälligkeitsdatum manuell eingetragen. In diesem Fall müssen Sie Ihren Kunden über das geänderte Fälligkeitsdatum separat informieren. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis. Die gedruckte Rechnung wird nicht mehr verändert. Damit das neue Datum in der Liste angezeigt wird, aktualisieren Sie die Liste. euro-bis flow SEPA Lastschrift Seite 9 von 9