Vereinsverwaltungsprogramm SPG-Verein Leitfaden zur Einführung und zur SEPA-Lastschriftumstellung

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1 Vereinsverwaltungsprogramm SPG-Verein Leitfaden zur Einführung und zur SEPA-Lastschriftumstellung SPG-Verein ist eine Mitgliederverwaltung für Vereine. Das Programm unterstützt die Abwicklung aller Verwaltungstätigkeiten und ist das ideale Werkzeug für jeden, der Mitgliederlisten erstellen und Beitragserhebungen durchführen muss. Es sichert die Aktualität und ständige Verfügbarkeit aller Vereinsdaten und schafft damit die Grundlage für eine optimale Vereinsverwaltung. Dieser Leitfaden soll Sie bei einem Import von Mietliederdaten aus einer CSV-Datei bzw. Excel-Tabelle unterstützen und soll die Kurzbedienungsanleitung ergänzen. Unser Tipp: Nach der Installation wir Ihnen eine Testdatenbestand angezeigt. Bitte nehmen Sie diesen Datenbestand als Grundlage für Ihre Tests. Sie haben somit die Möglichkeit sich mit der Software vertraut zu machen. Schritt 1: Erstellung CSV-Datei Speichern Sie die vorhandene Excel-Tabelle mit Ihren Vereinsmitgliederdaten als CSV-Datei neu ab. Notizen: Seite 1 Stand:

2 Schritt 4: Anlage eines neuen Bestands im SPG-Verein Um den eigenen Verein zu verwalten, ist die Neuanlage eines Datenbestandes erforderlich. Menü: Bestand / NEU Bitte füllen Sie in der Maske Vereinsdaten pflegen alle Punkte aus (Anschrift, Kontakt, Bankverbindung inklusive Ihrer beantragten Gläubiger-ID, Finanzdaten). Schritt 3: Der Import in SPG-Verein Nach der Anlage eines Datenbestandes können Sie die CSV-Datei mit Ihren Mitgliederdaten importieren. Menü: Extra / Daten importieren Diese Programmfunktion ermöglicht dem Anwender, Datensätze, die im *.csv- Format vorliegen, in SPG-Verein zu importieren. Zunächst ist über die Schaltfläche durchsuchen eine Importdatei auszuwählen, die beispielsweise aus anderen Programmen für Mitgliederverwaltungen kommen kann. Im Regelfall enthalten Importdateien in der ersten Zeile die Feldnamen (Überschriften); in SPG-Verein ist deshalb der Haken vor Feldnamen in der ersten Zeile entsprechend gesetzt. Unter Optionen ist festzulegen, ob ein kompletter Bestand neu aufgebaut werden soll (vorbelegt) und/oder ob neue Mitgliedsnummern vergeben werden sollen. Im 2. Fall besteht ferner die Möglichkeit einen Start-Wert vorzugeben. Sollte der Bestand ergänzt, also nicht neu aufgebaut werden, so ist darauf zu achten, dass keine Mitglieds-Nr. bereits vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, so überlagert der zu importierende Datensatz den bereits vorhandenen. Wenn die Option neue Seite 2 Stand:

3 Mitglieds-Nr. gewählt und zusätzlich eine Mitglieds-Nr. unter Quelle/Ziel zugeordnet wird, so hat die Option neue Mitglieds-Nr. Vorrang. Nun kann in dem Feld Quelle/Importdie gewünschte Datenreihe ausgewählt werden, z.b. Vorname. Anschließend ist das korrespondierende Feld (Ziel) für SPG-Verein auszuwählen, hier also auch Vorname. Durch Betätigen der Schaltfläche hinzufügen wird programmseitig eine entsprechende Zuordnung aufgebaut. Soll ein Import einer bestimmten Datei gleichen Namens und gleichen Speicherortes später erneut verwendet werden, können die aufgebauten Zuordnungen über die Schaltfläche Vorgaben speichern abgelegt werden. Sobald diese Datei zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingelesen werden soll (etwa wegen aktueller Datensätze), ist lediglich die Schaltfläche Vorgaben einlesen zu betätigen. SPG-Verein ruft automatisch die Importdaten (Voraussetzung: gleicher Name, gleicher Speicherort) und die gebildeten Zuordnungen auf. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Import durchführen startet den entsprechenden Vorgang, der mit der Meldung Importierung beendet quittiert wird. Anschließend kann die Programmfunktion über Beenden verlassen werden. Die Daten stehen nun in SPG-Verein zur Verfügung. Notizen: Seite 3 Stand:

4 Schritt 4: Pflege der Beiträge Hinterlegen Sie Ihre aktuelle Beitragsstruktur in das Programm. Menü: Stammdaten / Stammdaten pflegen / Abteilungen-Beiträge pflegen Die Beiträge müssen nun Ihren Mitgliedern zugeordnet werden. Wählen Sie die einzelnen Mitglieder mit einem Doppelklick aus und gehen Sie auf den Reiter Abteilungen/Beiträge (2). Schritt 5: IBAN, BIC und Mandatsreferenz inkl. Datum erstellen (Massenänderung) Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in der Reihenfolge BIC/IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz erfolgen. Bei allen Änderungen bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. Mit der Massenänderung werden bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt. Als Mandatsreferenz wird die Mitgliedsnummer ohne Vornullen und die Kennung SEPA- Ausführung als Erst- Lastschrift bei allen Mitgliedern mit der Zahlungsart Lastschrift eingesetzt. Bei der Massenänderung des Feldes SEPA-Datum-Mandatsref.Aufb. muss das Datum der Ankündigung des Verfahrenswechsels (siehe Schritt 6) hinterlegt werden. Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Menü: Mitglieder / Änderungsdienst / Massenänderungen Seite 4 Stand:

5 Insgesamt 4 Massenänderungen Hinweis zur Feldauswahl SEPA-Datum-Mandatsref.aufb : Das hier angegebene Datum muss dem Datum der Vorabankündigung entsprechen, d.h. bei einer Benachrichtigung über den Beitragseinzug in 2013 (siehe Schrit 6) muss das Datum des Lastschriftseinzugs hinterlegt werden. Diese Feldänderung kann auch nach dem Beitragseinzug 2013 noch geändert werden, da das Feld erst beim SEPA-Lastschrifteinzug in 2014 zum tragen kommt. Schritt 6: Die Mitglieder mit dem Lastschrifteinzug in 2013 über den zukünftigen SEPA-Lastschrifteinzug ab 2014 informieren Den Mitgliedern, die dem Verein in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung für die Beiträge erteilt haben, müssen gemäß den SEPA-Konventionen die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Dies kann vom Verein entweder schriftlich per oder auf dem Postwege erfolgen. Eine Alternative wäre auch die Mitteilung im Rahmen des Datenträgeraustausches. Hierfür gibt es 2 Platzhalter. Dabei darf jeweils nur ein Platzhalter in einem Verwendungszweck platziert werden. Die Option Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen sollte auf nein gesetzt werden, da ansonsten nur das Hauptmitglied die Information erhält und die weiteren Mitglieder nicht. Menü: Beiträge / Beitragsverfahren / DTA-SEPA-Datei erstellen / DTA-Datei (Datenträgeraustausch) Hinweis: Die Erstellte Lastschrift-Datei muss anschließend über das Internet- Banking übertragen werden (siehe Schritt 7). Seite 5 Stand:

6 Schritt 7: Übertragung der DTA-Datei mittels Internet-Banking Rufen Sie über Ihren Browser (Internet Explorer, Mozilla o.a.) unsere Internetseite auf und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Internet- Banking an. Unter dem Menüpunkt Banking / DTA-Übertrag haben Sie die Möglichkeit eine DTA- Datei zu übertragen. Wählen Sie unter zur Hilfenahme des Button Durchsuchen die zuvor erstellt und gespeicherte DTA-Datei aus und folgen Sie den weiteren Schritten. Schritt 8: Zahlungsart Lastschrift bzw. Einzugsermächtigungsverfahren in SEPA-Lastschrift ändern für den Einzug in 2014 (Massenänderung) Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn ab sofort das SEPA- Verfahren genutzt werden soll. Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz inkl. Datum und SEPA-Ausführung verschlüsselt sind, werden geändert. Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Menü: Mitglieder / Änderungsdienst / Massenänderungen Seite 6 Stand:

7 Schritt 9: Feld SEPA-Datum-Mandatsreferenz hinterlegen Hinterlegen Sie nun, wenn nicht bereits in Schritt 5 geschehen, das Datum Ihrer Vorabankündigung des SEPA-Lastschriftverfahren per Massenänderung (siehe auch Punkt 6). Menü: Mitglieder / Änderungsdienst / Massenänderungen Seite 7 Stand: