Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA

Transkript

1 Bisher ziehen Sie Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren ein? Wir haben für Sie eine Checkliste entwickelt, damit Ihr Verein fit für SEPA wird. Für Rückfragen und Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Aufgabe Erläuterung Erledigt? Voraussetzungen Beantragung einer Gläubiger-ID Creditor Identifier (CI) bei der Deutschen Bundesbank Teilen Sie uns Ihre Gläubiger-ID mit Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit uns Nutzen Sie die neuen Lastschriftmandate für neue Mitglieder Mandatsreferenz festlegen Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Dies wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt diese Gläubiger-ID dann per mit. Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID des Vereins bei der Bank hinterlegt sein. Für die Umstellung auf SEPA muss auch die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften erneuert werden. Dafür benötigen wir o.g. Gläubiger-ID. Bisher haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterzeichnen lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Meistens wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung den Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie diesbezüglich Ihre Formulare: Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds Jedes Mandat ist durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. ID beantragt ID erhalten, die ID lautet: ID der Bank mitgeteilt Unterzeichnung der neuen Inkassovereinbarung Aufnahmeantrag Beitrittserklärung angepasst Termin, ab dem die neuen Formulare eingesetzt werden sollen Mandatsreferenz entschieden Referenz = Mitgliedsnummer Referenz wird wie folgt abgebildet Datum

2 Keine Lastschriftbelege für SEPA! Keine Einreichung von DTA-Disketten Prüfen Sie die SEPA- Fähigkeit Ihrer Software Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Termin für den künftigen Beitragseinzug festlegen Bisher haben Sie den Beitragseinzug beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine beleghaften Einzüge mehr. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit Ihnen ein Online- Banking-Zugang ein Zahlungsverkehrsprogramm eingerichtet werden kann. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA-Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie den Beitragseinzug einfach online. Sprechen Sie uns zur Umstellung einfach an! Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz verarbeiten können. Für die VR-NetWorld-Software stehen kostenlose Online-Updates zur Verfügung. Für ältere Versionen der ProfiCash- Software ist ein kostenpflichtiges Update notwendig. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. Legen Sie fest, ab wann Sie nur noch mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. ACHTUNG! Die Umstellung muss zum abgeschlossen sein. Möglichweise haben Sie bisher Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums z.b. zum Jahresanfang oder Mitte November - eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht aber einen exakten Fälligkeitstermin (genaues Umstellung der beleghaften Lastschriften auf neues Verfahren beantragt Umstellung der Datenträger auf neues Verfahren beantragt Software ist SEPA-fähig auf dem aktuellen Stand Software ist nicht SEPAfähig veraltet Update bestellt Zeitpunkt für die Umstellung festgelegt: Beitragstermin festgelegt auf:

3 Datum vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Umstellung Umwidmung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einholen neuer SEPA- Mandate Aufbewahrung der Mandate organisieren Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basislastschrift- Mandat umwandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Umwandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise während Ihrer Mitgliederversammlung, über Ihr Vereinsblatt oder per Brief an jedes einzelne Mitglied. Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Mitglieder aber auch ggf. für jene notwendig, die nicht umgewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA- Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate Der Informationstext kann z.b. lauten: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab XX.XX.XXXX als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DEXXXXXXX. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Einzugsermächtigungen liegen vor Benachrichtigung der Mitglieder über die Umwandlung erfolgt am/per: Neue Formulare sind im Einsatz Ablage der Mandatsformulare geregelt

4 nicht genutzt wird. Das bedeutet, dass Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren wieder eintreten, ein neues Mandat unterzeichnen müssen. Beitragseinzug Erstellen der Vorabinformation Prenotification über die Beitragsbelastung Einreichung / Vorlaufsfristen Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlaufsfrist können Sie mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbaren. Es genügt eine generelle Vorabankündigung z.b. in der Mitgliederversammlung, im Vereinsblatt, per Aushang oder ähnlichem. Die Ankündigung könnte z.b. wie folgt aussehen: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Die Vorabankündigung kann aber auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein. SEPA-Lastschriften müssen in einer Vorlaufsfrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: bei erstmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage danach 3 Bankarbeitstage Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Kürzere Vorlaufsfrist beschlossen und zwar: Vorabankündigung geregelt. Mitteilung erfolgt am/per: Aufnahmeantrag um Vorabankündigung ergänzt Zeitvorlauf geplant; die Einreichung bei der Bank erfolgt am

5 Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird. TIPP: Da in der Praxis Erst- Folgeeinzüge schwer zu trennen sind, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich alle Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Rücklastschriften mangels Deckung / erneute EInreichung Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Wahrscheinlich werden Sie dann mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Bitte beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die o.g. Fristen gelten. Wenn Sie wie empfohlen kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt