Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 1. Legen Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein fest

Transkript

1 Checkliste für Vereine Voraussetzungen Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 1. Legen Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein fest Nur mit Festlegung eines Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. Bitte teilen Sie uns Namen und Telefonnummer bzw. -adresse mit. 2. Geben Sie Ihre IBAN + BIC bekannt Ergänzen Sie IBAN und BIC auf allen Vordrucken des Vereins (Betrittserklärung, Briefbogen, Rechnungen usw.) IBAN und BIC finden Sie auf ihrem Kontoauszug oder auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto. 3. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank 4. Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung mit uns ab 5. Integrieren Sie ein SEPA-Lastschriftmandat in Ihrer Beitrittserklärung Jeder Lastschrifteinreicher benötigt zukünftig eine eindeutige Gläubiger-ID. Die Beantragung erfolgt über die Internetseite Die Bundesbank teilt Ihnen die Gläubiger-ID per mit. Die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" muss um die SEPA-Lastschriften erweitert werden. Hierfür benötigen wir auch Ihre Gläubiger-ID. Reichen Sie bitte eine Kopie des s der Bundesbank bei uns ein. Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisher bekannte Einzugsermächtigung. Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Mandat anstelle der bisherigen Einzugsermächtigung. Den offiziellen Mandatstext stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierbei: Sie benötigen zwei Unterschriften Ihres Mitglieds eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA-Lastschriftmandat. SEPA-Checkliste für Vereine (Stand: 03/2013) 1

2 6. Prüfen Sie, ob von allen Mitgliedern gültige Einzugsermächtigungen vorliegen 7. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenz fest 8. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins 9. Prüfen Sie, ob Ihre Vereins- und/oder Zahlungsverkehrssoftware SEPA-fähig ist Wenn Sie kein eigenes Formular für die Aufnahme eines neuen Mitglieds haben, erhalten Sie alternativ Mandatsformulare von uns. Hinsichtlich Einsatztermin der neuen Formulare siehe Punkt 15. Prüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur bei diesen ist eine Umdeutung in ein SEPA-Lastschriftmandat möglich (siehe Punkt 14). Von Mitgliedern, bei denen keine gültige Einzugsermächtigung vorliegt, muß eine Einzugsermächtigung bzw. ein SEPA-Lastschriftmandat eingeholt werden. Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer erhalten, die bei allen Lastschrifteinzügen anzugeben ist. Die Mandatsreferenz kann von Ihnen individuell festgelegt werden; max. 35 alphanumerische Stellen. Sie können z. B. die Mitgliedsnummer verwenden oder alternativ einfach fortlaufend nummerieren. SEPA-Lastschriften können nur noch elektronisch per Online-Banking zum Einzug eingereicht werden. Lastschriftbelege und Datenträger (Diskette, USB- Stick) können ab 01. Februar 2014 nicht mehr verarbeitet werden! Wenn Sie Lastschriften bisher beleghaft oder mittels Datenträger bei uns einreichen, nehmen Sie bitte zur Umstellung Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie über die Möglichkeiten und stellen Ihnen die erforderlichen Programme incl. Online-Banking-Zugang zur Verfügung. Das Programm, das Sie für die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug nutzen, muss künftig alle erforderlichen SEPA-Daten verarbeiten können. Unsere Programme sind bereits SEPA-fähig:» VR-NetWorld-Software ab Version 4.40» Vereinssoftware PC-VAB ab Version Bei älteren Versionen ist ein Update erforderlich, dass wir Ihnen auf unserer Internetseite zur Verfügung stellen. Wenn Sie die Software eines Drittanbieters verwenden, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. SEPA-Checkliste für Vereine (Stand: 03/2013) 2

3 10. Legen Sie einen Zeitpunkt für die SEPA- Umstellung fest 11. Legen Sie einen Termin für Ihre künftigen Beitragseinzüge fest Legen Sie frühzeitig einen Termin fest, ab dem Sie (nur noch) mit den SEPA- Verfahren arbeiten möchten. Die Umstellung muß vor dem 01. Februar 2014 abgeschlossen sein. An diesem Tag werden die bisherigen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. Die SEPA-Lastschrift sieht ein exaktes Fälligkeitsdatum (= Ausführungsdatum) vor, das den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Wir empfehlen, den Einzug turnusgemäß (jährlich, halbjährlich, etc.) an einem identischen Tag durchzuführen. Umstellung Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 12. Ermitteln Sie IBAN und BIC Ihrer Mitglieder Die Bankverbindungen Ihrer Mitglieder müssen von Kontonummer/ Bankleitzahl auf IBAN/BIC umgestellt werden. Mit unserer Zahlungsverkehrs- und Vereinssoftware können Sie die hinterlegten Bankverbindungen automatisch umrechnen (konvertieren) lassen. Gern stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Nicht konvertierbare Bankverbindungen erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem Vereinsmitglied. 13. Hinterlegen Sie Gläubiger-ID und Mandatsdaten in Ihrer Vereins-/Zahlungsverkehrssoftware 14. Umdeutung/Wandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate Erfassen Sie Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsdaten der Vereinsmitglieder in Ihrer Software. Beim Lastschrifteinzug erfolgt dann eine automatische Zusteuerung der Daten in den Verwendungszweck der Lastschrift. Für bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden. Sie können diese Einzugsermächtigungen in Mandate umdeuten. SEPA-Checkliste für Vereine (Stand: 03/2013) 3

4 15. Verwenden Sie ab sofort nur noch die neuen SEPA-Lastschriftmandate 16. Organisieren Sie die Aufbewahrung der Originalmandate Damit die Umdeutung rechtswirksam wird, müssen Sie den Zahler vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren. Folgende Daten sind hierbei anzugeben: Umstellungsdatum, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz des Mitglieds Die Unterrichtung kann beispielsweise per Brief oder über den Verwendungszweck des letzten Beitragseinzugs mit Kontonummer/BLZ erfolgen. Textbeispiel für den Verwendungszweck: Ihre bestehende Einzugsermächtigung nutzen wir ab TT.MM.JJJJ als SEPA- Lastschriftmandat. Unsere Gläubiger-ID lautet: DE20ZZZ. Ihre Mandatsreferenz lautet: 123ABC Weitere Textmuster stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Von Mitglieder, bei denen keine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt, müssen neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden. Verwenden sie nach der Umdeutung Ihrer Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate bzw. dem letzten Beitragseinzug mit Kontonummer/BLZ nur noch die neuen Mandatsformulare. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 14 Monate, gerechnet ab dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat/die Einzugsermächtigung vorzulegen. Bitte beachten Sie: Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Soll nach Ablauf dieser Frist erneut eine Lastschrift eingezogen werden, muss vorher vom Zahler ein neues Mandat eingeholt werden. SEPA-Checkliste für Vereine (Stand: 03/2013) 4

5 Beitragseinzug Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 17. Vorabankündigung (Pre-Notification) über den Beitragseinzug Der Zahler muss mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit über die bevorstehende Abbuchung informiert werden. Diese Vorabankündigung muss folgende Informationen enthalten: Lastschriftbetrag, Fälligkeitsdatum, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlers vor dem ersten Lastschrifteinzug, mit Angabe der nächsten Fälligkeitstermine. Auch periodische Angaben des Fälligkeitstermins sind möglich (z. B. jährlich zum 01. März ). Textbeispiel: "Den Mitgliedsbeitrag von 20 EUR ziehen wir jährlich zum 1. Februar, erstmals am 01. Februar 2014 ein. Gläubiger-ID: DE20ZZZ Ihre Mandatsreferenz: 123ABC." Sie können mit Ihren Mitgliedern auch eine kürzere Frist für die Vorabankündigung vereinbaren, beispielsweise in der Satzung. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil der Beitrittserklärung sein oder in den Verwendungszweck des letzten Beitragseinzugs mit Kontonummer/BLZ aufgenommen werden, gemeinsam mit der Umdeutung (vgl. Punkt 14). 18. Beachten Sie die Einreichungs-/Vorlauffristen für SEPA-Lastschriften Für SEPA-Lastschriften gelten folgende Einreichungsfristen:» Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit» Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit» jeweils bis Uhr Als Erstlastschrift wird der erstmalige Einzug einer SEPA-Lastschrift von einem Mitglied (Zahler) bezeichnet. Weitere Lastschrifteinzüge von diesem Zahler werden als Folgelastschrift oder wiederholte Ausführung bezeichnet. Da bei Ihren jährlichen Betragseinzügen vermutlich immer auch Neumitglieder enthalten sind - also Erstlastschriften empfehlen wir Ihnen, die Lastschriften grundsätzlich 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit bei uns einzureichen. SEPA-Checkliste für Vereine (Stand: 03/2013) 5

6 19. Beachten Sie die neuen Anforderungen bei Verwendungszweck und Lastschriftdatensatz 20. Legen Sie die Vorgehensweise bei Rücklastschriften fest Der Verwendungszweck wurde auf 4 Zeilen je 35 Zeichen gekürzt (bisher 14 Zeilen je 27 Zeichen). Im Datensatz der SEPA-Lastschrift müssen folgende Zusatzinformationen enthalten sein:» Gläubiger-ID» Mandatsreferenz und Mandatsdatum» Kennzeichen, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt» Fälligkeitsdatum Gläubiger-ID und Mandatsdaten werden automatisch von Ihrer Software zugesteuert. Beim Mandatsdatum handelt es sich entweder um das Datum, an dem das Mandat unterschrieben wurde oder bei umgedeuteten Einzugsermächtigungen um das Datum an dem Sie Ihren Mitgliedern die Umdeutung mitgeteilt haben. Das Fälligkeitsdatum ist von Ihnen manuell zu erfassen. Bitte achten Sie darauf, dass es mit dem Datum übereinstimmt, dass Sie Ihrem Mitglied in der Vorabankündigung mitgeteilt haben. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. In der Praxis wird es immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden hier vermutlich mit Ihrem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag dann evtl. erneut einziehen. Bitte beachten Sie, dass hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß Punkt 17 und 18 einzuhalten sind. Weitere Informationen und Hilfsmittel für die SEPA-Umstellung erhalten Sie bei Ihrem Berater und unter SEPA-Checkliste für Vereine (Stand: 03/2013) 6