Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 1. Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen in Ihrer Firma bzw. bilden Sie eine Projektgruppe

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1 Checkliste für Firmen Voraussetzungen Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 1. Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen in Ihrer Firma bzw. bilden Sie eine Projektgruppe Nur mit Festlegung von Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. Bitte teilen Sie uns Namen und Telefonnummer bzw. -adresse mit. 2. Analysieren Sie welche Geschäftsbereiche von SEPA betroffen sind 3. Erstellen Sie einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan Prüfen Sie, welche Geschäftsbereiche und Prozesse von SEPA betroffen sind. (Einkauf, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Personalabteilung, IT-Abteilung etc.) Ermitteln Sie auch, in welchen Datenbanken, EDV-Systemen und Anwendungen die SEPA-Daten ergänzt werden müssen. Damit können Sie den Umfang der Aufgaben, die mit der SEPA-Umstellung verbunden sind, besser einschätzen. Entscheiden Sie, ob die SEPA-Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen soll. Bitte planen Sie auf jeden Fall eine ausreichende Testphase ein. Legen Sie dann frühzeitig einen Termin fest, ab dem Sie (nur noch) mit den SEPA- Verfahren arbeiten möchten. Die Umstellung muß vor dem 01. Februar 2014 abgeschlossen sein. An diesem Tag werden die bisherigen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt! SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 1

2 4. Geben Sie Ihre IBAN und BIC bekannt Geben Sie die Bankverbindung auf Ihren Rechnungen und sonstigen relevanten Formularen mit IBAN und BIC an. Stellen Sie Ihre Vordrucke (Zahlscheine, Überweisungen) auf die neuen SEPA- Formulare um. SEPA-Zahlscheine bzw. SEPA-Überweisungen erhalten Sie bei uns. IBAN und BIC finden Sie auf ihrem Kontoauszug oder auf der Rückseite der VR-BankCard zum Geschäftskonto. 5. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens 6. Prüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrssoftware und Finanzbuchhaltung auf SEPA-Fähigkeit SEPA-Zahlungsverkehrsdateien (Überweisungen, Lastschriften) können nur noch elektronisch per Online-Banking eingereicht werden. Datenträger (Diskette, USB-Stick) können ab 01. Februar 2014 nicht mehr verarbeitet werden! SEPA-Lastschriften können künftig ausschließlich elektronisch eingereicht werden; die Lastschriftbelege entfallen. Für SEPA-Überweisungen gibt es weiterhin Formulare; hier entfallen aber die papierhaften Sammelüberweisungen. Wenn Sie Lastschriften bisher beleghaft oder ZV-Dateien mittels Datenträger bei uns einreichen, nehmen Sie bitte zur Umstellung Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie über die Möglichkeiten und stellen Ihnen die erforderlichen Programme incl. Online-Banking-Zugang zur Verfügung. Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehrsprogramme müssen künftig alle erforderlichen SEPA-Daten (IBAN/BIC, Gläubiger-ID, Mandate) verwalten und Zahlungsverkehrsdateien im XML-Format erzeugen können. Unsere Programme sind bereits SEPA-fähig:» VR-NetWorld-Software ab Version 4.40» Profi cash ab Version 10.2 Bei älteren Versionen ist ein Update erforderlich, dass wir Ihnen auf unserer Internetseite zur Verfügung stellen. Wenn Sie die Software eines Drittanbieters verwenden, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 2

3 Die Punkte 7-13 sind nur für Firmen mit Lastschrifteinzug relevant! 7. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank 8. Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung mit uns ab 9. Bei Verwendung von Einzugsermächtigungen: Prüfen Sie, ob von allen Geschäftspartnern gültige Einzugsermächtigungen vorliegen 10. Bei Verwendung von Abbuchungsaufträgen: Klären Sie, welches SEPA-Lastschriftverfahren hier künftig verwendet wird und holen sie die erforderlichen Mandate ein 11. Integrieren Sie ein SEPA-Mandat in Ihren relevanten Formularen Jeder Lastschrifteinreicher benötigt zukünftig eine eindeutige Gläubiger-ID. Diese Nummer muss bei jedem Lastschrifteinzug mit angegeben werden. Die Beantragung erfolgt über die Internetseite Die Bundesbank teilt Ihnen die Gläubiger-ID per mit. Die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" muss um die SEPA-Lastschriften erweitert werden. Hierfür benötigen wir auch Ihre Gläubiger-ID. Prüfen Sie, ob Sie von den betroffenen Geschäftspartnern bzw. Kunden eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur bei diesen ist eine Wandlung in ein SEPA-Lastschriftmandat möglich (siehe Punkt 17). Liegt keine gültige Einzugsermächtigung vor, muß eine Einzugsermächtigung bzw. ein SEPA-Lastschriftmandat eingeholt werden. Wenn Sie bisher Abbuchungsaufträge verwenden, müssen Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner entweder auf die Nutzung des SEPA-Basislastschriftverfahrens oder des SEPA-Firmenlastschriftverfahrens verständigen. Abbuchungsaufträge können nicht automatisch in SEPA-Mandate überführt werden, d. h. Sie müssen neue SEPA-Basislastschrift-Mandate bzw. SEPA-Firmenlastschrift-Mandate von Ihren Geschäftspartnern einholen. Bitte beachten Sie: Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren kann nur zwischen Nicht-Verbrauchern (also keine Privatkunden) angewendet werden. Außerdem muß der Zahlungspflichtige eine Kopie des Mandats bei seiner Bank hinterlegen. Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisher bekannte Einzugsermächtigung; das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat ersetzt den Abbuchungsauftrag. Entwerfen Sie neue Formulare mit integriertem Mandat. Die offiziellen Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wenn Sie kein eigenes Formular hierfür haben, erhalten Sie alternativ Mandatsformulare von uns. SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 3

4 12. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenz fest 13. Legen Sie fest, wie künftig das Fälligkeitsdatum von Lastschriften bestimmt wird Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer erhalten, die bei allen Lastschrifteinzügen anzugeben ist. Die Mandatsreferenz kann von Ihnen individuell festgelegt werden; max. 35 alphanumerische Stellen, keine Leerzeichen. Sie können z.b. die Kunden- oder Vertragsnummer verwenden oder alternativ einfach fortlaufend nummerieren. Die SEPA-Lastschrift sieht ein exaktes Fälligkeitsdatum (= Ausführungsdatum) vor, das dem Zahler im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Achten Sie darauf, dass die Vorlauffristen für die Benachrichtigung des Kunden und die Vorlagefristen bei der Bank eingehalten werden müssen (siehe Punkt 20 und 21). Umstellung Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 14. Ermitteln Sie IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner/Kunden/Mitarbeiter Ergänzen Sie in den Kundenstammdaten Ihrer Buchhaltung IBAN und BIC. Bei unserer Zahlungsverkehrssoftware können Sie die hinterlegten Bankverbindungen automatisch umrechnen (konvertieren) lassen. Gern stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Nicht konvertierbare Bankverbindungen erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem Geschäftspartner/Kunden oder Mitarbeiter. 15. Beachten Sie die Änderungen bei SEPA-Überweisungen Der Verwendungszweck wurde auf 4 Zeilen je 35 Zeichen gekürzt (bisher 14 Zeilen je 27 Zeichen). Insbesondere für die Lohnbuchhaltung sind die neuen Geschäftsvorfallcodes ( Purpose-Codes ) statt der heutigen Textschlüssel zu beachten. SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 4

5 Die Punkte sind nur für Firmen mit Lastschrifteinzug relevant! 16. Hinterlegen Sie Gläubiger-ID und Mandatsdaten in der Finanzbuchhaltung oder Zahlungsverkehrssoftware 17. Wandlung/Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate 18. Verwenden Sie ab sofort nur noch die neuen SEPA-Lastschriftmandate Erfassen Sie Ihre Gläubiger-ID und die erforderlichen Mandatsinformationen in Ihrer Software. Beim Lastschrifteinzug erfolgt dann eine autom. Zusteuerung der Daten in den Verwendungszweck der Lastschrift. Bei heutiger Nutzung des Einzugsermächtigungsverfahrens können vorliegende Einzugsermächtigungen künftig für Einzüge im SEPA-Basislastschriftverfahren verwendet werden. Für bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen müssen dabei keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden. Sie können diese Einzugsermächtigungen in Mandate wandeln. Damit die Wandlung rechtswirksam wird, müssen Sie den Zahler vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren. Folgende Daten sind hierbei anzugeben: Umstellungsdatum, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz des Kunden Die Unterrichtung kann beispielsweise per Brief oder über den Verwendungszweck des letzten Lastschrifteinzugs mit Kontonummer/BLZ erfolgen. Textbeispiel für den Verwendungszweck: Ihre bestehende Einzugsermächtigung nutzen wir ab TT.MM.JJJJ als SEPA- Lastschriftmandat. Unsere Gläubiger-ID lautet: DE20ZZZ Ihre Mandatsreferenz lautet: 123ABC Weitere Textmuster bzw. Musterbriefe stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Von Geschäftspartnern, bei denen keine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt, müssen neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden. Verwenden sie nach der Wandlung Ihrer Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate nur noch die neuen Mandatsformulare. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen. SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 5

6 19. Organisieren Sie die Aufbewahrung der Originalmandate Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 14 Monate, gerechnet ab dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat/die Einzugsermächtigung vorzulegen. Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu berücksichtigen. Bitte beachten Sie: Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Soll nach Ablauf dieser Frist erneut eine Lastschrift eingezogen werden, muss vorher vom Zahler ein neues Mandat eingeholt werden. Lastschrifteinzug Aufgaben Informationen Erledigt / Notizen 20. Regeln Sie die Erstellung und den Versand der Vorabankündigung (Pre-Notification) über den Lastschrifteinzug Der Zahler muss mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit über die bevorstehende Abbuchung informiert werden. Diese Vorabankündigung muss folgende Informationen enthalten: Lastschriftbetrag, Fälligkeitsdatum, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz Die Vorabankündigung kann beispielsweise Bestandteil Ihrer Rechnung sein. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlers vor dem ersten Lastschrifteinzug, mit Angabe der nächsten Fälligkeitstermine. Auch periodische Angaben des Fälligkeitstermins sind möglich (z. B. am 5. eines jeden Monats ). Sie können mit Ihren Geschäftspartnern/Kunden auch eine kürzere Frist für die Vorabankündigung vereinbaren, beispielsweise in ihren AGB. SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 6

7 21. Beachten Sie die Einreichungs-/Vorlauffristen für SEPA-Lastschriften 22. Beachten Sie die neuen Anforderungen bei Verwendungszweck und Lastschriftdatensatz Einreichungsfristen für SEPA-Basislastschriften:» Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit» Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit» jeweils bis Uhr Einreichungsfristen für SEPA-Firmenlastschriften:» Erst-/Einmal-/Folgelastschriften spätestens 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit» jeweils bis Uhr Als Erstlastschrift wird der erstmalige Einzug einer SEPA-Lastschrift von einem Zahler bezeichnet. Weitere Lastschrifteinzüge von diesem Zahler werden als Folgelastschrift oder wiederholte Ausführung bezeichnet. Der Verwendungszweck wurde auf 4 Zeilen je 35 Zeichen gekürzt (bisher 14 Zeilen je 27 Zeichen). Im Datensatz der SEPA-Lastschrift müssen folgende Zusatzinformationen enthalten sein:» Gläubiger-ID» Mandatsreferenz und Mandatsdatum» Kennzeichen, ob es sich um eine Erst-, Einmal- oder Folgelastschrift handelt» Fälligkeitsdatum Gläubiger-ID und Mandatsdaten werden automatisch von Ihrer Software zugesteuert. Beim Mandatsdatum handelt es sich entweder um das Datum, an dem das Mandat unterschrieben wurde oder bei gewandelten Einzugsermächtigungen um das Datum an dem Sie Ihren Geschäftspartner/Kunden über den Verfahrenswechsel informiert haben. Das Fälligkeitsdatum ist von Ihnen manuell zu erfassen. Bitte achten Sie darauf, dass es mit dem Datum übereinstimmt, dass Sie dem Zahler in der Vorabankündigung mitgeteilt haben. Eine gemischte Einreichung von SEPA-Basis- und Firmenlastschriften bzw. von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 7

8 23. Legen Sie die Vorgehensweise bei Rücklastschriften fest In der Praxis wird es immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden hier vermutlich mit Ihrem Geschäftspartner/Kunden Rücksprache halten und den Betrag dann evtl. erneut einziehen. Bitte beachten Sie, dass hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß Punkt 20 und 21 einzuhalten sind. Bei SEPA-Basislastschriften beträgt die Rückgabefrist 8 Wochen ab Belastung; bei nicht autorisierten Lastschriften (d. h. wenn kein gültiges Mandat vorliegt) beträgt die Frist 13 Monate. Bei SEPA-Firmenlastschriften gibt es keine Rückgabemöglichkeit für den Zahler. Weitere Informationen und Hilfsmittel für die SEPA-Umstellung erhalten Sie bei Ihrem Berater und unter SEPA-Checkliste für Firmen (Stand: 09/2013) 8