SEPA Checkliste für Firmenkunden

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1 SEPA Checkliste für Firmenkunden A) Checkliste allgemein: Geben Sie auf Ihren Rechnungen / Formularen / Briefbögen zusätzlich IBAN und BIC bei Ihrer Bankverbindung an (Ihre IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite Ihrer VR-BankCard, Ihrem Kontoauszug und in Ihrem Onlinebanking). Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden nach deren Bankverbindungen auf Basis von IBAN und BIC. Alternativ nutzen Sie den IBAN-Konverter Ihrer Online- Banking Software (z. B. VR-Networld Software), um die vorhandenen Bankdaten Ihrer Geschäftspartner (Kontonummer und BLZ) in IBAN und BIC umzuwandeln. Ergänzen Sie in den Stammdaten / in der Buchhaltung die Angaben zu IBAN und BIC (auch für den nationalen Zahlungsverkehr). Prüfen Sie Ihre Finanzbuchhaltung auf SEPA-Fähigkeit! o Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? o Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt von DTA, DTAZV) möglich? o Hinterlegbarkeit der Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)? o Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung für Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? Die Einreichung der SEPA-Lastschriften muss elektronisch per ebanking erfolgen, eine beleghafte Einreichung oder eine Einreichung mittels Datenträger (Diskette, CD- ROM, USB-Stick) wird nicht mehr möglich sein. Wenn Sie Fragen hierzu haben, wir beraten Sie gern. Wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenberater.

2 B) Checkliste für die Nutzung von Lastschriften: Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung für den Einzug von SEPA- Lastschriften mit der Raiffeisenbank Türkheim eg ab. Holen Sie ein Lastschriftmandat beim Zahlungspflichtigen mit IBAN und BIC ein (Bei einer bestehenden Einzugsermächtigung ist mit den Änderungen der Sonderbedingungen für den Lastschrifteinzug bzw. für den Lastschriftverkehr eine Umdeutung der Einzugsermächtigung in ein Mandat möglich). Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen fest (max. 35 alphanumerische Stellen, z.b. Kundennummer). Mitteilung an die Bezogenen (Zahlungspflichtigen) über die Umdeutung der Einzugsermächtigung in SEPA-Basis-Lastschriftmandate mit Ihrer Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer des Bezogenen in Textform vor dem ersten Einzug als SEPA-Basis-Lastschrift. Der Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen, bei SEPA-Firmen-Lastschriften muss der Zahlungspflichtige zusätzlich eine Kopie des Mandates (mit seiner Originalunterschrift) bei seiner Bank einreichen. Informieren Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig über den Lastschrifteinzug ( Pre Notification ), ohne individuelle Regelung mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit (z. B. mit der Rechnung, diese kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen). Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit für SEPA-Lastschriften: o Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. o SEPA-Basis-Lastschriften: Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. o SEPA-Firmen-Lastschriften: Erst-, Einmal-, und Folgelastschriften spätestens 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.

3 Eine gemischte Einreichung o von B2B- (SEPA-Firmen-Lastschriften) und Core-Lastschriften (SEPA-Basis- Lastschriften) o von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, wird als Erstlastschrift gekennzeichnet. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist als Datum der Unterschrift des Zahlers das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. Aufbewahrung der Original-Mandate: o Der European Payment Council (EPC) gibt als Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). o Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: o Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. o Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn. o Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.

4 Muster für die Mitteilung über die Umdeutung der Einzugsermächtigung Test AG - Teststr Sadt Muster GmbH Musterstraße Musterstadt Nutzung des SEPA-Basis-Lastschriftverfahrens Sehr geehrter Geschäftspartner, wie Sie sicherlich den Medien entnommen haben, wird der deutsche Zahlungsverkehr (DTA- Verfahren) mittelfristig auf den europäischen Standard SEPA umgestellt. Die EU- Kommission hat das Ende der jeweils nationalen Zahlungsverkehrsverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zum verkündet. Diese Umstellung hat gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Lastschrifteinzug. Bislang wurden in unserer Zusammenarbeit die anstehenden Zahlungen mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren von uns eingezogen. Anstelle dieses Verfahrens werden wir ab dem [z. B. 01. Januar 2013] das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nutzen. Die seinerzeit mit Ihnen geschlossene Einzugsermächtigung dient hierzu als entsprechendes Mandat. Wir werden bei den Einzügen folgende Parameter verwenden: Gläubiger-ID: [DE...] Mandats-Referenz: [z. B. Kundennummer] In Zukunft werden wir Sie zudem [x] Tage vor Fälligkeit der anstehenden Lastschrift über deren Höhe informieren - einen entsprechenden Hinweis werden wir zukünftig mit in die Rechnung aufnehmen. Wir freuen uns auf eine weiterhin vertrauensvolle Zusammenarbeit. Freundliche Grüße Test AG

5 Muster SEPA-Lastschriftmandat Standardfall einer wiederkehrenden Lastschrift M U S T E R G M B H, R O S E N W E G 2, I R G E N D W O Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz CB2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN D E Datum, Ort und Unterschrift