SEPA-Checkliste für Firmenkunden

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1 SEPA-Checkliste für Firmenkunden 1. Checkliste für den generellen SEPA-Einstieg: Haben Sie eine(n) SEPA-Verantwrtliche(n) für Ihre Firma? erledigt am:..... Ist vrhanden Name der(s) SEPA-Verantwrtlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwrtlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA bewerkstelligen. Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt? Ja, am: Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest. Zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten natinalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. Haben Sie die Przesse und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs analysiert, um die Aufgaben und den Umfang swie die möglichen Auswirkungen der Umstellung auf SEPA auf Ihr Unternehmen besser einschätzen zu können? Identifizierung betrffener Unternehmensbereiche (z.b. Einkauf, Buchhaltung, etc.) Untersuchung vn ntwendigen Investitinen bei Systemumstellungen (zum Beispiel betrffene Hard- und Sftwarekmpnenten bei Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungs- und/der Banksftware, etc.) Welche Dienstleister sind in den Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprzess invlviert? Ja, am:. Haben Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern mögliche Abhängigkeiten bezüglich der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (zum Beispiel Referenzdatenübermittlung) überprüft? Ja, am:.. Stand: Juli 2013 hne Oblig 1

2 Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihrer Firma: Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick Zahlungen ausschließlich nline SEPA-Lastschriften können künftig nur nch belegls eingereicht werden. Die Einreichung vn Belegen der eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften ist nicht mehr möglich. Ebens können Überweisungen unter SEPA nicht mehr per Datenträger eingereicht werden.. Ist Ihre Zahlungsverkehrssftware SEPA-fähig? Unterstützt das Prgramm den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? Ist die Erzeugung vn XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID möglich? Ist eine Mandatsverwaltung vrhanden? Ist ein Mandatsservice integriert (z.b. Beachtung vn Vrlauffristen für die Einreichung vn Erst- und Flgelastschriften bei der Bank)? Erkennt Ihre Sftware ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Mnaten der Nicht-Nutzung? Haben Sie Zweifel an der SEPA-Fähigkeit Ihrer Sftware, kntaktieren Sie den Prgrammhersteller der lassen Sie sich vn Ihrer Vlksbank Tübingen beraten. Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner bekannt? Alle vrhanden Sind teilweise vrhanden Müssen nch einhlt werden Gerne stellen wir Ihnen auch einen sgenannten IBAN-Knverter aus kstenls zur Verfügung. Übrigens: Unsere Zahlungsverkehrs-Sftware windata der PrfiCash unterstützt ebenfalls die autmatische Knvertierung vn Kntnummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Haben Sie die IBAN und den BIC Ihrer Firma bekanntgegeben? Auf Rechnungen und Briefbögen In anderen Infrmatinsquellen (z.b. auf der Hmepage der Firma) Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Geschäftsknt, dem Kntauszug und im Onlinebanking. Stand: Juli 2013 hne Oblig 2

3 2. Checkliste für die Nutzung vn SEPA-Lastschriften: Haben Sie eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank abgeschlssen? Bereits neu abgeschlssen Vrhanden, schließt aber nch nicht den Einzug vn SEPA-Lastschriften ein erledigt: Sfern nch nicht geschehen, schließen Sie eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug vn SEPA-Lastschriften mit Ihrer Vlksbank Tübingen ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich. Haben Sie bereits die Gläubiger Identifikatinsnummer für Ihre Firma beantragt? Ist nch nicht beantragt erledigt am:..... Ist bereits beantragt die Gläubiger-ID lautet:.. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikatinsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: und teilen Sie diese Ihrer Vlksbank Tübingen auf der Ihnen zugesandten SEPA-Lastschriftvereinbarung mit. Bitte reichen Sie diese unterschrieben zurück. Haben Sie uns die Lastschriftvereinbarung bereits hne die Gläubiger-ID eingereicht, s reichen Sie uns bitte eine Kpie des Schreibens der Bundesbank ein. Eine Einreichung vn SEPA-Lastschriften hne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID ist nicht mehr möglich. Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt? erflgt am:..... Ja, wie flgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Kunde) fest (z. B. die Kundennummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. Prüfen Sie, b die heutigen Einzugsermächtigungen unterschrieben vrliegen, damit eine Umdeutung in ein SEPA-Lastschriftmandat möglich ist: Nicht alle Ja Nein Überprüfen Sie, b Sie vn jedem Zahlungspflichtigen eine unterschriebene Einzugsermächtigung für das aktuelle Einzugsknt im Original der archiviert vrliegen haben. Nur slch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in ein SEPA-Basislastschrift-Mandat zulässig. Stand: Juli 2013 hne Oblig 3

4 Haben Sie die Besnderheiten bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat beachtet? Wurden flgende Angaben im Umdeutungsanschreiben vermerkt? Hinweis auf die Umdeutung Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikatinsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin Anstelle der Einhlung eines separaten Basis-Lastschriftmandats (nur bei Verbrauchern) hat die Firma die Möglichkeit, diese Kunden schriftlich über den Schwenk vn Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu infrmieren. Die Umdeutung in ein Mandat ist erflgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erfrderlich. Textmuster stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte bewahren Sie Kpien Ihrer Kundenanschreiben auf. Das Umdeutungsschreiben bildet zusammen mit der Einzugsermächtigung das SEPA-Basislastschriftmandat. Im Reklamatinsfall muss beides der Bank des Zahlers vrgelegt werden. Haben Sie nch Abbuchungsaufträge vrliegen? Ja Neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden ausgetauscht, am:..... Nein Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einzuhlen, spätestens zum Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger (Kunde) ein Verbraucher, ist es nicht gestattet, ein SEPA- Firmenlastschrift-Mandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie daraufhin Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge. Stand: Juli 2013 hne Oblig 4

5 3. Hinweise zur Nutzung vn SEPA-Lastschriften: 1. Grundsätzlich ist ein SEPA-Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vrher eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen ( Pre-Ntificatin ). 2. Beachten Sie die Datei-Einlieferungsfrist für SEPA-Basis-Lastschriften bei Ihrer Bank : Frühestens 44 Kalendertage vr Fälligkeit Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vr Fälligkeit Flgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vr Fälligkeit Die Einlieferung muss spätestens bis Uhr erflgen, bei späterer Einlieferung gilt diese erst für den Flgetag. Die Einlieferungszeit muss dann um einen Bankarbeitstag verlängert werden. 3. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel vn der Einzugsermächtigungslastschrift erflgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten SEPA- Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers über die Umdeutung anzugeben. 4. Aufbewahrung der Original-Mandate: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Mnate nach dem letzten Einzug. (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe vn unautrisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die natinalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 5. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: Die 36-Mnatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. Wenn ein Mandat innerhalb vn 36 Mnaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genmmen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Mnatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrchen. 6. Bitte beachten Sie zusätzlich die Erläuterungen in der Brschüre SEPA Herausfrderung und Chance Basisinfrmatin zum einheitlichen Eur-Zahlungsverkehrsraum für Unternehmen und Vereine Selbstverständlich stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer. (07071) / inf@vlksbank-tuebingen.de Ihre Vlksbank Tübingen Stand: Juli 2013 hne Oblig 5