SEPA-Leitfaden. Inhaltsverzeichnis

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1 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine - Stand Inhaltsverzeichnis Teil A: Überweisungsverkehr... 2 Kennen Sie Ihre persönliche IBAN und BIC und haben Sie Ihre Rechnungs- Formulare bereits um diese ergänzt?... 2 Wie wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr ab? Etwa mit einer Banking-Software (z.b. Profi cash) oder über Ihre Finanzbuchhaltungs-Software oder über einen Dritten (z.b. Ihren Steuerberater)?... 2 Reichen Sie Ihre Überweisungen per Datenträger (Diskette, USB Stick, o. ä.) ein?... 2 Haben Sie Ihre Kunden- und Lieferanten-Daten um IBAN und BIC ergänzt?... 3 Teil B: Lastschriftverkehr... 3 Ziehen Sie Lastschriften ein?... 3 Haben Sie eine Gläubiger-ID?... 4 Haben Sie bereits je Mandat (Kunde) eine Mandats-Referenznummer definiert?... 4 Ziehen Sie Lastschriften im Einzugs-Ermächtigungs-Verfahren ein?... 4 Haben Sie für diese Lastschriften bereits Mandate eingeholt?... 4 Nutzen Sie das Abbuchungsauftrags-Verfahren für Privatkunden und/oder Firmenkunden?... 5 Ist in Ihrer Buchhaltung die Verwaltung der Lastschrift-Mandate inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung (mind. 13 Monate nach letztem Lastschrifteinzug) sichergestellt?... 6 Führen Sie weitere Geschäftskonten im Inland bzw. im europäischen Ausland?... 6 Führen Sie noch Euro-Zahlungsaufträge per klassischem Auslands-Zahlungsverkehr außerhalb des SEPA-Formates in Länder des europäischen Wirtschaftsraumes aus?... 6 Neu: die Einreichfristen für SEPA-Basis- und SEPA-Firmen-Lastschriften... 7

2 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine Seite 2 von 7 Teil A: Überweisungsverkehr Von diesem Kapitel sind alle Kunden betroffen. Unabhängig davon, ob die Zahlungsabwicklung elektronisch oder papierhaft durchgeführt wird muss diese Checkliste auf jeden Fall durchgearbeitet werden. Wenn Sie innerhalb Deutschlands und der EU Rechnungen ausstellen, müssen Sie auf diesen anstatt Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN und den BIC Ihrer VR Bank angeben. Kennen Sie Ihre persönliche IBAN und BIC und haben Sie Ihre Rechnungs- Formulare bereits um diese ergänzt? Ja: Perfekt weiter mit der nächsten Frage. Nein: Ergänzen Sie auf Ihren Rechnungsformularen IBAN und BIC. Ferner ist eine Information über IBAN und BIC an die eigenen Zahlungsempfänger zu empfehlen. Eine Überprüfung weiterer Dokumente (z.b. Musterbriefe, Zahlscheine) sollte ebenso erfolgen. Wie wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr ab? Etwa mit einer Banking- Software (z.b. Profi cash) oder über Ihre Finanzbuchhaltungs-Software oder über einen Dritten (z.b. Ihren Steuerberater)? Banking-, Finanzbuchhaltungs-Software, Dienstleister oder Steuerberater: Prüfen Sie, ob die Software SEPA-fähig ist. Haben Sie Profi cash von der VR Bank Rhein-Neckar im Einsatz, sollte es mindestens die Version 10.x sein. Unsere Spezialisten für Profi cash erreichen Sie unter Telefon Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater (bzw. Lieferanten) und lassen Sie sich bestätigen, dass diese ebenfalls SEPA-fähig sind. Nein, keins hiervon: Nutzen Sie bitte die neuen Formulare für die SEPA- Überweisung. Hinweis: Auch die bisherigen Zahlschein-Formulare müssen ausgetauscht werden. Reichen Sie Ihre Überweisungen per Datenträger (Diskette, USB Stick, o. ä.) ein? Ja: Einreichungen von Datenträgern sind ab dem 1. Februar 2014 nach heutigem Stand nicht mehr möglich und außerdem sehr teuer. Für Alternativen zum DTA sprechen Sie mit unseren Experten aus der Abteilung Medienvertrieb, Telefon Nein: Dann haben Sie diesbezüglich keinen weiteren Handlungsbedarf.

3 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine Seite 3 von 7 Haben Sie Ihre Kunden- und Lieferanten-Daten um IBAN und BIC ergänzt? Ja: Dann besteht kein weiterer Handlungsbedarf Nein: Nutzen Sie unseren IBAN-Konverter. Die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten können damit um IBAN und BIC ergänzt werden. Informationen und der Download zum IBAN-Konverter erhalten Sie unter: Hinweis: Es gibt vereinzelt Bankverbindungs-Daten außerhalb der genossenschaftlichen FinanzGruppe, die nicht mittels des IBAN-Konverters umgewandelt werden können. Wenden Sie sich diesbezüglich dieser IBAN bitte direkt an den entsprechenden Kontoinhaber. Am besten holen Sie direkt IBAN und BIC Ihrer Kunden und Lieferanten ein. Auf unserer Internetseite haben wir Ihnen ein entsprechendes Musteranschreiben zur Verfügung gestellt. Teil B: Lastschriftverkehr Hinweis: Schecks können Sie weiterhin im Zahlungsverkehr nutzen. Diese sind von der SEPA- Umstellung nicht betroffen. Ziehen Sie Lastschriften ein? Nein: Dann hat der Teil B für Sie keine Relevanz und Sie können direkt in Teil C des Leitfadens übergehen. ABER sollten Sie den Wunsch haben, zukünftig SEPA-Lastschriften einzuziehen, dann arbeiten Sie den Teil B des Leitfadens unbedingt durch. Sie erlangen wichtige Grundlagen zum SEPA-Lastschrifteinzug und sind bestens vorbereitet. Natürlich müssen dann auch noch Verträge vereinbart werden. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an die Abteilung Medienvertrieb unter der Rufnummer Hinweis: Ja: Das bisherige Lastschriftverfahren, wie Sie es kennen, wird durch das SEPA- Lastschrift-Verfahren ersetzt. Gehen Sie Schritt für Schritt vor: Bei den SEPA-Lastschrift-Verfahren muss der Empfänger einer Zahlung immer genau zu identifizieren sein. Daher muss jeder, der SEPA-Lastschriften ziehen möchte, eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID oder Creditor Identifier bzw. CI) haben. Weitere Erklärungen zur Gläubiger-ID im Teil C.

4 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine Seite 4 von 7 Haben Sie eine Gläubiger-ID? Ja: Notieren Sie die Gläubiger-ID bitte hier: (Beispiel: DE02 ZZZ ). Leiten Sie uns bitte eine Kopie der Mitteilung der Bundesbank weiter. Hinweis: Nein: Bitte beantragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer unter folgendem Link: Bitte teilen Sie uns diese ID zeitnah mit. Aber Vorsicht machen Sie keine Doppelbeantragung. Sie dürfen maximal, unabhängig von der Anzahl unterschiedlicher Bankverbindungen, nur eine Gläubiger ID beantragen. Schicken Sie uns bitte eine Kopie der Mitteilung der Bundesbank. Jeder, der einen Betrag per Lastschrift zahlen möchte, muss zuvor ein entsprechendes Lastschriftmandat unterschreiben. Vor dem ersten Lastschrifteinzug müssen Sie, der Zahlungsempfänger, Ihren Kunden, den Zahlungspflichtigen, informieren. Folgende Daten muss diese Information enthalten: Angabe Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer (CI), Angabe der Mandats-Referenznummer des entsprechenden Kunden. Diese neuen Kennungen identifizieren einen Lastschriftvertrag eindeutig. Haben Sie bereits je Mandat (Kunde) eine Mandats-Referenznummer definiert? Ja: Prüfen Sie erneut, ob Sie sich an die Vorgaben gehalten haben. Nein: Sie hat max. 35 alphanumerische Stellen. Bitte definieren Sie für jedes Mandat, sprich für jeden unterschiedlichen Kunden, eine Mandatsreferenz- Nummer und hinterlegen diese in Ihrer Buchhaltung. Verwenden Sie z.b. Kundennummern, Mitgliedsnummern, Steuernummern, etc (jedoch bitte keine Leerzeichen). In der Gestaltung sind Sie grundsätzlich frei. Ziehen Sie Lastschriften im Einzugs-Ermächtigungs-Verfahren ein? Ja: Weiter mit der Frage: Haben Sie für diese Lastschriften bereits Mandate eingeholt? Nein: Weiter mit der Frage: Nutzen Sie das Abbuchungsauftrags- Verfahren für Privatkunden und/oder Firmenkunden? Haben Sie für diese Lastschriften bereits Mandate eingeholt? Ja: Weiter mit der Frage: Nutzen Sie das Abbuchungsauftrags- Verfahren für Privatkunden und/oder Firmenkunden? Nein: Sie als Zahlungsempfänger können die Ihnen vorliegende Einzugs- Ermächtigungen für Lastschrift-Einzüge im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nutzen. Hierfür wurden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der VR Bank Rhein-Neckar

5 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine Seite 5 von 7 eg für alle Kunden mit einem Girokonto zum 9. Juli 2012 angepasst. Dadurch wird die Umstellung auf das neue SEPA-Basis-Lastschriftverfahren wesentlich einfacher. Sie als Zahlungsempfänger müssen von ihren Kunden keine neuen SEPA- Lastschriftmandate mehr einholen. Ihre Kunden müssen kein neues Lastschrift- Mandat unterschreiben. Voraussetzung: Sie müssen Ihre Kunden einmalig informieren, dass Sie die gültigen vorliegenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Mandat nutzen werden. Falls Sie keine gültige, von Ihrem Kunden original unterzeichnete Einzugsermächtigung vorliegen haben, ist ein neues Mandat für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einzuholen. Sofern die Einzugsermächtigung in Ihren Kundenverträgen integriert ist, müssen Sie diesen Passus mit den neuen Mandatstexten ersetzen. Wir stellen Ihnen gerne entsprechende Musteranschreiben zur Verfügung. Besuchen Sie unsere Internetseite Dort finden Sie ein FAQ und Musteranschreiben. WICHTIG: Prüfen Sie unbedingt, ob alle notwendigen Einzugsermächtigungen vorhanden sind. Es besteht das Risiko, dass SEPA-Lastschriften für die kein oder kein gültiges Mandat vorlag, bis zu 13 Monate nach Abbuchung zurückgegeben werden können! Nutzen Sie das Abbuchungsauftrags-Verfahren für Privatkunden und/oder Firmenkunden? Ja: Das Abbuchungsauftrags-Verfahren existiert nicht länger und Sie müssen Handeln. Sezten Sie das Verfahren bei... Privatkunden ein? Die SEPA-Firmenkunden-Lastschrift ersetzt quasi das bisherige Abbuchungsauftrags-Verfahren - darf allerdings ausschließlich zur Begleichung von Rechnungen zwischen Firmen genutzt werden! Ist Ihr Geschäftskunde Privatkunde (Verbraucher), so stellen Sie bitte das Zahlungsverfahren auf die SEPA-Basis-Lastschrift um. Hierfür müssen Sie bei Ihrem Geschäftspartner ein neues SEPA-Mandat einholen. Ein entsprechendes Musteranschreiben erhalten Sie auf unserer Internetseite Beachten Sie bitte auch die Hinweise zu den Einreichfristen unter dem letzten Punkt von Teil B! WICHTIG: Der Vorteil des Abbuchungsauftrages, diese Zahlung konnte nicht zurückgegeben werden, verfällt. Eine Fortführung des Abbuchungs- Verfahrens ist nicht möglich. Firmenkunden ein? Bitte holen Sie sich für das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren neue Mandate bei Ihren Firmenkunden ein. Sofern der Abbuchungsauftrag in Ihren

6 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine Seite 6 von 7 Kundenverträgen integriert ist, müssen Sie diesen Passus mit den neuen Mandatstexten ersetzen. Nein: Fahren Sie mit der nächsten Frage fort. Ist in Ihrer Buchhaltung die Verwaltung der Lastschrift-Mandate inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung (mind. 13 Monate nach letztem Lastschrifteinzug) sichergestellt? Ja: OK, weiter mit der Frage: Führen Sie weitere Geschäftskonten im Inland bzw. im europäischen Ausland? Nein: Erkundigen Sie sich, wann mit Ihrer Elektronik-Banking-Software, Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware oder über Ihren Dienstleister SEPA-Lastschriften mit den Besonderheiten der Mandatsverwaltung generiert werden können. Stellen Sie die entsprechende Archivierung sicher. Führen Sie weitere Geschäftskonten im Inland bzw. im europäischen Ausland? Ja: Prüfen Sie, ob Sie diese Geschäftskonten noch benötigen. Mit SEPA können Sie Ihren EURO Zahlungsverkehr in insgesamt 32 Ländern (welche Länder, ist im Glossar Teil C erwähnt) über Ihr Geschäftskonto bei uns abwickeln. Hier können Sie alle Konto-Bewegungen an zentraler Stelle einsehen. Sie können Ihre nationalen und internationalen Geschäftskonten auch in unser automatisiertes Cash-Management einbinden. Sie verbessern Ihre Liquidität durch die tägliche Übertragung Ihrer Umsätze von verschiedenen Geschäftskonten auf ein Geschäftskonto in der genossenschaftlichen FinanzGruppe. Sie können Soll- und Haben-Umsätze zu einem Gesamtsaldo zusammengefasst oder getrennt übertragen. Verbessern Sie Ihr Cash-Management durch gezielte Liquiditäts- Steuerung. Erleichtern Sie Ihre Konten-Disposition. Durch SEPA wird der Zahlungsverkehr in Europa einfach und einheitlich. Profitieren Sie von den vielen Vorteilen. Nein: Weiter mit der nächsten Frage Führen Sie noch Euro-Zahlungsaufträge per klassischem Auslands-Zahlungsverkehr außerhalb des SEPA-Formates in Länder des europäischen Wirtschaftsraumes aus? Ja: Mit SEPA wird der Zahlungsverkehr in Europa einheitlich und einfach. D.h. Sie sollten prüfen, ob Sie diese Zahlungen durch SEPA-Zahlungen ersetzen können. Das spart Ihnen Zeit und Kosten. Daraus können für Sie zahlreiche Chancen und Vorteile entstehen welche Sie optimal ausschöpfen sollten. Nein: Herzlichen Glückwunsch. Sie sind am Ende des Leitfadens angelangt.

7 SEPA-Leitfaden für Firmen und Vereine Seite 7 von 7 Neu: die Einreichfristen für SEPA-Basis- und SEPA-Firmen-Lastschriften Wenn Sie bislang Lastschriften eingezogen haben, ist die Gutschrift auf Ihrem Konto am gleichen Tag auf Ihrem Konto verbucht worden. Das ändert sich. Um Lastschriften an einem bestimmten Tag auf Ihrem Konto verbucht zu haben, müssen Sie sich an bestimmte Einreichfristen halten: SEPA-Basis-Lastschrift: Erst- und Einmal-Lastschriften o Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit o Späteste Einreichung: 6 TARGET-Tage vor Fälligkeit Folge und letztmalige Lastschrift o Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit o Späteste Einreichung: 3 TARGET-Tage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift: Erst- und Einmal-Lastschriften sowie Folge und letztmalige Lastschrift o Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit o Späteste Einreichung: 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit