Die neue SEPA-Firmenlastschrift

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1 Die Verordnung des Europäischen Parlaments (EU) Nr. 260/2012 vom 14. März 2012 bewirkt die Abschaltung der nationalen Zahlungsverkehrsverfahren zum 1. Februar 2014 und die Einführung eines Einheitlichen Euro- Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area). In Deutschland, dem lastschriftstärksten Land in Europa, sind die Aufwände bei der SEPA- Migration von Lastschriften relativ groß, weil sich viele gesetzliche Regelungen und verfahrenstechnische Abläufe ändern, die zu beachten sind. Die neue SEPA-Firmenlastschrift löst die bisherige Lastschrift im Abbuchungsauftragsverfahren ab. Wichtige Hinweise: Anders als bei früheren Abbuchungsaufträgen, sind Verbraucher nicht als Zahlungspflichtige zugelassen! Der Zahlungspflichtige muss seinem Kreditinstitut v o r der ersten Abbuchung das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat bestätigen, sonst wird die Lastschrift nicht eingelöst! Eine Umstellung auf die SEPA-Firmenlastschrift ist bereits jetzt möglich und spätestens ab dem 1. Februar 2014 zwingend erforderlich! Die wichtigsten Änderungen im Überblick: Verwendung von IBAN und BIC anstelle von Kontonummer und Bankleitzahl Einführung einer Gläubiger-Identifikationsnummer für den Zahlungsempfänger Neues SEPA-Mandat als rechtliche Grundlage zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigem Vergabe einer Mandatsreferenz durch den Zahlungsempfänger Verpflichtung des Zahlungsempfängers zur Vorabinformation bei Einzügen Einführung einer Vorlagefrist von einem Tag Ein exaktes Fälligkeitsdatum wird vom Zahlungspflichtigen vorgegeben und bestimmt den genauen Tag der Belastung und der Gutschrift (Buchungstag ist einheitlich und identisch mit der Wertstellung/Valuta) SEPA-Lastschriften können nur noch beleglos eingereicht werden SEPA-Firmenlastschriften ohne gültiges SEPA-Mandat können nicht ausgeführt werden SEPA-Inkassovereinbarung mit dem Kreditinstitut des Zahlungsempfängers IBAN und BIC Bei SEPA-Zahlungen also auch bei SEPA-Lastschrifteinzügen werden anstelle von Kontonummer und Bankleitzahl nur noch IBAN und BIC für die Kennzeichnung der Kontound Bankverbindung verwendet. IBAN = International Bank Account Number (Internationale Bankkontonummer) BIC = Bank Indentifier Code ( Internationale Bankleitzahl) Sparkasse Meschede, EB/MV, Firmen-Lastschrift, Stand: Seite 1

2 Einführung einer Gläubiger-Identifikationsnummer für den Zahlungsempfänger Die neue Gläubiger-Indentifikationsnummer dient wie der Name schon sagt der eindeutigen Kennzeichnung des Zahlungsempfängers und ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Jeder Einreicher von SEPA-Lastschriften muss die Gläubiger-ID bei der Bundesbank unter beantragen. Die Gläubiger-ID ist zwingender Bestandteil der Auftragsdaten bei einem Lastschrifteinzug. Das SEPA-Mandat als rechtliche Grundlage zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigem Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat ist eine Ermächtigung für den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen, und eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, Lastschriften einzulösen. Zudem enthält es die Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen, eine SEPA-Firmenlastschrift nach der Belastung wegen Widerspruch zurückgeben zu können. Die bisherige Abbuchungsauftragsvereinbarung wird abgelöst durch das SEPA-Firmen- Lastschriftmandat. Das neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext sowie Angaben zum Zahlungsempfänger Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/einmalige Zahlungen zum Zahlungspflichtigen Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Die formalen Anforderungen, auch hinsichtlich des zu verwendenden Autorisierungstextes, sind einzuhalten. Mandate müssen dem Zahlungspflichtigen in der Sprache des Landes, in dem er wohnt, vorgelegt werden. Bereits früher erteilte Abbuchungsaufträge müssen zwingend erneuert werden und können nicht als SEPA-Firmen-Lastschriftmandat weiter genutzt werden! Anders als bei früheren Abbuchungsaufträgen, sind Verbraucher jedoch nicht als Zahlungspflichtige zugelassen! Der Zahlungspflichtige muss das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat seinem Kreditinstitut gegenüber (zum Beispiel durch Vorlage einer Mandatskopie) v o r der ersten Abbuchung schriftlich bestätigen, sonst wird die Lastschrift nicht eingelöst! Ein Lastschriftmandat verfällt bei Nichtnutzung 36 Monate nach dem letzten Einzug und ist vom Zahlungsempfänger nach dem letzten Einzug noch mindestens 14 Monate in der gesetzlich vorgeschriebenen Form im Original aufzubewahren. Sparkasse Meschede, EB/MV, Firmen-Lastschrift, Stand: Seite 2

3 Vergabe einer Mandatsreferenz durch den Zahlungsempfänger Die Mandatsreferenz ist der eindeutige Bezug zum bestehenden SEPA-Firmen- Lastschriftmandat und muss bei jedem Einzug in den Abbuchungsdaten mitgeteilt werden. Die Vergabe erfolgt durch den Zahlungsempfänger. Hierbei kann zum Beispiel eine Kundenoder Mitgliedsnummer verwendet werden. Die Länge beträgt bis zu 35 Stellen. Verpflichtung des Zahlungsempfängers zur Vorabinformation bei Einzügen Vor dem ersten Lastschrifteinzug mittels SEPA-Firmenlastschrift muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über den geplanten Einzug schriftlich mittels einer Vorabinformation (engl.: Pre-Notification) informieren. Als Vorabanzeige ist jede Mitteilung (z. B. Rechnung, Police, Vertrag, Avis,...) des Lastschrifteinreichers an den Zahlungspflichtigen geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt und folgende Informationen enthält: Ankündigung des Zahlungseinzugs Fälligkeitsdatum Betrag, der fällig ist Bankverbindung des Zahlungspflichtigen Die Vorabinformation kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen, wenn die Fälligkeitsdaten und Beträge bereits feststehen. In diesem Fall müssen folgende Informationen in der Vorabanzeige enthalten sein: Ankündigung des Zahlungseinzugs Fälligkeitstermine Beträge, die fällig sind Bankverbindung des Zahlungspflichtigen Sofern sich der Betrag und der Fälligkeitstermin/die Fälligkeitstermine nicht ändern (Beispiel: Immer 15,-- Euro am 1. Tag jeden Monats oder am 1. Tag eines Quartalsbeginns), kann die vorangegangene Vorabinformation um einen entsprechenden Hinweis (am... und zukünftig immer ) ergänzt werden und muss dann nicht bei jedem Einzug wiederholt werden. Ändern sich jedoch Beträge, Fälligkeitstermine oder Konten, ist eine erneute Vorabanzeige durch den Zahlungsempfänger erforderlich. Die Vorankündigung muss spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum durch den Zahlungsempfänger versandt werden. Abweichende Vereinbarungen zwischen Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger über eine kürzere Frist sind grundsätzlich möglich. Die Vorabinformation dient der Liquiditätsplanung des Zahlungspflichtigen und soll ihm die Möglichkeit geben, zum Zahlungstermin für ausreichende Deckung auf seinem Konto sorgen zu können. Sparkasse Meschede, EB/MV, Firmen-Lastschrift, Stand: Seite 3

4 Informiert der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen nicht rechtzeitig und kommt es dadurch zu einer Lastschriftrückgabe, ist der Zahlungsempfänger gegenüber dem Zahlungspflichtigen ggf. schadensersatzpflichtig. Ein möglicher Schaden könnten zum Beispiel Sollzinsen und/oder ein Rückgabeentgelt sein. Einführung einer Vorlagefrist von einem Tag Neu ist auch die Einführung einer Vorlagefrist von einem Tag (für SEPA-Firmen- Lastschriften). Diese Vorlagefrist dient dazu, dass eine taggenaue Buchung erfolgen kann und Belastungs- und Gutschriftsdatum identisch sind. Bei der Erfassung von SEPA-Firmen-Lastschriften wird zwischen Erst- und Folgelastschrift unterschieden die Vorlagefristen sind jedoch identisch. Die Einreichung kann frühestens 14 Tage und spätestens einen Tag vor dem gewählten Buchungsdatum erfolgen. In jedem Fall ist aber die Vorlagefrist zu beachten, damit eine termingerechte Buchung gewährleistet ist. Bei verspäteter Einreichung wird das Fälligkeitsdatum in der Regel automatisch auf den nächstmöglichen Buchungstag geändert. Buchungsdatum wird vom Zahlungspflichtigen vorgegeben Wie im Zusammenhang mit der Vorlagefrist bereits beschrieben, wird vom Zahlungsempfänger bei der Einreichung ein einheitlicher Buchungstag vorgegeben, der den genauen Tag der Belastung und der Gutschrift bestimmt. Der Buchungstag ist auf beiden Seiten einheitlich und identisch mit der Wertstellung/Valuta. SEPA-Lastschriften können nur noch beleglos eingereicht werden SEPA-Lastschriften können nicht mehr beleghaft (in Papierform) eingereicht werden, sondern nur noch beleglos auf einem Datenträger (Diskette / CD) oder besser: online. Wichtiger Hinweis: Der Datenträgeraustausch wird zum von uns eingestellt! Über die Software-Schnittstellen FinTS (PIN/TAN oder HBCI-Chipkarte) und EBICS können Sie Ihre SEPA-Lastschriftdateien einfach und komfortabel im XML-Format online über Ihr Electronic-Banking-Programm (z.b. SFirm) einreichen. Im Internet-Banking (über unsere Homepage) werden SEPA-Lastschriften ebenfalls unterstützt. Über das Internet-Banking können Sie Ihre SEPA-Lastschriftdateien, die Sie aus einem vorhandenen Programm heraus erzeugt haben (z.b. in der Buchhaltung oder mit SPG- Verein), direkt importieren und freigeben. Bei Fragen dazu sprechen Sie bitte Ihren Berater an. Sparkasse Meschede, EB/MV, Firmen-Lastschrift, Stand: Seite 4

5 SEPA-Firmenlastschriften ohne gültiges SEPA-Mandat können nicht ausgeführt werden Ohne gültiges SEPA-Firmen-Lastschriftmandat können SEPA-Firmenlastschriften nicht eingelöst werden! Der Zahlungspflichtige muss seinem Kreditinstitut gegenüber das SEPA-Firmen- Lastschriftmandat schriftlich bestätigen (zum Beispiel durch Vorlage einer Mandatskopie), damit eine Einlösung erfolgen kann. Andernfalls muss das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen davon ausgehen, dass ein solches Mandat nicht besteht und wird die Lastschrift abweisen. SEPA-Inkassovereinbarung mit dem Kreditinstitut des Zahlungsempfängers Bevor Sie als Zahlungsempfänger SEPA-Lastschriften bei uns einreichen, ist zunächst der Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung erforderlich. Da wir hierfür jedoch Ihre Gläubiger-Indentifikationsnummer benötigen, beantragen Sie bitte vorab Ihre Gläubiger-ID bei der Bundesbank unter Wenden Sie sich anschließend bitte direkt an Ihre Beraterin/Ihren Berater, damit wir die neue Inkassovereinbarung für Sie vorbereiten können. Ohne Ihre Gläubiger-ID und ohne die erforderliche Inkassovereinbarung, können wir Ihre SEPA-Firmen-Lastschriften leider nicht für Sie einziehen. Sparkasse Meschede, EB/MV, Firmen-Lastschrift, Stand: Seite 5