S Sparkasse Bad Neustadt a.d. Saale
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- Gert Glöckner
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1 Leitfaden zur Umstellung auf SEPA-Lastschrift und erster Einzug im neuen XML-Format Inhaltsverzeichnis: 1. Allgemeine Informationen zu SEPA Seite 1 2. Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA Seite 2 3. Umstellung auf SEPA (DTA-Einzug Seite 6) Seite Erster Einzug im SEPA-Verfahren durchführen Seite Allgemeine Informationen zu SEPA Was heißt eigentlich SEPA? SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, d.h. einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. An der SEPA nehmen alle Staaten des europäischen Wirtschaftraumes (EWR) sowie die Schweiz und Monaco teil. Allgemeines Mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren wird das deutsche Lastschriftverfahren zum abgelöst werden. SEPA ermöglicht es, fällige Forderungen aus vielen europäischen Staaten einschließlich Deutschland einzuziehen, also grenzüberschreitend. Als Einreicher bestimmen Sie auf den Tag genau den Fälligkeitstermin. SEPA erlaubt es u.a. dem Zahlungspflichtigen innerhalb von 8 Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Betrages zu verlangen (Rücklastschrift). Damit wird ein größtmöglicher Verbraucherschutz sichergestellt. Durch die Benachrichtigung der Mitglieder können die bisherigen Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate gewandelt werden (siehe Punkt 4). Wir empfehlen, sich schon heute über die neue SEPA-Lastschrift und die erforderlichen Voraussetzungen zu informieren. Bei Fragen hierzu stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Seite 1 von 10 Stand: April 2013
2 2. Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA Erst wenn Sie unten stehende Voraussetzungen erfüllt haben, ist ein technischer Umstieg (siehe 3./4.) in SPG-Verein sinnvoll / empfehlenswert! Schritt 1: Gläubiger-Identifikationsnummer für den Verein beantragen Es ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank elektronisch zu beantragen. Das Antragsformular hierzu kann unter dem Link aufgerufen werden. Weitere Informationen zur Gläubiger-ID und SEPA können auf der Homepage der Bundesbank unter Zahlungsverkehr nachgelesen werden. Schritt 2: SEPA-Inkassovereinbarung bei der Sparkasse beantragen Nachdem Sie die Gläubiger-ID von der Bundesbank erhalten haben, ist eine vertragliche Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit der Sparkasse erforderlich. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort. Ihre Gläubiger-ID der Bundesbank wird für die Vereinbarung benötigt und muss vorgelegt werden. Schritt 3: Freischaltung für Online-Banking bei der Sparkasse beantragen SEPA-Lastschriften können ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden. Die Abgabe per Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom oder USB-Stick etc.) ist technisch nicht mehr möglich! Bitte wenden Sie sich für die Freischaltung an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort. Der Einzug einer SEPA-Lastschriftdatei im Internet-Banking mit PIN/TAN wird bis Mitte 2013 realisiert. Sie können SEPA-Lastschriftdateien jedoch bereits mit einer Online- Banking Software wie z.b. StarMoney 9.0 (Erscheinungstermin März 2013) oder SFirm (ab Version 2.5) übertragen. Sollten Sie den Einzug vorher vornehmen wollen, so ist dieser im alten Lastschriftverfahren abzuwickeln. Erst dann sollten Sie die Umstellung auf SEPA beginnen. Seite 2 von 10 Stand: April 2013
3 3. Umstellung auf SEPA Bevor Sie die Umstellung und damit die verbundenen Änderungen in SPG-Verein durchführen empfehlen wir Ihnen dringend eine Datensicherung ( Extra => Datensicherung => Stammdaten sichern ) durchzuführen. Schritt 1: Gläubiger-ID hinterlegen Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) hinterlegen Sie. "Stammdaten Stammdaten pflegen" Vereinsdaten pflegen "Karteikarte Bankverbindung" Schritt 2: IBAN, BIC und Mandatsreferenz inkl. Datum erstellen (Massenänderung) Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in der Reihenfolge BIC/IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz erfolgen. Bei allen Änderungen bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. Bei allen Mitgliedern, die über eine Kontonummer und Bankleitzahl verfügen, werden automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt. Die Mandatsreferenz kann auf unterschiedliche Weise anhand der Mitgliedsnummer aufgebaut werden. Bei der Kennung SEPA-Ausführung wird Erst-Lastschrift bei allen Mitgliedern mit der Zahlungsart Lastschrift eingesetzt. Es ist empfehlenswert, die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Mitglieder Änderungsdienst "Massenänderung Seite 3 von 10 Stand: April 2013
4 Seite 4 von 10 Stand: April 2013
5 Schritt 3: Mitglieder informieren (Umdeutung von Einzugsermächtigungen) Nach der Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen im Juli 2012 ist es für Lastschrifteinreicher nicht mehr erforderlich, für bereits bestehende Einzugsermächtigungen neue SEPA-Mandate einzuholen. Es besteht jedoch die Pflicht, die Zahlungspflichtigen über die Umdeutung schriftlich zu informieren. Dabei muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Dies kann durch den Verein schriftlich, entweder auf dem Postweg oder per erfolgen. Eine weitere Möglichkeit stellt auch die Mitteilung im Verwendungszweck im letzten nationalen Einzug dar. Variante 1: Schriftliche Mitteilung per Brief Hierfür steht ein Musterbrief mit dem Namen sepa-mitteilung-umstellung.brf zur Verfügung, den Sie unter Mitglieder => Computerbriefe finden. Seite 5 von 10 Stand: April 2013
6 Beitragseinzug im DTA-Format Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebung Variante Originallauf Eingabe Gesamtbestand Optionen beide Häkchen entfernen Zahlungstermin (es darf nur ein Häkchen gesetzt sein alle anderen entfernen bei jährlich oder Zusatzbetrag Beitragserhebungsliste ausdrucken über Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebungsliste Numerisch oder alphabetisch Variante 2: Mitteilung im Verwendungszweck des Einzugs in der Version Es empfiehlt sich, die Umdeutung im Rahmen des letzten, im nationalen Verfahren durchgeführten Beitragseinzugs durchzuführen. Für die Umdeutung stehen 2 Platzhalter zur Verfügung. Dabei darf muss der Platzhalter alleine in einer Verwendungszweckzeile platziert werden. Platzhalter Aufbereitung und Ausgabe <Mandatsref> Mandatsref <Gläubiger-ID> Gl-ID DE98ZZZ Die Option Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen muss auf nein gesetzt werden, da ansonsten nur das Hauptmitglied die Information erhält und die weiteren Mitglieder nicht. Sie haben 8 Verwendungszweckzeilen mit jeweils 27 Zeichen, um die Umdeutung im Rahmen eines Beitragseinzuges durchzuführen. Folgende Informationen müssen im Verwendungszweck enthalten sein: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum des nächsten Einzugs. Beiträge Beitragsverfahren "DTA/SEPA-Datei erstellen "DTA-Datei (Datenträgeraustausch) Seite 6 von 10 Stand: April 2013
7 Schritt 4: Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift ändern (Massenänderung) Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn ab sofort das SEPA-Verfahren genutzt werden soll. Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz inkl. Datum und SEPA-Ausführung verschlüsselt sind, wird die Umstellung durchgeführt. Es ist empfehlenswert, die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Beachte Eine Rückänderung der Zahlungsart in l =Lastschrifteinzug ist nicht möglich. Mitglieder Änderungsdienst "Massenänderung Seite 7 von 10 Stand: April 2013
8 4. Ersten Einzug im SEPA-Verfahren durchführen Schritt 1: Erste Beitragserhebung durchführen "Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebung Bei Zahlungsweise Jährlich oder Zusatzbetrag auswählen. Schritt 2: Beitragserhebungsliste Für die Archivierung sollte die Beitragserhebungsliste ausgedruckt werden. "Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebungsliste Ausgabe Zahlungsart - In der Regel ist dies alle - Listenmuster Seite 8 von 10 Stand: April 2013
9 Schritt 3: SEPA-Lastschriftdatei erstellen "Beiträge Beitragsverfahren DTA/SEPA-Datei erstellen Seite 9 von 10 Stand: April 2013
10 Allgemeine Informationen: Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen Erst-Lastschriften und Folge-Lastschriften durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder müssen mit der Funktion Erst-Lastschrift, bestehende und in der Vergangenheit bereits per SEPA-Lastschrift eingezogene Mitglieder mit der Auswahl Folge-Lastschriften eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML- Format erstellt. Beide müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden Ablauf: zunächst das Vereinskonto für die Verrechnung des Gegenwertes aus. Erfassen Sie anschließend noch den von Ihnen gewünschten Verwendungszweck (z.b. Beitrag 201X ). nun Ihr Ziellaufwerk ( USB-Stick, Festplatte etc. ) mit der Schaltfläche durchsuchenr aus. Beachten Sie bitte beim Fälligkeitsdatum eine Vorlaufzeit von 6 Arbeitstagen bei Erst-Lastschriften bzw. 3 Arbeitstagen bei Folge-Lastschriften. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums: Sie möchten am Donnerstag, dem , Folge-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie 3 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. Betätigen Sie nun die Schaltfläche OK. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird auf dem Ziellaufwerk gespeichert. Sie werden nun aufgefordert einen Begleitzettel, falls ausgewählt/gewünscht, auszudrucken. Wiederholen Sie den Vorgang ggf. um eine Erst- bzw. Folge-Lastschriftdatei zu erstellen. Beachten Sie bitte, dass für die Erst- und Folge-Lastschrift jeweils eine eigene Datei mit unterschiedlichem Datei-Namen (z.b. TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird. Erläuterungen Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte Zeichen werden durch eine Leerstelle ersetzt. Die beim Mitglied eingegebenen speziellen Verwendungszwecke SEPA-DTA(1) und SEPA- DTA(2) werden vorrangig gegenüber den hier eingegebenen Verwendungszwecken verwendet. Ferner kann ein Fälligkeits- und Erstellungsdatum vorgegeben werden. Das Erstellungsdatum steht standardmäßig auf dem Programmdatum. Das Fälligkeitsdatum muss bei Erst-Lastschriften mindestens 6 Tage bzw. bei Folge-Lastschriften mindestens 3 Tage nach dem Erstellungsdatum liegen. Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter SEPA-Datei speichern unter bestimmt werden. Die Eingaben werden im Verzeichnis Parameter gespeichert und beim nächsten Aufruf als Standard-Werte vorgegeben. Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis DTA-Historie abgelegt. Die Extension xml des Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung muss lediglich die lfd. Nummer wieder in xml geändert werden. Seite 10 von 10 Stand: April 2013
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