Umstellung des Beitragseinzugs mit SPG-Verein auf SEPA

Transkript

1 Umstellung des Beitragseinzugs mit SPG-Verein auf SEPA Um den Betragseinzug für Ihren Verein auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren umzustellen, bedarf es einiger Vorbereitung. Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, haben wir für Sie diesen Leitfaden erstellt. Das Dokument SEPA in Vereinen mit zusätzlichen Informationen für Ihren Verein haben wir für Sie im Ordner Dokumente SPG-Verein beigefügt. Viele weitere Informationen zu SEPA finden Sie auch auf unserer Homepage unter Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Bevor Sie starten, ist es erforderlich, dass Sie für Ihren Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen. Das Antragsformular kann über den Link aufgerufen werden. Datensicherung durchführen Sichern Sie zunächst wie gewohnt Ihren Datenbestand über den Menüpunkt Extra, Datensicherung ( alle Daten sichern (zip-datei) ). Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegen Wählen Sie über das Menü Stammdaten, Stammdaten pflegen, Vereinsdaten pflegen und klicken Sie links im Menü Bankverbindung an. Tragen Sie im Feld Gläubiger-ID, die von der Bundesbank für Ihren Verein zugeteilte Gläubiger- Identifikationsnummer ein und klicken Sie dann auf Speichern. Naspa e-banking 2013 Seite 1 von 21

2 Massendatenänderung BIC aufbauen In diesem Schritt werden alle bei den Mitgliedern hinterlegten Bankleitzahlen, in die für den SEPA- Zahlungsverkehr erforderliche BIC (Bank Identifier Code) umgewandelt und gespeichert. Starten Sie über das Menü Mitglieder, Änderungsdienst, Massenänderung. 1. Entfernen Sie den Haken (Eine Änderungsprotokollierung ist nicht erforderlich) 2. Klicken Sie auf Feldauswahl Wählen Sie links (nach unten scrollen) die Zeile ** BIC aufbauen ** aus und bestätigen Sie die Frage mit Ja. Naspa e-banking 2013 Seite 2 von 21

3 Bestätigen Sie nun die Änderung mit Ok. Bestätigen Sie die Durchführung des Änderungslaufs mit Ja. Nach dem Änderungslauf erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie mit OK abschließen. Naspa e-banking 2013 Seite 3 von 21

4 Massendatenänderung IBAN aufbauen In diesem Schritt werden alle bei den Mitgliedern hinterlegten Kontonummern, in die für den SEPA- Zahlungsverkehr erforderliche IBAN (International Bank Account Number) umgewandelt und gespeichert. Starten Sie über das Menü Mitglieder, Änderungsdienst, Massenänderung. 1. Entfernen Sie den Haken (Eine Änderungsprotokollierung ist nicht erforderlich) 2. Klicken Sie auf Feldauswahl Wählen Sie links (nach unten scrollen) die Zeile ** IBAN aufbauen ** aus und bestätigen Sie die Frage mit Ja. Naspa e-banking 2013 Seite 4 von 21

5 Bestätigen Sie nun die Änderung mit Ok. Bestätigen Sie die Durchführung des Änderungslaufs mit Ja. Nach dem Änderungslauf erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie mit OK abschließen. Naspa e-banking 2013 Seite 5 von 21

6 Massendatenänderung SEPA-Mandatsreferenz aufbauen In diesem Schritt wird bei allen Mitgliedern die für den SEPA-Lastschrifteinzug notwendige Mandatsreferenz aufgebaut. Die Mandatsreferenz wird aus der Mitgliedsnummer gebildet und gespeichert. Starten Sie über das Menü Mitglieder, Änderungsdienst, Massenänderung. 1. Entfernen Sie den Haken (Eine Änderungsprotokollierung ist nicht erforderlich) 2. Klicken Sie auf Feldauswahl Wählen Sie links (nach unten scrollen) die Zeile ** SEPA-Mandatsref. aufbauen ** aus. Naspa e-banking 2013 Seite 6 von 21

7 Die Mandatsreferenz kann mit Vornullen und einer vorangestellten Kennung erstellt werden (optional). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ja. Bestätigen Sie nun die Änderung mit Ok. Bestätigen Sie die Durchführung des Änderungslaufs mit Ja. Naspa e-banking 2013 Seite 7 von 21

8 Nach dem Änderungslauf erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie mit OK abschließen. Massendatenänderung SEPA-Datum-Mandatsreferenz aufbauen In diesem Schritt wird bei allen Mitgliedern das Mandatsreferenzdatum aufgebaut. Das Mandatsreferenzdatum, ist das Datum an dem die Mitglieder schriftlich über die Gläubiger-ID des Vereins und über Ihre Mandatsreferenz informiert werden. Die Information muss mindestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug erfolgen Starten Sie über das Menü Mitglieder, Änderungsdienst, Massenänderung. 1. Entfernen Sie den Haken (Eine Änderungsprotokollierung ist nicht erforderlich) 2. Klicken Sie auf Feldauswahl Naspa e-banking 2013 Seite 8 von 21

9 Wählen Sie links (nach unten scrollen) die Zeile ** SEPA-Datum-Mandatsref. aufbauen ** aus. Tragen Sie das Datum ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ja. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok. Naspa e-banking 2013 Seite 9 von 21

10 Bestätigen Sie die Durchführung des Änderungslaufs mit Ja. Nach dem Änderungslauf erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie mit OK abschließen. Damit sind die ersten SEPA-Umstellungsmaßnahmen erfolgreich durchgeführt worden. Im Datensatz der Mitglieder sind unter Abteilungen/Beiträge (2) die Änderungen ersichtlich. Hinweis: Die Änderungen haben noch keine Auswirkungen auf einen eventuell noch ausstehenden Betragseinzug nach dem alten Verfahren. Die schriftliche Information Ihrer Mitglieder und die Umstellung der Zahlart von Lastschrift auf SEPA-Lastschrift kann auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden. Naspa e-banking 2013 Seite 10 von 21

11 Schriftliche Information Ihrer Mitglieder über das neue Einzugsverfahren Alle Mitglieder müssen über den zukünftigen Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift schriftlich informiert werden. Die Information muss die Gläubiger-ID des Vereins, die Mandatsreferenz des Mitglieds und das Datum des Wechsels auf das SEPA-Lastschriftverfahren beinhalten. Für die Mitteilung an Ihre Mitglieder können Sie einen selbst erstellten Brief oder einen angepassten Musterbrief aus SPG-Verein nutzen (z.b. sepa-mitteilung-umstellung.brf ). Eine Anpassung kann durch Aufruf des Briefes und Änderung über das Menü Mitglieder, Computerbriefe, Layout erstellen/ändern erfolgen. Hilfe zur Ausgabe und Erstellung von Briefen erhalten Sie im Dokument SPG-Verein-Handbuch.pdf und im Dokument List&Label-Handbuch.pdf im Ordner Dokumente SPG-Verein auf Ihrer Programm-CD. Um einen gespeicherten Brief auszugeben, wählen Sie Mitglieder, Computerbriefe, Briefe ausgeben. Wählen Sie den gewünschten Brief aus und bestätigen Sie mit OK. Naspa e-banking 2013 Seite 11 von 21

12 Bildschirmanzeige des gewählten Briefes Naspa e-banking 2013 Seite 12 von 21

13 Umstellung des Einzugs von Lastschrifteinzug auf SEPA-Lastschrift Der letzte Schritt bei der Umstellung auf das neue SEPA-Lastschrift-Verfahren, ist die Umstellung der Zahlart von Lastschrifteinzug auf SEPA-Lastschrift. Wichtiger Hinweis: SEPA-Lastschriftdateien im neuen SEPA-Format können ausschließlich über ein Online- Übertragungsverfahren bei der Naspa eingereicht werden. Hierfür ist es erforderlich eine entsprechende Online-Banking-Vereinbarung abzuschließen (falls noch nicht vorhanden). Wenden Sie sich dazu an Ihre(n) Berater(in) in Ihrem Finanzcenter. Mit der Umstellung auf SEPA-Lastschrift ist die Einreichung von Datenträgern bei der Naspa nicht mehr möglich. Der Beitragseinzug im SEPA-Lastschriftformat kann über das Internet-Banking (Beschreibung ab Seite 17) oder eine Zahlungsverkehrssoftware wie z.b. SFirm erfolgen. Massendatenänderung Zahlart l in s ändern Vorausetzung für die Umstellung: 1. Die Mitglieder wurden über den Wechsel auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren informiert 2. Eine SEPA-Basis-Lastschriftvereinbarung mit der Naspa wurde abgeschlossen 3. Für die/den Einzugsberechtigte(n) des Vereins wurde eine Online-Banking-Vereinbarung abgeschlossen Starten Sie über das Menü Mitglieder, Änderungsdienst, Massenänderung. 1. Entfernen Sie den Haken (Eine Änderungsprotokollierung ist nicht erforderlich) 2. Klicken Sie auf Feldauswahl Naspa e-banking 2013 Seite 13 von 21

14 Wählen Sie links (nach unten scrollen) die Zeile ** Zahl.Art l in s aendern ** aus. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok. Bestätigen Sie die Durchführung des Änderungslaufs mit Ja. Naspa e-banking 2013 Seite 14 von 21

15 Nach dem Änderungslauf erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie mit OK abschließen. Damit ist die letzte SEPA-Umstellungsmaßnahme erfolgreich durchgeführt worden. Im Datensatz der Mitglieder sind unter Abteilungen/Beiträge (2) die Änderungen ersichtlich. Erstmaliger Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschrift-Verfahren Die Ihnen bekannte Beitragserhebung mit Testlauf und Originallauf ändert sich auch nach der Umstellung auf SEPA-Lastschriften nicht. Nach der ersten SEPA-Beitragserhebung ist eine Trennung von Erst- und Folgelastschriften erforderlich (neue Mitglieder = Erstlastschrift; Mitglieder bei denen der Beitrag bereits einmal per SEPA eingezogen wurde = Folgelastschrift). Um die SEPA-Lastschriftdatei zu erstellen wählen Sie im Menü Beiträge, Beitragsverfahren, DTA/SEPA-Datei erstellen. Naspa e-banking 2013 Seite 15 von 21

16 Wählen Sie SEPA-Lastschriftdatei und klicken Sie auf Ok. Bitte beachten Sie die neuen Einreichungsfristen (siehe Preis- und Leistungsverzeichnis der Naspa) bei SEPA-Lastschriften und übertragen Sie Ihren Beitragseinzug rechtzeitig vor Fälligkeit. Ebenso ist eine getrennte Erstellung von Erst-Lastschriften (nach der Umstellung auf SEPA und in der Folge bei neuen Mitgliedern) und Folge-Lastschriften erforderlich. Wählen Sie hierzu unter Ausführung von die entsprechende Ausführungsart. Denn Speicherort für die Datei zum späteren Versand können Sie frei wählen. Klicken Sie hierfür auf durchsuchen. Die Erstellung der Lastschriftdatei starten Sie durch Klicken auf OK.!Achtung! Die Erstellung ist nur nach einem durchgeführten Originallauf möglich! Damit ist die Erstellung der Beitragseinzugsdatei abgeschlossen. Sie können nun den Einzug der SEPA-Lastschriften z.b. über das Naspa Internet-Banking vornehmen. Eine kurze Beschreibung finden Sie nachfolgend. Naspa e-banking 2013 Seite 16 von 21

17 Starten Sie über und klicken Sie unter Schnellzugriff: zum Internet-Banking (kleiner orange-farbiger Button) Geben Sie nun Ihren Anmeldenamen oder die Legitimations-ID und Ihre PIN ein und klicken Sie auf Anmelden. Naspa e-banking 2013 Seite 17 von 21

18 In der linken Navigation wählen Sie Banking (1.) und in der Unterauswahl Datei übertragen (2.). Wählen Sie dann die Karteikarte SEPA (3.). Klicken Sie nun auf Durchsuchen... (4.) und wählen Sie das Laufwerk und den Ordner auf dem Sie Ihre Beitragseinzug-Datei gespeichert haben. Nach der Auswahl klicken Sie auf Weiter (5.). Sie bekommen nun die Anzahl der Posten und den Gesamtbetrag Ihrer Lastschrift angezeigt. Zur Kontrolle und Prüfung können Sie über Einzelposten einblenden alle Posten zur Anzeige bringen. Naspa e-banking 2013 Seite 18 von 21

19 Nach Prüfung klicken Sie bitte unten auf Weiter. Naspa e-banking 2013 Seite 19 von 21

20 Generieren Sie mit dem chiptan-lesegerät und Ihrer Naspa ec-karte eine TAN, die Sie in das TAN- Eingabefeld eintragen. Die Ausführung des Auftrags starten Sie mit dem Klick auf Absenden. Naspa e-banking 2013 Seite 20 von 21

21 Im Anschluss erhalten Sie die Bestätigung über die Auftragsannahme. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Naspa e-banking 2013 Seite 21 von 21