SEPA-Umstellungsleitfaden für die VR-NetWorld Software

Transkript

1 SEPA-Umstellungsleitfaden für die VR-NetWorld Software 1. Allgemeine Einstellungen Überprüfen Sie zunächst die aktuelle Programmversion über die Menüpunkte? Über VR-NetWorld. Damit Sie alle SEPA-Funktionen nutzen können, sollten Sie mindestens die Version 4.40 im Einsatz haben. Führen Sie wenn nötig eine Programmaktualisierung durch. Damit zukünftig die SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften als Standardmaske hinterlegt sind, klicken Sie bitte auf ein Konto mit der rechten Maustaste und wählen danach Konto bearbeiten. Setzen Sie bitte bei SEPA bevorzugt und bei SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt einen Haken und bestätigen diesen Vorgang mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle in der Software angelegten Konten. 1 Stand: August 2013

2 2. Änderungen Zahlungsempfänger / -pflichtige Da bei SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften keine Umlaute mehr möglich sind, ist es notwendig die bereits in der Software erfassen Zahlungsempfänger / -pflichtige, sowie bereits bestehenden Vorlagen zu ändern. Gehen Sie dazu bitte über das Menü Stammdaten Zahlungsempfänger / -pflichtige in die Bankverbindungen und Adressen. Hier können Sie sich nun die Namen aussuchen, welche angepasst werden müssen. Klicken Sie hierzu den entsprechenden Kontakt an und gehen Sie auf Eigenschaften. Hier würde es sich für die weitergehenden Schritte, wie z.b. direkter Versand der Mandate über die VR- NetWorld Software anbieten die Adresse der Person zu ergänzen. Wechseln Sie anschließend in diesem Fenster auf Bankdaten. Hier werden Ihnen auch schon die IBAN und der BIC Ihres Kontaktes angezeigt. Die Software rechnet alle Kontonummern sowie die Bankleitzahl automatisch um. Überprüfen Sie bitte die errechneten Daten und bestätigen diese mit einem Klick auf den Button alle Konten bestätigen. Klicken Sie auf OK um alle Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen. Hinweis: Wir können keine Garantie übernehmen, dass die errechneten IBAN und BIC auch zu 100% korrekt sind. Erfragen Sie wenn nötig die Daten bei Ihren Kunden. 2 Stand: August 2013

3 3. SEPA-Überweisungen Sollten Sie wie in Abschnitt 1 beschrieben die Voreinstellungen noch nicht geändert haben, klicken Sie bitte auf den Euro -Button in der Überweisung, um die SEPA-Vorlage zu gelangen. IBAN und BIC werden hier automatisch ergänzt, wenn der Begünstigte bereits gespeichert war. Wenn Sie die Überweisung mit OK gespeichert haben, können Sie diese, wie bei Standard-Überweisungen gewohnt, über den Ausgangskorb versenden. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie bitte das Feld so wie es vorgegeben ist. 3 Stand: August 2013

4 4. Daueraufträge in SEPA-Daueraufträge migrieren Um Daueraufträge zu ändern, die Sie manuell ausführen, gehen Sie bitte in die Dauerüberweisungen. Klicken Sie den entsprechenden Auftrag mit der rechten Maustaste an und wählen dann SEPA Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln an. Nun werden Ihnen die Änderungen angezeigt. Über Vorschau können Sie sich den Auftrag anzeigen lassen und mit Speichern wird die Migration abgeschlossen. Hinweise: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie bitte das Feld so wie es vorgegeben ist. Daueraufträge, die direkt über die Raiffeisenbank Much-Ruppichteroth oder andere Kreditinstitute verwaltet werden, können derzeit nicht über die Software umgestellt werden. Bei diesen Arten von Daueraufträgen steht unten im Dauerauftrag Ausführung durch Kreditinstitut. Eine Migration erfolgt direkt durch die entsprechende Bank. 4 Stand: August 2013

5 5. Gläubiger-Identifikationsnummer Um Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer in der Software zu erfassen, klicken Sie bitte auf Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation. Danach gehen Sie auf Neu. Danach können Sie die Gläubiger-ID erfassen und diese mit OK speichern. Eine Beschreibung ist nicht zwingend nötig. Hinweis: Sollten Sie noch keine Gläubiger-ID besitzen, klicken Sie einfach auf den blau hinterlegten Text und Sie werden direkt auf die Homepage der Deutschen Bundesbank weitergeleitet. 5 Stand: August 2013

6 6. SEPA-Lastschriftmandat Vorerst sollten Sie einige Einstellungen vornehmen. Diese können Sie über Extras Einstellungen öffnen. Gehen Sie im Einstellungsfenster unter den Aufträgen in die weiteren Funktionen. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Vorlage einer fortlaufenden Mandatsreferenz anzulegen. Die Zeichen # stehen hier für die Variablen welche Sie vergeben können, allerdings darf die Mandatsreferenz nicht mehr wie 35 Zeichen enthalten. Desweiteren können Sie definieren welche Art von Lastschrift standardmäßig bei neuen Mandaten hinterlegt werden soll. Durch einen Klick auf OK speichern Sie Ihre Eingaben. 6 Stand: August 2013

7 Um in die Verwaltung Ihrer Lastschriftmandate zu gelangen, gehen Sie bitte auf Stammdaten SEPA Mandate. Um ein neues Mandat anzulegen, klicken Sie bitte auf den Button Neu. Als Bezeichnung des Mandats bietet sich der Name des Zahlungspflichtigen an, kann aber von Ihnen frei gewählt werden. Die Referenz wird automatisch gemäß Ihrer vorherigen Einstellungen, fortlaufend eingetragen. Sie können diese aber auch individuell überschreiben. Die Identifikation wird schon am Programm eingetragen. Wählen Sie dann noch den eigentlichen Zahlungspflichtigen aus. Desweiteren müssen Sie noch festlegen, um welche Art der Lastschrift es sich handelt. Den Status setzen Sie am besten auf aktiv. Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie entweder Ihren Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf die SEPA-Lastschrift informiert haben, oder der Tag, an dem Sie das neue Mandat schriftlich bei Ihrem Zahlungspflichtigen eingeholt haben. Wenn Sie die Serienbriefe oder Mandate aus der VR-NetWorld Software drucken möchten (siehe Kapitel 8), können Sie natürlich das aktuelle Datum übernehmen. In der Sequenz wählen Sie aus, ob es sich um eine erstmalige Lastschrift oder um eine wiederkehrende Lastschrift handelt. Hinweis: Wählen Sie bitte immer erstmalige Lastschrift aus, wenn Sie noch keine SEPA-Lastschrift bei diesem Kunden eingezogen haben! 7 Stand: August 2013

8 7. Formulare für Umstellung und Mandate Die VR-NetWorld Software bietet Ihnen die Möglichkeit neue Mandate direkt auszudrucken, die Sie dann von Ihrem Kunden unterschreiben lassen können. Wenn Sie die Möglichkeit nutzen möchten Ihre bestehenden Einzugsermächtigungen auf SEPA-Mandate umzustellen (Umwidmung/Umdeutung), können Sie auch hier direkt Briefe erstellen und diese Ihren Zahlungspflichtigen zukommen zu lassen. Gehen Sie dazu in die Mandatsverwaltung über das Menü Stammdaten SEPA Mandate. a) Druck eines neuen Mandates zur Unterschrift Ihres Zahlungspflichtigen Klicken Sie das gewünschte Mandat mit der linken Maustaste an (schwarz hinterlegt) und gehen dann auf Drucken. Tipp: Wenn Sie bei Ihren Zahlungsempfängern bzw. Zahlungspflichtigen die Anschrift erfassen, brauchen Sie in dem Formular nichts mehr zu ergänzen. b.) Umwidmung/Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen Klicken Sie das gewünschte Mandat mit der linken Maustaste an (schwarz hinterlegt) und gehen dann auf Eigenschaften. Im Mandat wählen Sie bitte Umdeutung Einzugsermächtigung (Haken setzen) aus und klicken Sie danach auf Drucken. Tipp: Erfassen Sie hier auch Ihre eigenen Namen/Firma/verein und die Anschrift, so ist das Formular komplett ausgefüllt und Sie müssen nichts mehr ergänzen. Als nächstes öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben das Mandatsdatum zu definieren und ihr Umstellungsdatum festzulegen. Tipp: Das Umstellungsdatum ist jener Tag, ab dem Sie ausschließlich SEPA-Lastschriften einziehen möchten. Dieses Datum ist von Ihnen selbst im Vorfeld festzulegen. 8 Stand: August 2013

9 8. SEPA-Lastschrift Legen Sie zunächst wie unter Abschnitt 6 beschrieben ein Mandat für Ihren Zahlungspflichtigen an. Sollten Sie, wie in Abschnitt 1 beschrieben, die Voreinstellung noch nicht geändert haben, klicken Sie auf den Euro -Button in der Lastschrift um in die SEPA-Vorlage zu gelangen. Die SEPA-Details werden automatisch aus dem Mandat übernommen. Ändern Sie nur das Fälligkeitsdatum, sowie die Art der Lastschrift (wie hier wiederkehrende Lastschrift) IBAN und BIC werden hier ebenfalls automatisch ergänzt, wenn der Zahlungspflichtige/Mandat bereits gespeichert war. Wenn Sie die Lastschrift mit OK gespeichert haben, können Sie diese wie bei Standard-Lastschrift gewohnt über den Ausgangskorb versenden. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie bitte das Feld so wie es vorgegeben ist. Wichtig: Derzeit können SEPA-Terminlastschriften und SEPA-Dauerlastschriften nur bankverwaltet (Ausführung durch Kreditinstitut) erfasst werden. Ab Programmversion 5.0 wird dies auch wieder durch Sie als Anwender direkt möglich sein. Beachten Sie bitte die unten aufgeführten Einreichungsfristen bei den neuen SEPA-Lastschriften! SEPA-Basis-Lastschriften Erst- und einmalige Lastschrift Wiederkehrende Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Alle Lastschriften Einreichung spätestens 7 Tage vor Fälligkeitsdatum des Auftrags 4 Tage vor Fälligkeitsdatum des Auftrags Einreichung spätestens 2 Tage vor Fälligkeitsdatum des Auftrags 9 Stand: August 2013

10 9. Dauerlastschriften / SEPA-Dauerlastschriften / Massenänderung Eine einfache Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften ist erst mit der Programmversion 5.0 (Erscheinungstermin: Herbst 2013) möglich. Sie können aber bereits jetzt für alle bestehenden Dauerlastschriften und die entsprechenden Zahlungspflichtigen, Mandate erzeugen und diese wie unter Punkt 7 beschrieben direkt ausdrucken. Wählen Sie dazu alle gewünschten Lastschriften in Ihren Dauerlastschriften aus (diese müssen dann schwarz hinterlegt sein). Gehen Sie danach über das Menü Transaktionen SEPA-Konvertierung SEPA- Lastschriftmandat erstellen. Den nun folgenden Hinweis können Sie mit OK schließen. Gehen Sie danach bitte in die Mandatsverwaltung über das Menü Stammdaten SEPA Mandate. Hier sehen Sie alle automatisch generierten Mandate. Da die Mandate noch im Status vorbereitet sind, müssen Sie die einzelnen Mandate über Eigenschaften aufrufen. Hier können Sie nun den Status auf aktiv ändern und auch gleich Ihren Namen/Firma/Verein und Adresse erfassen, was für die Druckeigenschaften wie unter Punkt 8 beschrieben wichtig wäre. Danach können Sie die Mandate ausdrucken (siehe ebenfalls Punkt 8). 10 Stand: August 2013

11 10. SEPA-Dateien (XML-Dateien) übertragen Um Dateien im SEPA-Format (XML-Dateien) zu übertragen, die Sie z.b. in anderen Programmen generiert haben (Buchhaltungssoftware, Vereinsverwaltung etc.) oder die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten, gehen Sie bitte über das Menü auf Datei Datenträgeraustausch SEPA zur Übertragung einlesen. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus. Wenn das Einlesen erfolgreich war, erhalten Sie eine kurze Rückmeldung. Bestätigen Sie diese bitte mit OK. Die Datei liegt nun, wie bereits von DTA-Dateien gewohnt, im Ausgangskorb zum Senden bereit. Bei weiteren Fragen zur VR-NetWorld Software hilft Ihnen unserer Mitarbeiter Patrick Müller telefonisch unter 02245/ oder per unter gerne weiter. 11 Stand: August 2013