SEPA-Lastschriften & Mandate in der VR-NetWorld-Software

Transkript

1 SEPA-Lastschriften & Mandate in der VR-NetWorld-Software 1. Voraussetzungen VR-NetWorld-Software Version 4.4 oder höher Online-Zugang zu Ihrem Konto wichtig: eine Anlieferungen von DTA s per Diskette oder USB-Stick ist ab nicht mehr möglich! Mandat (vormals: Einzugsermächtigung) Ihrer Kunden, bzw. der Mitglieder Ihres Vereins Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Beantragung bei der Bundesbank unter schriftliche Vereinbarung mit uns über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit Angabe Ihrer Gläubiger-ID 2. Voreinstellungen in der VR-NetWorld-Software a) Hinterlegen der Gläubiger-ID: Ihre Gläubiger-ID, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten haben, geben Sie bitte über den Menüpunkt Stammdaten SEPA Gläubiger-Identifikation Neu ein. Sofern Sie für verschiedene Firmen oder Vereine Lastschriften einziehen, sind diese entsprechend anzulegen: b) Zuordnung der Gläubiger-ID zum Konto: Wählen Sie im linken Menübaum durch einem Rechtsklick auf Ihr Firmen / Vereinskonto den Punkt Konto bearbeiten aus und ordnen Sie dem Konto die entsprechende Gläubiger-ID zu:

2 c) Prüfung der zugelassenen Geschäftsvorfälle: Klicken Sie analog zu Punkt 2b) unter Konto bearbeiten auf den Button Geschäftsvorfälle und prüfen, ob folgende Geschäftsvorfälle vorhanden sind: d) optional: SEPA-Formulare bevorzugt verwenden: Sofern Sie bereits jetzt bevorzugt Lastschriften und Überweisungen im SEPA-Format ausführen möchten, können Sie dies generell oder individuell je Konto vorbelegen: Generell für alle Konten: Im Punkt Extras Einstellungen weitere Funktionen : Hier können Sie zudem eine automatisierte Mandatsreferenz-Vergabe (siehe Punkt 3 Mandat) und die Vorbelegung der Lastschrift-Art speichern. Individuell je Konto: wählen Sie analog Punkt 2b) Konto bearbeiten und markieren die Punkte SEPA bevorzugt

3 3. Mandate erfassen a) Mandate aus bestehenden (Dauer-)Lastschriften erstellen Wählen Sie im linken Menübaum beim entsprechende Firmen/Vereinskonto die (Dauer-)Lastschriften. Markieren Sie nun alle gewünschten Lastschriften und wählen per Rechtsklick den Punkt SEPA Konvertierung SEPA Lastschriftmandat erstellen Hinweis: Die Möglichkeit die Lastschriften in einen SEPA-Auftrag umwandeln wird ab VR-NetWorld Version 5.0 (ca. III. Quartal 2013) zur Verfügung stehen. Bestätigen Sie anschließend das Erzeugen der Mandate mit OK : Die Weiterverarbeitung und Zuordnung der Mandate rufen wie folgt auf: Stammdaten SEPA Mandate. Über die Mandatsliste / Button Eigenschaften können die angelegten Mandate z.b. ergänzt, bearbeitet, gedruckt oder per Mail versendet werden:

4 Nach Klick auf Eigenschaften sind nun die Mandats-Daten zu ergänzen / prüfen: Beispiel: Erläuterungen zu den Feldern: Bezeichnung / Referenz: Wird gem. Punkt 2d) automatisch befüllt, sofern Sie keine individuellen Bezeichnungen, z.b. Kundennummern, Mitgliedsnummern verwenden (max. 35 alphanumerische Zeichen, keine Leer- und Sonderzeichen). Gläubiger: Im diesem Feld sind Ihre Firmen / Vereins-Daten hinterlegt. Bitte erfassen einmalig Ihre Adresse (für jede Gläubiger-ID, sofern vorhanden). Zahlungspflichtiger: Namen aus der Vorschlagsliste übernehmen. Die automatisch errechnete IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen wird angezeigt. Lastschrift-Art: Bitte wählen Sie Basis-LS. Firmen-LS sind nur zwischen Firmen möglich. Status: Wenn Ihnen das Mandat des Zahlungspflichtigen vorliegt ist der Status auf aktiv zu ändern. Austellungsdatum: Anzugeben ist das Unterschriftsdatum des Mandates. Sequenz: Die Art der Lastschrift ist anzugeben (erstmalig, wiederkehrend, etc.). Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor angelegte Auftragsvorlage verwenden ( Stammdaten Auftragsvorlagen )

5 Drucken: Zur Unterstützung ist der Druck eines schriftlichen Mandats zum Versand per Post möglich. Versenden: Sofern eine -adresse des Zahlungspflichtigen hinterlegt ist, kann das Mandat auch online über das Mailprogramm zugestellt werden. Umdeutung Einzugsermächtigung: Wenn Ihnen bereits eine Einzugsermächtigung vorliegt, können Sie hier den Haken für die Umdeutung in ein Lastschrift-Mandat setzen und drucken. b) neues Mandat im Rahmen einer neuen SEPA-Lastschrift anlegen: Öffnen Sie durch Klick auf den Lastschrift-Button ein leeres Formular. Zum Ändern in einen SEPA-Auftrag klicken Sie im Formular oben links auf das kleine Lastschriftsymbol (mit dem kleinen blauen Dreieck): Füllen Sie wie bisher die Auftragsdaten aus: Zahlungspflichtiger, IBAN und BIC (statt Kontonummer und Bankleitzahl), Betrag und Verwendungszweck.

6 Erläuterungen zu neuen Feldern: Lastschrift-Art: Basis-LS (Regelfall, da Firmen-LS nur unter Firmen zulässig ist) Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin: Setzen Sie den entsprechenden Einzugstermin, wann der Betrag bei Ihrem Kunden / Mitglied abgebucht werden soll. Bitte beachten Sie dazu die neuen Vorlaufzeiten für SEPA-Lastschriften (s. Punkt 4). Ausführung (Turnus): einmalig Hinweis zu weiteren Turnus-Möglichkeiten: Die Anlage von SEPA-Dauerlastschriften wird Ihnen ab der VR- NetWorld-Software Version 5.0 (ca. III Quartal 2013) zur Verfügung stehen. Dann ist auch die Umwandlung bestehender Dauerlastschriften in SEPA-Aufträge verfügbar. SEPA-Details Ende-zu-Ende-Referenz: Optionale Angabe, zur eindeutigen Indentifizierung der Zahlung auf dem gesamten Weg. Lastschriftsequenz: In diesem Feld müssen Sie den zeitlichen Zusammenhang der Lastschrift festlegen. Dadurch werden die unterschiedlichen Vorlaufzeiten (siehe Punkt 4), bzw. das mögliche Fälligkeitsdatum für die Einreichung der Lastschrift bestimmt. einmalige Lastschrift Es handelt sich um eine einmalige, nicht wiederkehrende Lastschrift. erstmalige Lastschrift Es ist die erste von mehreren wiederkehrenden Lastschriften, z.b. erster Mitgliedsbeitrag. Verwenden Sie für die erstmalige Ausführung unter SEPA diesen Wert, auch wenn Sie bereits wiederholt bei Ihrem Kunden / Mitglied einziehen. wiederkehrende Lastschrift Für den regelmäßigen Einzug wiederkehrender Lastschriften in Folge. letzte Lastschrift Es wird die letzte Lastschrift in einer Reihe wiederkehrender Lastschriften eingezogen. Mandatsreferenz: Durch Klick auf den Button öffnen Sie die Mandatsverwaltung / Mandatsliste. Mit Neu ist für den neuen Zahlungspflichtigen ein neues Mandat gemäß der Beschreibung unter Punkt 3a) zu erfassen. Datum: Das Unterschriftsdatum des Mandates Ihres Kunden / Mitglieds. 4. Vorlaufzeiten für SEPA-Lastschriften Bitte beachten Sie die Einlieferungszeiten für eine SEPA-Lastschrift: generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit SEPA-Basislastschriften (Erst- und Einmallastschriften): spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit Folgelastschriften (wiederkehrende und letzte): spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit SEPA-Firmenlastschriften: Erst-, Einmal-, und Folgelastschriften spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit

7 5. weitere Tipps & Hinweise die Anlage von SEPA-Dauerlastschriften wird Ihnen ab der VR-NetWorld-Software Version 5.0 (ca. III Quartal 2013) zur Verfügung stehen. Dann ist auch die Umwandlung bestehender Dauerlastschriften in SEPA-Aufträge verfügbar. Massenänderungen: ergeben sich für mehrere Kunden / Mitglieder gleichzeitig Änderungen, z.b. der Beitrag, kann dies per Massenänderung durchgeführt werden. Infos dazu im Handbuch zur Software. Führen Sie regelmäßig eine Datensicherung Ihrer VR-NetWorld-Software durch! Speichern Sie die Datensicherung (vra-datei) zusätzlich auf ein externes Medium (z.b. USB-Stick, externe Festplatte, Netzlaufwerk, etc. ) um Datenverlust bei Hardwaredefekten vorzubeugen. Checklisten und weitere Informationen für Ihre Firma und Ihren Verein finden Sie auf unserer Homepage: im Bereich SEPA. Ihr Berater vor Ort und unser Kunden-Service-Center steht Ihnen für weitere Fragen rund um das Thema SEPA auch gerne persönlich zur Verfügung. Telefon: Stand 05/2013