Profi cash (Version 10.3 oder höher) Erfassen und Verwalten von SEPA- Lastschriften

Transkript

1 Profi cash (Version 10.3 oder höher) Erfassen und Verwalten von SEPA- Lastschriften Inhaltsverzeichnis Gläubiger-ID... 2 Beantragen... 2 Weitere Gläubiger-Identifikationsnummern... 2 Automatisches Ermitteln von BIC und IBAN... 3 SEPA-Mandate... 4 Neuerfassung eines Lastschrift-Mandat... 4 Möglichkeit 1 - Erfassung direkt in den Stammdaten des jeweiligen Zahlungspflichtigen... 4 Möglichkeit 2 - Erfassung des Mandates direkt in der SEPA-Lastschrift... 6 Massenänderung bestehender Lastschriften... 7 Drucken von Mandaten... 9 Erfassen und versenden von SEPA-Lastschriften WICHTIGER HINWEIS: Einreichungstermine für SEPA-Lastschriften: Erfassung einer SEPA-Lastschrift Versand (Einreichung) von SEPA-Lastschriften Stand 04 /2013 Seite 1 von 13

2 Gläubiger-ID Beantragen Möchten Sie für eine Firma oder einen Verein Forderungen mittels SEPA-Lastschriften einziehen, benötigen Sie zunächst eine Gläubiger-ID. Die Gläubiger -ID erhalten Sie von der Deutschen Bundesbank, ausschließlich über das Internet, unter der Adresse: Alternativ können Sie diesen Link auch direkt aus Profi cash heraus aufrufen: Wählen Sie dazu unter >Stammdaten< den Punkt >Gläubiger-Identifikationsnummern<;. >Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen< Gläubiger-ID beantragen Weitere Gläubiger-Identifikationsnummern Sie können eine oder im Bedarfsfall auch mehrere Gläubiger-IDs in Profi cash hinterlegen Wählen Sie dazu unter >Stammdaten< den Punkt >Gläubiger-Identifikationsnummern<.; >Leeren/Neu< Gläubiger-ID erfassen Stand 04 /2013 Seite 2 von 13

3 Automatisches Ermitteln von BIC und IBAN Profi cash bietet die Möglichkeit,für die bereits gespeicherten Zahlungspflichtigen/ Zahlungsempfänger, aus den deutschen Bankverbindungen automatisch die für SEPA notwendigen IBAN und BIC zu errechnen. Des Weiteren finden Sie eine Möglichkeit bereits erfasste BIC Codes zu aktualisieren: >Stammdaten< >Massenänderung< >IBAN und BIC ergänzen/aktualisieren< IBAN und BIC ergänzen bzw. erfassen Hinweis: Leider gibt es vereinzelt Banken, bei denen es aufgrund nicht eindeutiger Umstellungskriterien zu Fehlern in der Berechnung kommen kann. Überprüfen Sie ggf. die errechneten Nummern. Stand 04 /2013 Seite 3 von 13

4 SEPA-Mandate Ein SEPA-Mandat kann in Profi cash für einen Zahlungspflichtigen auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Neuerfassung eines Lastschrift-Mandat Möglichkeit 1 - Erfassung direkt in den Stammdaten des jeweiligen Zahlungspflichtigen Wählen Sie dazu im Menü unter >Stammdaten< den Punkt >Zahlungsempfänger / - pflichtige<. Es empfiehlt sich, hier gleich die Adressdaten des Empfängers zu ergänzen, damit diese auf dem später auszudruckenden Lastschrift-Mandat erscheint. Klicken Sie dann bei >Bankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandate< auf >Ändern..< Bankverbindung ändern Klicken Sie in der Änderungsmaske zum Konto unter >SEPA-Lastschriftmandate< auf >Neu..<. Im SEPA-Mandat legen Sie die Mandatsreferenz, das Mandatsdatum sowie die Lastschriftsequenz und -art fest. Stand 04 /2013 Seite 4 von 13

5 SEPA-Lastschriftmandat (neu) Hilfreich kann es sein, das SEPA-Mandat selbst oder als Anschreiben zur Umstellung auf SEPA- Lastschriften für den Zahlungspflichtigen auszudrucken. Formulare drucken Stand 04 /2013 Seite 5 von 13

6 Möglichkeit 2 - Erfassung des Mandates direkt in der SEPA-Lastschrift Zuerst ist unter >Tagesgeschäft< >ZV-Aufträge< >neu erfassen< das Formular mit der Art >SEPA-Basis-Lastschrift< auszuwählen. Danach sind die notwendigen Felder wie gewohnt auszufüllen. SEPA-Basislastschrift erfassen Um die Daten zur Mandatsreferenz bzw. zum Mandatstermin zu erfassen klicken Sie anschließend auf das kleine Feld > < rechts davon. Danach wechselt ProfiCash in den Bereich >SEPA-Lastschriftmandat<. Hier kann das Mandat wie im Absatz auf Seite 4 >Möglichkeit 1< beschrieben, erfasst und ausgedruckt werden. Stand 04 /2013 Seite 6 von 13

7 Massenänderung bestehender Lastschriften Bereits in Profi cash angelegte Lastschriften (Lastschrift mit Einzugsermächtigung) können per >Massenänderung< in SEPA-Basis-Lastschriften geändert werden. Sie können durch eine Massenänderung automatisiert - deutsche Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln - alle erforderlichen SEPA-Mandate erzeugen - diese Mandate anschließend einzeln oder gesammelt ausdrucken (entweder als SEPA- Mandat oder als Benachrichtigung über die Umstellung auf das neue SEPA-Basis- Lastschriftverfahren) Wählen Sie dazu im Menü >Stammdaten< >Massenänderung< >ZV-Aufträge< Aktivieren Sie bei >Auftragsart< den Haken >Ändern< und wählen als alten Wert (z. B.) Lastschrift mit Einzugsermächtigung. Als neuen Wert wählen Sie SEPA-Basis-Lastschrift aus und klicken dann auf den Button >Ändern<. Beachten und bestätigen Sie bitte den anschließenden Hinweis, dass bei der Änderung in SEPA-Basis-Lastschriften nur die ersten fünf Verwendungszweckzeilen übernommen werden können! Massenänderung Stand 04 /2013 Seite 7 von 13

8 Nach Bestätigung des Button >Ändern< öffnet sich eine Maske zur automatischen Mandatserzeugung. Die von Profi cash automatisch erzeugte Mandatsreferenz-Nummer setzt sich aus einem festen und einem variablen Teil zusammen, weil jede Mandatsreferenz-Nummer eindeutig sein muss. Im unten aufgeführten Beispiel würde die Nummer des ersten Mandates Referenz-0122 lauten, weiter ginge es mit Referenz-0123, Referenz-0124 etc.. Nachdem Sie diese Vorgaben festgelegt haben, klicken Sie auf Mandate erzeugen. Es öffnet sich die Maske zur automatischen Mandatserzeugung. Mandate erzeugen Anschließend wird Ihnen ein Protokoll angezeigt. Sie können die SEPA-Mandate bzw. die Anschreiben zur Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift auch ausdrucken. Stand 04 /2013 Seite 8 von 13

9 Drucken von Mandaten Wählen Sie dazu unter >Stammdaten< >Mandate<. Markieren Sie alle gewünschten Mandate und klicken dann auf >Mandate drucken<.. Mandate drucken Stand 04 /2013 Seite 9 von 13

10 Erfassen und versenden von SEPA-Lastschriften WICHTIGER HINWEIS: Einreichungstermine für SEPA-Lastschriften: Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften schon einige Tage vor deren Fälligkeitsdatum bei Ihrer Bank eingereicht werden müssen, damit die Gutschrift auch zum vorbestimmten Datum erfolgen kann: Bei verspäteter Einreichung kann keine Verarbeitung dieser Aufträge mehr erfolgen! Einreichungsfristen der Volksbank Kraichgau eg: Frühester Einreichungstermin für alle Lastschriften: Max. 45 Kalendertage vor Fälligkeit Die späteste Einreichung muss erfolgen bei: SEPA-Basis-Lastschrift: einmalige SEPA-BASIS-Lastschrift erste einer wiederkehrenden SEPA-Basis-Lastschrift zweite und folgende SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften alle SEPA-Firmen-Lastschriften 6 Arbeitstage vor Fälligkeit 6 Arbeitstage vor Fälligkeit 3 Arbeitstage vor Fälligkeit 2 Arbeitstage vor Fälligkeit Stand 04 /2013 Seite 10 von 13

11 Erfassung einer SEPA-Lastschrift Wählen Sie im Menü >Tagesgeschäft< den Punkt >ZV-Aufträge< >neu erfassen<. Als Zahlungsart geben Sie z.b. >SEPA-Basis-Lastschrift< an und vervollständigen den Zahlungsauftrag. Wird das Ausführungsdatum (Feld >Beginn<) zu früh gewählt und dadurch festgestellt, dass das späteste Einreicherdatum bereits überschritten ist, bringt ProfiCash eine entsprechende Meldung und schlägt das nächste gültige Ausführungsdatum vor. SEPA-Basis-Lastschrift erfassen Ist zum Zahlungspflichtigen bereits ein passendes SEPA-Mandat erfasst ist, wählen Sie dieses aus und speichern den Auftrag ab. Liegt noch kein SEPA-Mandat vor, wechselt ProfiCash automatisch in die SEPA- Mandatsverwaltung. (siehe Seite 6 und folgende) Stand 04 /2013 Seite 11 von 13

12 Versand (Einreichung) von SEPA-Lastschriften Erstellen Sie den Zahlungsverkehrs-Job für SEPA-Lastschriften mit der gewohnten Vorgehensweise wie z. B. für Überweisungen. Klicken Sie den Button >Zahlungsverkehrs-Job erstellen< Sie können SEPA-Lastschriften max. 45 Tage vor Fälligkeit an Ihre Bank senden passen Sie dazu das zu berücksichtigende Fälligkeitsdatum an und wählen Sie >nur Lastschriften<. Klicken Sie anschließend auf >ZV-Job erstellen<. ZV-Job erstellen In der Folgemaske können die Aufträge nochmals überprüft werden. Schließen Sie die Überprüfung mit >Erstellen< ab. Auftragsübersicht Stand 04 /2013 Seite 12 von 13

13 Die Aufträge (Jobs) stehen zur Übertragung an die Bank bereit. Klicken Sie auf Datenübertragung starten / Jobs bearbeiten. Datenübertragung starten Haben Sie den Auftrag mit >Senden< übertragen, beachten Sie bitte die Meldung(-en) im Statusfenster! Nach erfolgreicher Übertragung wird zudem eine Übersichtsliste der Aufträge ausgedruckt. Stand 04 /2013 Seite 13 von 13